Vous êtes bibliothécaire dans une bibliothèque municipale. Un coordonnateur intercommunal cherche, dans le cadre d'un projet, à réunir des données et des statistiques et vous demande de lui transmettre des informations. Vous hésitez à lui fournir des données issues de votre catalogue ainsi que les statistiques annuelles de votre bibliothèque dans la mesure où vous ne disposez pas d'instructions claires vous autorisant à diffuser ces données et statistiques vers la communauté de communes.

Dans le cadre de leur activité quotidienne, les bibliothécaires manipulent deux types de données :

• les données du catalogue, c'est à dire, pour faire court, les notices bibliographiques au sens large
• les données d'activité (nombre de prêt, nombre d'inscrits, nombre d'entrées, etc.) qui permettent de déterminer des statistiques.

Les données du catalogue sont des données publiques. Par exemple, la BnF participe au mouvement d'ouverture des données publiques en donnant accès aux données du CCFR et en rendant possible leur récupération.
Les données statistiques issues des données d'activité donnent lieu à un bilan annuel d'activité de la bibliothèque, elles peuvent également être demandées par les tutelles, par exemple lors de l'enquête nationale annuelle sur les données des bibliothèques publiques menée par le ministère de la Culture et de la Communication. Ces données sont donc aussi des données publiques.

Parmi les données manipulées par les bibliothécaires, figurent également les données personnelles, or la CNIL indique dans le guide La loi informatique et libertés et les collectivités locales 50 questions, p.8 :

"La collectivité peut-elle donner des renseignements sur ses administrés ?

Répondre à des demandes de renseignements peut engager la responsabilité du maire ou du dirigeant de la collectivité. Le responsable du traitement doit donc prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Le non-respect de cette obligation est puni de cinq ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende. La confidentialité des informations personnelles implique de ne pas les communiquer à d’autres personnes ou organismes que ceux habilités à en connaître (les personnes chargées de traiter les données et les autres destinataires énumérés dans la déclaration).

Toutefois, certaines personnes sont autorisées à accéder aux informations de façon ponctuelle et en vertu d’un texte particulier : ce sont les tiers autorisés. Après vérification, la collectivité peut répondre sans risque à leurs demandes."

Le guide des demandes des données publiques auprès des collectivités définit une donnée publique en ces termes (p.7) :

"Une «donnée publique» est une information contenue dans tout document produit ou reçu par une personne agissant « dans le cadre [d’une] mission de service public » (État, collectivité territoriale, établissement public administratif ou personne privée) (loi Cada, art. 1).
Autrement dit, pour qu’une donnée soit qualifiée de «publique», il faut qu’elle soit produite ou reçue en lien avec une fonction de service public, c’est-à-dire dans l’accomplissement d’une mission qui satisfait à l’intérêt général (ex : transports publics, services de voirie, école publique, assistance publique, ramassage des déchets ménagers, musées publics, archives publiques, etc.). À noter que les « documents (...) produits ou reçus (...) dans l’exercice d’une mission de Service public à caractère industriel ou commercial » (Spic) ne sont pas considérés comme publics (loi Cada, art. 10, b). Par exemple la régie de gestion de la fourrière de Bordeaux Métropole est un Service public industriel et commercial. Petite subtilité, la loi Cada ne parle pas de donnée publique mais de «documents administratifs» ou «d’information publique»."

Le guide indique plus loin :

"Dès qu’une personne agit dans le cadre d’une mission de service public, tous les documents qu’elle produit et/ou reçoit sont publics au sens de la loi n° 78-7536 du 17 juillet 1978, dite «loi Cada». Ce principe vaut pour tous les documents administratifs, « quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support »(art. 1, al. 2). Ces documents doivent être finalisés, c’est-à-dire en mesure d’être rendus publics. Autrement dit, les «documents publics » sont les documents administratifs qui font l’objet d’une publication officielle : présentation publique ou validation par un élu.

L’article 10 de la loi précise qu’il s’agit des « informations figurant dans des documents produits ou reçus ». Puisqu’un document administratif contient des informations et que celles-ci sont des données, les documents administratifs contiennent tous des données publiques. Ainsi, les modes de « conservation, leur forme et leur support » (loi Cada, 1, al. 2 ) importent peu. De même, les « dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions » sont considérés par la loi comme des documents administratifs qu’ils soient disponibles en format texte ou tableur et en version papier ou numérique."

Les données produites, mises en forme par votre bibliothèque, validées par votre élu et publiées officiellement doivent pouvoir être transmises à toute personne qui en fait la demande.
D'autres données comme par exemple, le nombre de notices de votre catalogue, des chiffres concernant les collections, la typologie des documents, etc. peuvent, selon nous, être communiquées également.

Toutefois, il nous semble important que vous interrogiez votre tutelle sur les circuits de communication prévus dans le cadre de la coopération intercommunale et sur les missions et compétences des uns et des autres.

Pour aller plus loin :

• Vademecum sur l'ouverture et le partage des données publiques. Etalab, 2013.
• LOI n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique
   

Veuillez noter que cette réponse n'a pas de valeur juridique.