Vous vous demandez ce que sont une liste de diffusion et une liste sympa, leurs différences et leurs modalités de création. Vous vous interrogez sur la gestion et la modération, ainsi que sur les outils nécessaires pour les mettre en œuvre.

1) Définition

L’Association du PIC (Projet Internet et Citoyenneté), qui propose à un ensemble d’associations partenaires des moyens et outils de gestion en ligne, donne sur sa page C’est quoi une liste de diffusion ?  la définition suivante :

C’est un outil très puissant qui va vous permettre :
 

• d’envoyer des courriels à une "liste d’abonnés". Vous pouvez ainsi envoyer régulièrement des nouvelles à un grand nombre de personnes (adhérents, sympathisants, etc).

• de communiquer entre vous, adhérents d’une même association, participants à une commission

2) Différents types de configuration pour une liste de diffusion

Le PIC propose également de distinguer différentes catégories de listes de diffusion, configurées spécifiquement selon l’usage que l’on souhaite en faire :

• Groupe de discussion. Dans une configuration en groupe de discussion, tout membre de la liste peut écrire. On peut alors organiser via le mail un débat, cela est bien utile pour éviter quelques réunions (lorsqu’il y a une décision urgente à prendre sur un point particulier, par exemple).

• Groupe de discussion modéré : On peut configurer la liste de sorte que chaque mail envoyé passe d’abord par le "modérateur" : une (ou plusieurs) personnes dont le rôle est de "censurer" ou pas les mails envoyés. Dans une liste avec un grand nombre d’abonnés, le modérateur permet d’éviter que le trafic soit trop important (ce qui risquerait de lasser voire énerver les abonnés) en éliminant les courriels hors sujet, par exemple.

• Lettre d’information. Une liste peut aussi servir à envoyer une information comme on enverrait un journal, ou une "lettre d’information" à un ensemble d’abonnés. Dans cette configurations, seules une ou deux personnes ont la possibilité d’écrire à la liste (les courriels émanant d’autres adresses seront systématiquement rejetés).

3) Avantage de la liste de diffusion :

Sur sa page Envoi groupé de mails ou listes de diffusion ?, le PIC énumère les avantages d’une liste de diffusion. On peut notamment souligner :

• La possibilité de se désabonner et le consentement nécessairement obtenu de l’usager dans le cadre du respect des nouvelles obligations de protection des données personnelles (RGPD)

• La fiabilité de l’envoi avec l’utilisation d’un robot de liste (logiciel de gestion de liste de diffusion) générant moins de risques d’erreurs.

5) Choix du logiciel de liste de diffusion

Le site Arobase.org, qui contient un grand nombre de ressources sur le courrier électronique, propose une page sur les différents logiciels gestionnaires de liste de diffusion en fonction du système d’exploitation utilisé : Windows, Linux ou Mac OS.

6) Sympa, un logiciel open source de liste de diffusion

Sympa est souvent cité parmi les logiciels gestionnaires de liste de diffusion, car c'est un logiciel libre.

Pour obtenir de l’aide sur son utilisation, vous pouvez vous adresser directement au fournisseur du logiciel Sympa (partie droite). Par ailleurs, une page consacrée aux bases de Sympa est accessible, elle demandera néanmoins certaines compétences informatiques.

Le PIC fournit également des indications sur la manière d’utiliser ce logiciel.

7) Gestion, modération et déclaration

La gestion et la modération de la liste de diffusion sont l’affaire du propriétaire de la liste, c’est-à-dire de celui qui l’a créée avec une possibilité d’étendre les droits à d’autres modérateurs.

La déclaration de la liste de diffusion n'est pas nécessaire. Elle doit cependant respecter un certain nombre d'éléments relatifs à la RGPD, comme le précise le PIC sur sa page Les listes Sympa et la RGPD.

8) Hébergement

En ce qui concerne l’hébergement, Arobase.org propose une sélection de services gratuits et payants. Il met notamment en avant le service gratuit Framaliste, accessible sur la plateforme de Framasoft.

Le site de Framasoft offre un ensemble de tutoriels pour vous aider à prendre en main leur outil. Il donne également un exemple d’utilisation de Framaliste.