Records management personnel : petits logiciels ou méthodologie

Question

Bonjour,
Je suis à la recherche d'un logiciel accessible pour un particulier afin de gérer mes dossiers, pour un fonds documentaire mixte (imprimé et numérique) avec si possible une fonction simple de records management pour suivre le cycle de vie des documents de mon fonds.
J'ai déjà essayé plusieurs logiciels open source, mais je les ai trouvé compliqués (Alfresco, Nuxeo, OpenKM, Maarch, Dynacase platform).
Si aucun logiciel ne convient, pourriez-vous m'indiquer une méthode à lire pour gérer efficacement ces dossiers, ou faire du records management sans logiciel ?
Je vous remercie par avance pour votre réponse.

Réponse

Date de la réponse :  25/03/2015

Vous cherchez un logiciel accessible pour un particulier, qui permette de gérer des documents (imprimés et numériques), avec si possible une fonction simple de records management pour suivre le cycle de vie des documents (vous avez déjà essayé Alfresco Comunity Edition, Nuxeo, OpenKM et Dynacase platform).

Votre question est très pointue et excède en partie nos compétences.

Notre ingénieur TIC nous indique que vous avez déjà d'ores et déjà identifié les principaux logiciels gratuits existants.
Selon lui, si ces outils ne vous conviennent pas, vous devrez probablement recourir à un système de classement traditionnel, à l'aide de dossiers.

Dans votre question, vous envisagez cette éventualité et indiquez être à la recherche de guides pratiques sur la gestion du cycle de vie des documents sans logiciel spécifique.
Nos recherches ne nous ont pas permis d'identifier de documents de référence sur le sujet.
En revanche, vous pouvez vous inspirer de guides sur le records management ; par exemple :
Manuel pratique de gestion des documents : Mettre en place les principes de Records management dans les communes vaudoises. Association vaudoise des archivistes, 2011 http://www.archivistes.ch/uploads/media/AVA__Manuel_RM__2011.pdf

Pour information, les manuels de référence en matière de records management sont les suivants :
- Archivage, records management et conformité : guide pratique / Société d'études et de réalisations en documentation et archivage. Archimag, 2014. Présentation http://www.archimag.com/le-kiosque/guides-pratiques/papier/gp-49-50-papier
- Archivage électronique et records management état de l'art et présentation de sept solutions / Tosca Consultants. ADBS, 2011. Présentation http://www.adbs.fr/archivage-electronique-et-records-management-etat-de-...

Pour plus de précisions, vous pouvez éventuellement solliciter les conseils des experts en charge du records management à la Bibliothèque nationale de France http://www.bnf.fr/fr/professionnels/innovation_numerique/a.records_manag... .

Cordialement,

Le service Questions? Réponses! de l'enssib

MOTS CLES : Traitement de l'information : Informatique documentaire