Quelle est la différence entre une cote, un indice et une cote validée

Question

bonjour Madame, Monsieur
je rédige une note de service liée à la mise en place d'un plan de classement dans mon service. Je bloque sur des éléments de définition : quelle est la différence entre une cote, un indice et une cote validée ?

Réponse

Date de la réponse :  01/09/2015

Vous recherchez la signification de trois termes employés en catalogage afin de désigner intellectuellement et physiquement un document dans une bibliothèque.

Rappel : Qu'est-ce que le catalogage ?

Le catalogage consiste en la rédaction d'une notice catalographique comprenant la notice bibliographique + la cote (adresse de l'ouvrage sur les rayonnages) + le numéro d'inventaire + le rappel des vedettes.

1. l'indexation analytique

Elle consiste en une opération intellectuelle par laquelle on va codifier le contenu d'un document. Cette codification s'opère en analysant le contenu de ce document (quel que soit son support), pour le transcrire dans un langage documentaire. On parle alors de mots du sujet, de mots clés, ou de vedettes matière.
A l'issue de cette analyse, on attribue un indice au document, confirmant ainsi son appartenance intellectuelle à une classe donnée dans le système de cotation adopté. La Classification décimale de Dewey (CDD) et la Library of Congress Classification (LCC) sont actuellement les classifications les plus répandues.

Cet indice est porté dans la notice bibliographique UNIMARC en zone 676.

Dans la classification Dewey, l'indice 800 signifie l'appartenance du document à la classe des lettres et de la littérature, 900 à celle de l'histoire, 200 au domaine des religions etc...

Ceci accompli l'ouvrage n'est cependant pas coté. Pour cela il faudra procéder à l'indexation systématique.

2. l'indexation systématique

La cote est un ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes), servant à identifier, classer, ranger et localiser un document dans un fonds de bibliothèque ou dans un fonds ou une série d'archives
Source :
Vocabulaire de la Documentation : http://www.adbs.fr/cote-16672.htm?RH=OUTILS_VOC

La cote est donc "l'adresse" d'un document, dans une bibliothèque. Pour les ouvrages, la cote est généralement formée d'un indice de classement, correspondant au sujet principal du document et de trois lettres, correspondant aux trois premières lettres de l'auteur.

L'objet principal de la classification systématique est le rangement physique des documents par grands domaines de connaissance. Dans une perspective de libre-accès aux documents, ils permettent aux usagers de se repérer par sujet.

Mais elle peut correspondre également à une orientation donnée de classification pour une bibliothèque en fonction des dominantes intellectuelles qui sont les siennes.

D'où l'importance pour les responsables d'établir de concert avec les catalogueurs une liste des cotes validées.

Une précédente réponse de notre service sur la cotation (http://www.enssib.fr/questions-reponses/une-question-11215) renvoie vers un ouvrage qui vous sera sans doute utile :
CALENGE Bertrand (sous la direction de). Mettre en œuvre un plan de classement. Villeurbanne : Presses de l'enssib, 2009. 199 p. La Boîte à outils. ISBN 978-2-910227-74-6

3. les cotes validées

Le système des cotes validées repose sur un principe simple : on ne peut attribuer une cote à un document que si celle-ci a été au préalable autorisée.
Pour cela les responsables :
1 - évaluent la quantité de documents par cote présente dans le catalogue,
2 - déterminent un nombre maximum de documents pouvant être contenus sous une cote,
3 - établissent un plan de classement auquel ils donnent des cotes et sous lesquelles seront regroupés des thématiques ou des dominantes intellectuelles qui parfois peuvent lui être étrangères.
Ce choix de cotes sera déterminé par la profondeur et le niveau documentaires des collections ainsi que par des critères de lisibilité (choix d'indice les plus courts possibles), de rapprochement de documents abordant les mêmes sujets, en fin de facilitation du repèrage (consultation, rangement).
Le catalogueur s'appuiera alors sur ce plan de classement ou de cotation pour attribuer sa cote.

En résumé un indice n'est pas une cote et cette dernière ne peut exister que si elle est validée.

Bibliographie

RALIARIVONY, Fara. Elaboration d'un plan de cotation des collections en libre accès de la bibliothèque universitaire centrale de Lille 3 (Lettres, arts et sciences humaines). PPP, enssib, 2004 [en ligne] disponible sur : http://enssibal.enssib.fr/bibliotheque/documents/ppp/pppraliarivony.pdf (consulté le 12 avril 2011)

AUBERT, Séverin. Les cotes validées : un outil pour constituer des collections et guider la politique documentaire d'un réseau municipal de lecture publique. 2002. Mémoire de DCB.

GUINOT, Catherine. Réorganisation d'un fonds autour d'une liste de cotes validées à la Bibliothèque du Val d'Oise. 2003. Rapport de stage. Formation Initiale des Bibliothécaires d’Etat (FIBE).

Cordialement,

Le Service questions? réponses! de l'enssib

MOTS CLES : Traitement de l'information : Catalogues, Outils de recherche documentaires, Systèmes classificatoires