Vous devez préparer un marché de prestation : transport, hébergement, restauration, location de véhicule pour l'accueil d'intervenants extérieurs dans vos bibliothèques. Vous cherchez des exemples de Marchés à procédure adaptée lancés par des médiathèques pour répondre à ces besoins, ou des documents qui pourraient vous accompagner dans la rédaction de ce marché. Vous précisez que vous avez d'ores et déjà demandé conseil à votre service de la commande publique.

Tout d'abord, si votre marché comprend l'ensemble de ces prestations, vous risquez de ne pas trouver de prestataire en mesure d'y répondre. Peut-être pourriez-vous créer des appels d'offre distincts ? Par exemple hébergement-restauration et transport-location de véhicule ? Ou transport-hébergement et location de véhicule à part ?

D'après nos recherches, il est rare que les bibliothèques passent ce type de marché. Ceci s'explique sans doute parce que ces dépenses de transport, d'hébergement et de restauration sont d'un montant inférieur au seuil de passation d'un marché public.
 

Voilà les documents que nous avons identifiés :

• Accueillir un auteur. BiblioDordogne. Extrait :

Ces tarifs ne comprennent pas les frais de transport, d’hébergement et de repas qui sont bien sûr à la charge de l’organisateur. Il faut préciser les montants de chacune de ces dépenses dans le contrat en indiquant celles qui seront directement réglées par l’organisateur aux fournisseurs (ex : on paye directement le restaurant à la fin du repas pris avec l’auteur) et celles qui donneront lieu à un remboursement auprès de l’auteur sur présentation de justificatifs (ex : l’auteur a pris lui-même son billet de train, on le rembourse le jour de son intervention).

• Comment accueillir un  auteur ? Fédération interrégionale du livre et de la lecture

Déplacements liés aux rencontres et animations : Ils sont à la charge de l'organisateur, quel que soit le moyen de transport utilisé, et il est souhaitable (sinon nécessaire) que le référent accompagne et véhicule l'auteur lors de ses interventions. (...)
Pour les accueils ponctuels, la solution la plus simple et la plus conviviale consiste à accompagner l'auteur au restaurant après la rencontre et à régler son repas.

• Accueil et hébergement d'auteur - détails techniques. Agorabib. Extrait :

Une facture du restaurant suffit (...). on a un plafond par repas (...)  Une fois ils ont même voulu que l'auteur avance les frais d'hébergement, on a négocié dur et il n'a finalement pas eu à le faire. Par contre c'est pas lui qui choisit le lieu.

Pour identifier des exemples de marchés de transport ou d'hébergement, vous pouvez consulter des sites de marchés publics. Le Bulletin officiel des annonces de marchés publics propose par exemple des catégories Repas, Prestation hôtelière, Titres de transport, Transport, Véhicules (location).

Voilà quelques exemples d'appels d'offre (n'émanant pas de bibliothèques) qui pourront vous intéresser :

• Réservations et achats de titres de transport et de solutions d'hébergement
• Services d'hébergement hôtelier
• Prestations de transport de personne en taxi

Pour de plus amples informations, vous pouvez contacter votre médiathèque départementale ou votre agence régionale du livre.