Index des revues

• Bossuat, Marie-Louise
  L'u.a.p. (universal availability of publications) , p.7-8.
• Chauveinc, Marc
  Le centre de prêt de la bibliothèque nationale , p.9-10.
• Boisard, Geneviève
  Les publications officielles , p.13-15.
• Tuilier, André
  Les thèses et leur diffusion , p.17-19.
• Lung, Jean
  SIGLE, p.20-21.
• Fons, Claire
  Le fonds régional de la bibliothèque municipale de rouen , p.22-25.
• David, Philippe, Leipp, Margueritte
  CADIST de sciences religieuses à la bibliothèque nationale et universitaire de..., p.26-27.
• David, Philippe
  Motions, p.28.
• Garreta, Jean-Claude
  Rapport moral, p.29-30.
• 
  Rapport financier, p.30.
• 
  Liste des exposant, p.31.

SIGLE

Système d'Information sur la Littérature grise européenne

JLj ACCES aux documents, sous ses différentes formes : communi- cation pour consultation - prêt - fourniture de copie, a toujours été la mission principale des bibliothèques. Cependant, le développe- ment des systèmes de recherche de références bibliographiques, par les méthodes informatiques, a paradoxalement conduit les autorités responsables en France de l'information scientifique et technique à négliger cette opération fondamentale de la transmission de l'infor- mation qu'est la fourniture du document primaire. Depuis 1978, une réaction s'est produite, en particulier au niveau des organisations inter- nationales, et l'attention des pouvoirs publics a été attirée sur l'im- portance de cette question. En France même, les organisations pro- fessionnelles ont organisé deux journées d'étude sur l'accès aux docu- ments primaires, en 1980 et 1981 (1) . Cependant, les études faites sur ce sujet en Europe ont porté essentiellement sur les documents traditionnels des bibliothèques, c'est-à-dire les ouvrages et les pério- diques. Seules, quelques rares bibliothèques, dépendant en géné- ra de grands organismes chargés de missions importantes : éner- gie, espace, environnement, défense,... avaient rassemblé des fonds importants d'autres documents : rapports, normes, brevets, plans,... La Division du prêt de la Bibliothèque britannique fut une des rares bibliothèques à vocation nationale à reconnaître l'importance de ces documents « non-conventionnels » et à créer une section des rap- ports. En décembre 1978, cette bibliothèque et la Direction géné- rale « Information scientifique et technique et gestion de l'informa- tion » de la Commission des Communautés européennes organisè- rent à York un séminaire sur la littérature non-conventionnelle, ou « lit- térature grise » (2) . Les participants à cette réunion, tous des ressor- tissants des pays membres des Communautés européennes, étaient des producteurs de littérature grise, des bibliothécaires et des docu- mentalistes (3) . A la suite des travaux effectués lors de ce sémi- naire, des recommandations ont été faites, portant sur les points suivants :

• 1. préparation de directives sur la présentation des documents ;
• 2. identification des documents par un code, permettant de repérer ces documents de manière unique ;
• 3. désignation, pour chaque pays, d'une autorité responsable du recensement, du catalogage, du classement par matières et de la fourniture des documents ;
• 4. lancement d'un programme d'éducation des producteurs de litté- rature grise, en vue de faire appliquer les directives permettant de réaliser les objectifs contenus dans la recommandation 3.

Lors de la réunion d'York, les participants ont également envisagé la création de bases de données nationales, ou d'une base de don- nées européenne, sur la littérature grise, permettant l'interrogation en-ligne sur EURONET, et l'édition de bulletins imprimés, distincts des bibliographies nationales.

La Commission des Communautés européennes espérait que la recommandation 3 serait très vite prise en considération par les res- ponsables, au niveau national, de l'information scientifique ettech- nique, et que serait donc désignée, dans chaque pays membre de la Communauté, une autorité responsable de la collecte, du traite- ment, de l'archivage et de la fourniture de la littérature grise produite sur le territoire national. Cela ne fut pas le cas. C'est pourquoi la Com- mission adopta une attitude pragmatique, qui la conduisit à appuyer, au début de l'année 1980, une proposition française en vue de met- tre en place immédiatement un système européen de repérage et de fourniture de littérature grise, qui serait basé initialement sur quelques centres de documentation européens possédant des fonds impor- tants de rapports et acceptant de participer au projet. On supposait que le système serait étendu progressivement dans chaque pays, au niveau national, par association d'autres centres de documentation. Pendant la phase initiale de mise au point, fixée à deux ans (1981-1982), le système SIGLE (Système d'information sur la littéra- ture grise européenne) fonctionnerait sur une base expérimentale et disposerait d'une aide financière des Communautés. L'année 1980 a été consacrée à la mise au point d'un accord technique permet- tant de fournir une base juridique au système. Cet accord technique était signé à la fin de 1980 par les organismes suivants : Association Laboratoire belge des industries électroniques/Bibliothèques scien- ces exactes de l'Université catholique de Louvain (Belgique) Fachin- informationszentrum Energie, Physic, MathematikGmbH/ Universi- tâtsbibliothek Hannover und Technische Informationsbibliothek (R.F.A.) ; CEA Centre d'Etudes Nucléaires de Saclay, Service de Documentation (France) ; British Library Lending Division (G.B.) ; National Board for Science and Technology (Irlande). L'accord tech- nique définit les objectifs poursuivis par le système SIGLE, le partage des charges financières et des revenus entre les centres participants, les conditions d'adhésion des nouveaux membres, la durée du con- trat et les conditions de son renouvellement, les droits et les obliga- tions de toutes les parties contractantes. L'accord technique définit également la composition, les devoirs et les compétences d'un Comité du SIGLE, chargé de gérer le système, et désigne le Service de docu- mentation du CEN Saclay comme Centre technique de traitement.

