Vous souhaitez avoir des informations sur les avantages et les inconvénients de la numérisation ainsi que sur les processus de numérisation (caractéristiques des documents à numériser, procédés techniques, etc.) .

Vous nous avez adressé une question proche il y a quelques jours, nous vous renvoyons donc tout d'abord à notre réponse : Numérisation des archives papier.

Vous y trouverez sans doute des réponses à vos questions, notamment sur les types de documents à numériser d'un point de vue archivistique.

Concernant les matériels de numérisation, nous vous renvoyons de nouveau à l'ouvrage suivant, disponible en ligne :

Numériser et mettre en ligne. Sous la dir. de Thierry Claerr et Isabelle Westeel. Presses de l'Enssib, 2010.
Nous vous invitons à consulter aussi un document intitulé La numérisation des documents réalisé par  Bibliothèque et Archives du Québec. Il est indiqué page 21 :

"3.1.3.  Numériseur
Il  existe  de  nombreux  types  et  modèles  de  numériseurs.  Il  faut  évaluer  les caractéristiques  en  fonction  des  besoins :  type  et format  des  documents  à numériser, volume, alimentation automatique, recto verso, etc.
Il faut aussi prendre en considération :
•    la résolution optique en points par pouce (PPP ou DPI en anglais);
•    le  spectre  du  numériseur,  qui  doit  pouvoir  rendre toutes  les  couleurs  du document original;
•    le  traitement  des  petits  formats,  des  formats  hors  norme,  des  formats continus, des grands formats, des copies carbone, des papiers épais, etc.;
•    le comptage automatique des pages;
•    le cycle de vie de l’appareil et le soutien technique dont il a besoin.
Un seul numériseur ne suffit pas toujours à répondre à l’ensemble des besoins. Selon  les  types  de  documents,  les  formats  et  la  fréquence  d’utilisation  de l’appareil,  il  peut  être nécessaire,  lorsque  la  numérisation  se  fait  à  l’interne, d’acquérir plus d’un numériseur. Il est également possible de faire numériser une  partie des documents à l’externe.
Principaux types de numériseurs
•    Numériseur à plat
Le  numériseur  à  plat  est  le  plus  répandu  des  appareils  de  saisie  d’images.  Il convient  à  de  nombreuses  utilisations,  il  est  facile  à  utiliser  et  largement disponible.  Il  permet de  reproduire  du  texte  et  des  images  non  transparentes ainsi que des objets transparents comme les diapositives 35 mm et les négatifs.
Si  l’on  a  un  grand  nombre  de  diapositives  ou  de  négatifs  à  numériser,  il  est toutefois préférable d’acquérir un appareil spécialisé ou de recourir aux services d’une firme externe.
Tous  les  numériseurs  de  cette  catégorie  utilisent  la  même  technologie,  soit  un capteur  lumineux  et  une  source  lumineuse  montés  sur  un  bras  mobile  qui balaient  le  document  immobile  placé  sur  une  plaque en  verre.  Des  alimenteurs automatiques  sont  disponibles  sur  certains  modèles et  peuvent  augmenter  le rythme  de  production  tout  en  réduisant  la  fatigue  de  l’opérateur  pendant  la manipulation d’ensembles de documents uniformes.
•    Numériseur avec caméra planéitaire ou appareil photo numérique Pour  les  documents  reliés  et  les  grands  formats,  il  est  possible  d’utiliser  un numériseur  avec  caméra planéitaire  ou  un  appareil  photo  numérique.  Dans  ces deux  cas,  l’appareil  et  son  support  sont  réglés  pour  ne  pas  endommager  les documents fragiles. Plusieurs accessoires sont en outre disponibles pour réduire les risques d’endommagement.
Les appareils photo numériques permettent de produire à faible coût des images de  bonne  qualité  pour  les  formats  courants,  sans  nécessiter  des  installations fixes comme les caméras planéitaires. Il faut toutefois s’assurer que le personnel ait de bonnes connaissances de base en photographie numérique.
•    Autres types de numériseurs
Il  existe  d’autres  types  de  numériseurs  pour  les  microfilms,  les  microfiches,  les documents  reliés  et  les  grands  formats,  par  exemple  les  cartes  et  les  plans.  À moins  que  le  volume  des  documents  à  numériser  soit très  important,  il  est généralement préférable de confier la numérisation à un fournisseur externe, car l’emploi de ces appareils exige un savoir-faire particulier."

Source : La numérisation des documents : méthodes et recommandations. Bibliothèque et Archives du Québec, 2012.

Concernant les avantages et les inconvénients de la numérisation, ceux-ci sont listés par un document que nous vous invitons à consulter :
La numérisation des documents : opportunités et contraintes. Emiliane Faye,  Council for the Development of Social Science Research in Africa.
Les voici résumés.

Concernant les avantages  :

- la facilité de consultation
- une plus grande accessibilité et une meilleure promotion du document
- une recherche plus performante
- la possibilité d'utiliser toutes les fonctions d'édition qui correspondent à des opérations de couper, copier et coller le document ciblé
- la reproduction :  sous forme de copie de l'information déjà numérisée en utilisant soit le même format de stockage soit un autre format numérique, sans perte de qualité
- la préservation et la conservation des documents originaux
- la gestion des collections : le choix des objets à numériser exige une définition des priorités, et donc une étude de la valeur relative des objets.
- l’édition numérique : la numérisation a permis à l’édition électronique d’ouvrir une nouvelle fenêtre sur le marché, notamment, en limitant considérablement les délais et les coûts de fabrication, de diffusion et de distribution.

Concernant les  inconvénients, Emiliane Faye indique :

" Le coût est perçu comme le principal inconvénient perçu par de nombreuses personnes. Les oppositions que suscite cet handicap de la numérisation insistent sur trois rubriques :
- l’investissement initial onéreux : le matériel nécessaire pour effectuer la numérisation
peut être coûteux et demande souvent à être utilisé par des opérateurs qualifiés pour
obtenir des résultats probants ;
- les contraintes de rangement : les supports utilisés pour stocker l'information
numérisée devront être conservés dans un environnement très propre et très stable sur
le plan climatique, ce qui accroîtra la consommation d'énergie imputable à la
collection. L'aménagement de cet espace de rangement exigerait en outre un
investissement important ;
- les coûts de préparation : la préparation en matière de saisie numérique est d’abord
d’ordre physique requise. Elle comprend aussi les opérations onéreuses ci-après :
classer et indexer le contenu initial et introduire les références textuelles dans la base
de données. Toutes ces tâches doivent être exécutées par un personnel spécialisé. La
copie de l'information des supports existants sur de nouveaux supports impliquerait
d'importantes contraintes de main-d'œuvre. [...]

La numérisation présente trois limites principales. En premier lieu, nous citerons la faiblesse de l’espace de mémoire du numérique, devenue récurrente avec l’utilisation de documents comme les images et les collections de photographies. Ces produits documentaires appellent l’installation d’une forte capacité mémorielle. Ensuite, il y a le fait que la définition des copies numériques réalisées au moyen des technologies actuelles peut être insuffisante pour garantir la haute fidélité que requièrent certains types de documents. Enfin, retenons que les documents à caractère administratif, par exemple, perdent leur authenticité au moment de la numérisation et par conséquent leur valeur juridique."