Stratégie d'inventaire pour la ré-ouverture d'un centre de documentation

Question

Bonjour,
Nous souhaiterions rouvrir un centre de documentation qui compte une grande collection de vinyles et de CDs notamment, ainsi que des livres traitant essentiellement d’ethnomusicologie et d’anthropologie. Nous n’avons malheureusement retrouvé presqu'aucune trace du catalogue du centre qui avait fermé ses portes en 2015, aussi nous repartons quasiment de zéro. Pour faire avancer le projet, nous souhaiterions nous doter d’outils pour élaborer un inventaire de nos collections. Seriez-vous en mesure de nous donner quelques pistes pour que nous sachions par où commencer ? Nous cherchons notamment des moyens d’éviter d’avoir à rentrer tous les items manuellement pour notre inventaire, peut-être en connaissez-vous ? Nous pensions par exemple au fait de scanner les ISBN pour les livres, qui nous permettrait ensuite d’en obtenir une notice à partir du sudoc. Cela est-il possible et si oui, sauriez-vous comment il faudrait procéder exactement ? Par ailleurs, connaitriez-vous une méthode similaire pour des enregistrements musicaux (à l'aide du code EAN par exemple) ?
Merci d'avance pour vos éclaircissements.

Réponse

Date de la réponse :  08/07/2019

Vous travaillez à la réouverture d'un centre de documentation fermé depuis 2015.
Vous n'avez pas retrouvé trace de son catalogue et repartez donc de zéro.
Vous effectuez actuellement un inventaire et  cherchez un outil pour le réaliser.
Par ailleurs vous souhaiteriez  mettre à profit ce travail pour scanner les ISBN ( ou les  codes EAN pour les enregistrements musicaux), dans l'idée de vous en servir ensuite pour télécharger directement les notices du Sudoc.
 

Votre question est assez technique et nous manquons par ailleurs d'éléments. Par exemple, vous n'indiquez pas quel logiciel de SIGB ( système intégré de gestion de bibliothèques ) vous avez, ou si vous comptez en avoir un.

En effet, pour accueillir les notices téléchargées du Sudoc (ou BnF) il est nécessaire que vous ayez un outil vous permettant ensuite de gérer toutes les opérations liées à l'activité d'une bibliothèque ou un centre de documentation (catalogage, acquisitions, prêt, recherche documentaire, inventaire, etc.)

 

 

Les SIGB

 

Nous vous signalons la 23e étude Tosca consultants sur les logiciels métier destinés aux bibliothèques.
Cette étude présente notamment une liste de SIGB gratuits.

Certains de ces logiciels sont open source (Koha, PMB, Evergreen, Waterbear, etc.).
Les solutions open source sont, en règle générale, très compétitives, comme l'indique Tristan Müller dans Choisir un SIGB Libre.
Source : Choisir un SIGB libre. Tristan Müller. Éditions ASTED, 2012.

En France, l'installation et la maintenance de ces SIGB libres sont la plupart du temps déléguées à des prestataires de service (Progilone, BibLibre, Tamil). Mais vous pouvez aussi le faire par vous-même si vous avez des compétences informatiques.

Il nous semble que la solution la plus simple à mettre en œuvre par vos propres moyens serait le SIGB Waterbear.Á l'époque de sa sortie en novembre 2014, Waterbear est présenté par son concepteur Quentin Chevillon, comme l’un des tout premiers SIGB totalement libre, gratuit et accessible en ligne.
 

Waterbear se veut plus simple à installer, à mettre en oeuvre et à utiliser que Koha. Ainsi, après une première inscription en ligne, l'utilisateur dispose de tous les modules d’un système intégré de gestion de bibliothèque de dernière génération : catalogage, prêt, retour, réservation, import/export en Unimarc, gestion des périodiques, acquisitions, statistiques, etc. Les sauvegardes et les mises à jour sont également gérées en ligne par ce SIGB "full-web". Il est également possible de télécharger Waterbear sur votre propre serveur (cliquer sur "télécharger les sources").

La version actuelle est pré-paramétrée pour de petites bibliothèques. De fait, Waterbear est plutôt destiné à de petites structures (centres de documentation, CDI, BCD, petites bibliothèques municipales ou associatives) ne disposant ni d'un budget conséquent pour l'informatisation, ni de compétences techniques pour installer un logiciel libre plus complexe.

 

 

Inventaire et téléchargement de notices

 

Nous vous signalons tout d'abord deux outils gratuits qui pourraient répondre à vos besoins : 
 

Moccam-en-ligne est un service libre et gratuit de récupération de notices au format Unimarc. Il est essentiellement destiné aux bibliothèques :

> Rapide : Récupérez vos notices en scannant les ISBN par lot, puis exportez les immédiatement vers votre logiciel de gestion.

> Complet : Vous pouvez récupérer toutes les notices de la BNF, ainsi que les notices du site Leslibraires.fr contenant les dernières nouveautés.

> Monitoring : Si les notices que vous cherchiez n'étaient pas à la BNF, moccam en mémorise les isbn et vérifiera régulièrement si la BNF ne les a pas cataloguées. Dans ce cas, vous les recevrez par mail.

> Autorités : Moccam-en-ligne vous permet de récupérer automatiquement les notices autorités (auteurs, sujets...) liées aux notices bibliographiques.
 

Nous vous invitons à consulter le Guide de l'utilisateur MoCCAM pour en savoir plus et plus particulièrement la partie XIV "Utiliser MoCCAM-en-ligne pour le catalogage initial", p.43.

 

 


L'appli la plus moche et la plus utile aux bibliothécaires

Scannez des ISBN / EAN de livres avec votre smartphone. MoCCAM Compagnon va retrouver la notice correspondante dans moccam-en-ligne. A partir de là, vous pourrez ajouter cette notice dans un de vos paniers.
 

Notez cependant que MoCCAM va puiser en grande partie dans les notices du catalogue de la Bibliothèque nationale de France et non dans le Sudoc.

 

 

Si vous souhaitez expressément télécharger des notices du Sudoc, celui-ci indique sur la page Z39.50 Sudoc public de son site :

Conformément à la stratégie d'ouverture et de réutilisation des données , le catalogue Sudoc Public est interrogeable via le protocole Z39.50 , ce qui permet la récupération de l'intégralité des zones des notices bibliographiques. Lire le Fil

Pour utiliser ce service, il est nécessaire de disposer d'un client Z39-50 (téléchargeable gratuitement).

Pour plus détails techniques concernant la récupération des notices, nous vous renvoyons sur le Guichet d'assistance de l'ABES.

 

 

Pour aller plus loin :

 

Ces trois manuels récents pourront également vous intéresser pour mieux maîtriser votre projet :

  •     Vers de nouveaux catalogues. Sous la direction d'Emmanuelle Bermès. Éditions du Cercle de la Librairie, 2016. Présentation
  •     Informatiser la gestion de sa bibliothèque. Sous la direction de Xavier Galaup. Association des Bibliothécaires de France, 2016. Présentation
  •     Réinformatiser une bibliothèque. Sous la direction d'Anna Svenbro. Collection La Boîte à Outils. Les Presses de l'Enssib, 2017. Présentation

 

  • Cette ancienne réponse pourra vous apporter également des éléments : Importation de notices. Questions? Réponses ! Mai 2018
     

Enfin, pour recueillir des retours d'expérience, vous pouvez suivre l'actualité de la rubrique Informatique Documentaire du forum professionnel Agorabib. Vous serez peut être intéressé par la discussion suivante  : Waterbear et fichier excel