Vous travaillez dans un centre de documentation d'un établissement public et vous souhaiteriez savoir si il existe une procédure officielle à suivre pour une opération de désherbage.

De fait, le manuel "Désherber en bibliothèque", aborde en détail le statut des fonds relevant du domaine public ou privé. Les formalités à respecter pour désherber des collections relevant du domaine privé sont abordées pages 120 à 123.

Extraits :

"Le domaine privé :
Principes d’aliénation et de cession :

Selon l’article L222-1 du Code général de la propriété des personnes publiques, « les personnes publiques gèrent librement leur domaine privé selon les règles qui leur sont applicables ». Les collections « courantes », c’est-à-dire non patrimoniales, des bibliothèques, relevant du domaine privé des collectivités, il est donc possible de les aliéner et de les retirer du patrimoine de la personne publique. ( …)
Le respect de certaines procédures s’impose dans tous les cas, l’aliénation ou la destruction concernant un bien appartenant à une personne publique et entraînant une modification de son patrimoine. (…)

Dans tous les cas, pour que les documents puissent être aliénés, une délibération de l’instance compétente est indispensable : c’est la traduction règlementaire d’une décision qui successivement, cesse d’affecter l’ouvrage au service de la bibliothèque, le retire des collections de celle-ci, autorise sa vente ou sa destruction et prend acte de l’aliénation, dont l’effet est de sortir définitivement l’objet du patrimoine de la collectivité propriétaire. Dans la pratique, le désherbage n’étant pas nécessairement une opération ponctuelle, le plus recommandable est de faire prendre une délibération annuelle au conseil d’administration de l’université et de joindre en annexe la liste détaillée des documents désaffectés, l’essentiel étant de formaliser les procédures et d’assurer leur pérennité."

Source : Désherber en bibliothèque manuel pratique de révision des collections [2eme édition]. Paris : Éditions du Cercle de la librairie, 2013.

Par ailleurs, les bibliothèques universitaires se doivent de comptabiliser le nombre de documents pilonnés chaque année afin de répondre à l'Enquête statistique générale auprès des bibliothèques universitaires (ESGBU), qui comporte un indicateur sur le nombre d'ouvrages désherbés. Ce n'est peut-être pas le cas de votre établissement qui, sauf erreur de notre part, ne dépend pas du MESRI (Ministère de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l'Innovation).
Mais, vous avez peut-être d'autres indicateurs à renseigner qui pourraient prendre en compte ces opérations de pilon.

Nous vous invitons aussi à consulter l'article "Désherbage" du Dictionnaire de l’Enssib pour prendre connaissance de nombreuses informations sur le désherbage : procédure administrative, guides de désherbage, « deuxième vie du livre », etc.

En conclusion, vous pouvez désherber les ouvrages sans avoir à en demander l’autorisation, même s’il est fortement recommandé de le faire (de façon générique et non pour chaque ouvrage). La liste des ouvrages désherbés doit être établie, et doit pouvoir être fournie à la demande. Pour ce faire, vous pouvez faire une extraction de votre SIGB. Dans le cas d’une bibliothèque non informatisée, on se contente généralement de retirer les cartes de prêt des ouvrages et de les conserver. Elles permettront d’établir une liste en cas de besoin.