Logiciel d'archives

Question

Bonjour, 

Actuellement stagiaire en documentation à l’Académie de l’Air et de l’Espace, je me permets d'envoyer un mail afin de poser quelques questions quant à la gestion d’archives. Ayant eu un don de plusieurs documents récemment, nous aimerons les rentrer dans une base de données.

Nous disposons déjà de PMB pour notre fond documentaire, mais la saisie ne s’effectue pas en EAD, comme nous le souhaiterions…

Faisant partie d’une académie, nous disposons d’un budget limité et nous sommes donc à la recherche d’un logiciel de gestion d’archives peu onéreux mais efficace et qui serait aux normes actuelles.

Que nous conseillerez-vous d’utiliser ?

Réponse

Date de la réponse :  24/05/2018

Le service de documentation dans lequel vous effectuez un stage a reçu en don un ensemble de documents que vous souhaitez signaler dans une base de données en utilisant l'EAD. Vous cherchez un logiciel de gestion d'archives adapté à votre petit budget et à vos besoins.

Un certain nombre de solutions logicielles et plateformes d’archivage numérique sont open source et parmi elles certaines sont gratuites.

À notre connaissance les applications suivantes sont utilisées en particulier dans le milieu universitaire et de la recherche :

  • Pleade solution complète, libre et Open Source pour la valorisation du patrimoine : "Créé par AJLSM et la Direction des Archives de France en 2001, Pleade est un outil de publication et de diffusion intégrant un puissant moteur de recherche ainsi qu'un moissonneur OAI-PMH (harvester) dans des corpus de documents XML (XML EAD et XML EAC-CPF, XML METS et XML ALTO, UNIMARC, XML Nomina, XML TEI, Dublin Core et Dublin Core Qualifié, BiblioML, MODS, ...)."
  • AtoM "est une contraction de l’appellation Access to Memory. C'est une application internet à source ouverte pour la description archivistique et l'accès, qui se repose sur les normes et qui est offert selon un environnement multilingue et à multiples référentiels"
  • Omeka Classic "est un logiciel libre de gestion et de valorisation de fonds d’archives et de collections de documents ou d’objets. Il est destiné aux bibliothèques, médiathèques, musées, écomusées, sociétés savantes ou historiques, organismes de recherche, établissements d’enseignement, groupe de citoyens, etc. désireux de partager leurs ressources ou d’en collecter de nouvelles."

Vous trouverez une liste de logiciels et services sur le blog ArchivEngines, qui distingue les solutions propriétaires des solutions libres. Nous vous conseillons sur ce même blog l'article Différences entre une plateforme d’archivage numérique et un gestionnaire de contenu

Une autre liste est proposée sur la page Logiciels d'archives de infoclio.ch, le portail professionnel des sciences historiques en Suisse.

Pour approfondir votre problématique, nous vous conseillons la lecture du chapitre VI de l'abrégé d'archivistique édité par l'association des archivistes français : instruments de recherche : principes et mise en oeuvre des nouvelles technologies. Notice Sudoc.