Taux d'encadrement en bibliothèque: ratios

Question

Bonjour,
dans un contexte de mutualisation accrue, nous vivons un contexte où les réductions budgétaires et salariales sont examinées à la loupe.
Afin de "défendre" ma structure au mieux, je souhaiterai évaluer le taux d'encadrement nécessaire pour une bibliothèque ouverte 45h par semaine sur 51 semaines (1 seule semaine de fermeture annuelle) avec environ 4900 personnes fréquentant la médiathèque dans l'année (certaines quotidiennement, d'autres épisodiquement; certaines inscrites et d'autres non ce qui n'empêchent pas leur fréquentation).
J'ai trouvé certaines choses mais il s'agit d'anciens rapports devenus je pense bien obsolètes. Je n'ai pas accès la norme ISO (payante) que vous conseillez dans une autre réponse.
J'ai trouvé une formule: Nombre d'agents = ETP/nombre de personnes *1000 mais ce qui m'étonne c'est que le volume horaire d'ouverture n'est pas pris en compte alors qu'en toute logique, ce devrait être le cas.
Pouvez-vous m'orienter dans ma recherche?
Je vous en remercie par avance.
Bien cordialement,

Réponse

Date de la réponse :  18/04/2016

Vous cherchez des recommandations relatives au taux d'encadrement du public en bibliothèque universitaire, en fonction de son amplitude d'ouverture et du nombre d'usagers.Vous mentionnez notamment une norme signalée dans une précédente réponse de notre service.

Nos recherches ne nous ont pas permis d'identifier la norme à laquelle vous faites allusion.

En ce qui concerne l'encadrement du public, le Guide sur l’extension des horaires d’ouverture, publié par l'ADBU en 2011, décrit le personnel obligatoire pour l’ouverture d’une bibliothèque (partie III, "Règles régissant l’hygiène et la sécurité décrit le personnel obligatoire pour l’ouverture d’une bibliothèque"). Ces pages évoquent surtout les contraintes de sécurité liées aux ERP, qui ne s'appliquent qu'aux établissements les plus grands. Extrait - relatif à l'Arrêté du 25 juin 1980 portant approbation des dispositions générales du règlement de sécurité contre les risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public (ERP)

"Par principe, le personnel de la bibliothèque doit être présent au sein de la bibliothèque universitaire pendant la présence du public ;
Par exception, le personnel de la bibliothèque peut ne pas être en permanence dans l’établissement.
S’agissant du point de savoir quel type de personnel de bibliothèque est concerné, le texte susvisé reste muet.
(...) le texte ne précise pas le nombre de personnes devant être présentes."

D'autre part, dans le manuel Bibliothèques d'aujourd'hui : à la conquête de nouveaux espaces (Cercle de la Librairie, 2014), le chapitre sur l'évaluation des bâtiments de bibliothèques universitaires (pages 409-415) donne des chiffres issus d'une petite enquête de 2004 sur les constructions récentes :

"Surface de bibliothèque (tous espaces confondus) à gérer par agent [en ETP] :

  • moins de 150 m2 : 1
  • de 150 à 200 m2 : 1
  • de 200 à 250 m2 : 11
  • de 250 à 350 m2 : 5
  • de 300 à 350 m2 : 2
  • plus de 350 m2 : 2
    Ce ratio est toujours un peu étrange, mais il indique quand même si les choses évoluent au fil du temps. L’enquête de 1999 faisait apparaître une moyenne de 1 agent équivalent plein temps pour la « gestion » de 188 m2 de bibliothèque. L’enquête de 2007 mentionne 1 agent pour 253 m2, ce qui peut indiquer, soit une dégrataion de la situation, soit une meilleure conception des espaces nécessitant moins de personnel, selon que l’on est pessimiste ou optimiste !"

Enfin, voilà pour information les autres documents consultés en vain :

En ce qui concerne les normes : 

La norme ISO 16439:2014 "Méthodes et procédures pour évaluer l'impact des bibliothèques" ne propose pas de recommandations précises en ce qui concerne le taux d'encadrement, mais vise à "éclairer le rôle et la valeur des bibliothèques sur le terrain de la formation et de la recherche, de l’éducation et de la culture, de la société et de la vie économique, et du bien-être individuel". Pour vous faire une idée du contenu de cette norme, vous pouvez vous référer au livre blanc publié récemment par la commission Afnor Qualité-Statistiques et évaluation des résultats : Qu'est-ce qui fait la valeur des bibliothèques ?

Nous n’avons pas connaissance d’une autre norme qui répondrait de manière plus précise à votre question.
Pour information, voilà les normes relatives aux bibliothèques que nous avons identifiées :

  • ISO 11620:2014 Indicateurs de performance des bibliothèques. Présentation
  • ISO 2789:2013 Statistiques internationales de bibliothèques. Présentation

Nous n'avons pas non plus connaissance de textes réglementaires ou de recommandations sur le taux d'encadrement en bibliothèque universitaire.
Nous vous signalons toutefois les rapports de l'Inspection générale des bibliothèques que nous avons consultés :

Nous avons en revanche identifié plusieurs chapitres de manuels qui pourront vous intéresser :

  • Conduire une politique d'établissement. in Bibliothèques universitaires : nouveaux horizons. sous la direction de François Cavalier et Martine Poulain. Editions du Cercle de la Librairie, 2015. Présentation.
  • De l’évaluation à la visibilité de l’action de la bibliothèque auprès de l’université. in L'avenir des bibliothèques : l'exemple des bibliothèques universitaires. Sous la direction de Florence Roche et Frédéric Saby. Presses de l'enssib, 2013. Présentation. Pages 116 et suivantes, Nadine Delcarmine évoque le passage à une culture d'objectifs, renforcé depuis que les universités ont des responsabilités et compétences élargies : "pour maintenir et développer un service documentaire efficace, il devient encore plus essentiel de mettre à l'abri de considérations circonstancielles et concurrentielles. Dès lors, l'approfondissement du dialogue entre les professionnels de la documentation et les instances de l'université prend une nouvelle dimension ; la présentation d'éléments de réflexion s'appuyant sur un dispositif d'évaluation quantitative et qualitative du service revêt une importance nouvelle ..."
  • Dialoguer avec les instances de décision : les bibliothèques universitaires. Sabrina Granger. in Communiquer ! les bibliothécaires, les décideurs et les journalistes. Sous la direction de Jean-Philippe Accart. Presses de l'enssib, 2010

Pour plus de précisions, vous pouvez contacter l'ADBU.
Exemple de ressource ADBU : Évoluer, gagner en visibilité et inscrire les bibliothèques dans l’horizon stratégique des établissements : retour sur le bibcamp RH de décembre 2014

Enfin, si vous souhaitez comparer votre structure avec d’autres établissement de taille similaire, vous pouvez utiliser l’application statistique des bibliothèques de l'enseignement supérieur.