Le système SIGLE est basé sur la coopération et garantit des droits identiques aux participants. Il a pour but essentiel défaire connaître la littérature grise européenne et d'en garantir l'accès. Chaque par- ticipant s'engage donc à rassembler la littérature grise produite sur le territoire national, à remplir pour chaque document le bordereau SIGLE conformément aux règles communes de catalogage et de codi- fication arrêtées par le Comité du SIGLE et à saisir les données cor- respondantes sur des bandes magnétiques conformément au format défini par le Comité SIGLE. Les bandes magnétiques des entrées sont envoyées mensuellement au Centre technique de traitement qui les cumule et produit la bande magnétique maîtresse de sortie, qui est dupliquée et envoyée à tous les participants, qui ont le droit d'ex- ploiter librement les produits de sortie de SIGLE dans les pays mem- bres des Communautés (à condition évidemment que le participant à SIGLE soit lui-même situé dans un pays membre).

La première tâche du Comité du SIGLE a donc été de rédiger un manuel donnant les règles de catalogage, la liste des catégories matières et les formats des bandes magnétiques. La première édition du manuel SIGLE, mise au point en 1980, a été publiée au début de 1981, en 3 parties (4) (5) (6) et en deux versions, française en anglaise.

La partie 1 du manuel, comportant les règles de catalogage, est en fait une adaptation à la littérature grise des règles de catalogage du système INIS (Système international de documentation nucléaire de l'Agence internationale de l'énergie atomique, à Vienne qui pro- duit une base de données comportant près de 20 % de ittérature grise. Ces règles de catalogage sont très proches de celles qui avaient été éditées par le COSATI américain (Committee on Scientific and Technical Information) en octobre 1966 (7) (une version révisée est parue en mars 1978) (8) . Ces règles sont évidemment beaucoup plus simples que les spécifications du format MARC pour les rapports tech- niques (9) .

La partie 2 du manuel donne la liste des catégories matières permet- tant de classer les rapports ; une deuxième édition complétée et révi- sée est parue en mars 1983 (10) . Cette classification SIGLE ne pré- sente pas de caractère d'originalité : il s'agit en fait d'une adapta- tion de la liste des catégories matières établie en 1964 par le COSATI américain pour classer les rapports scientifiques et techniques des Etats-Unis (11) . Cette classification américaine a semblé constituer une bonne base pour établir la liste des catégories matières de SIGLE, car elle avait été conçue pour classer des rapports et couvrait tous les domaines, y compris les sciences militaires et les sciences humai- nes ; déplus, elle était entièrement compatible avec le thésaurus des termes scientifiques et techniques « TEST » publié en 1967 par l'En- gineers Joint Council (12) , puisque chacun des 18 000 descripteurs de ce thésaurus était rattaché à une (ou plusieurs) sous-rubrique(s) de la classification du COSATI.

Cependant, en ce qui concerne les sciences exactes et les techni- ques, certaines parties de la classification avaient vieilli : elles ont donc été profondément remaniées, en particulier dans les domaines de la physique, de l'électronique, de l'informatique, de l'environne- ment et de l'énergie ; pour réviser ces différents chapitres, on s'est largement inspiré de classifications plus récentes (13) (14) (15) . La clas- sification SIGLE, pour les sciences exactes et les techniques, com- porte désormais 18 rubriques principales et 178 sous-rubriques. En ce qui concerne les sciences humaines, le chapitre a été complète- ment refait et comporte aujourd'hui 23 sous-rubriques. La troisième partie du manuel décrit le jeu de caractères autorisé, les codes de ces caractères et les formats des bandes magnétiques, qui sont pratiquement identiques à ceux qui sont utilisés dans le système INIS (16) (17) etdonc conformes aux normes ISO-646 et ISO-2709.

Le manuel SIGLE fut diffusé aux membres participants de SIGLE au début de 1981 et les deux premières années de fonctionnement ont été consacrées au rodage du système, sur une base purement expé- rimentale. En particulier, on n'a pas cherché à assurer une collecte homogène et exhaustive dans les différents pays participants. Un cer- tain nombre de directives générales ont cependant été données pour assurer un développement cohérent du système. En ce qui concerne les domaines traités, les sciences humaines ont été en principe exclues pendant les premières années. En ce qui concerne les catégories de documents, et bien qu'aucune étude complète de la littérature grise n'ait été faite jusqu'à présent, il a été nécessaire de définir les caté- gories de documents retenus pour SIGLE. Tout d'abord, on a consi- déré qu'étaient exclues de la littérature grise les trois catégories sui- vantes : 1. les documents confidentiels ; 2. les documents produits et vendus par des organismes nationaux officiels, c'est-à-dire les bre- vets et les normes ; 3. les pré-publications. Par contre, il a été néces- saire de faire un choix parmi les catégories de documents suivantes, qui peuvent être considérées à priori comme appartenant à la litté- rature grise, dans l'acception la plus générale du terme : 1. rapports périodiques (rapports d activité, rapports sur l'état d'avancement des travaux, bilans annuels,...) ; 2. rapports de fin de contrat ; 3. rap- ports de laboratoires (en dehors de toute activité contractuelle) ; 4. comptes rendus de mesures et d'essais ; 5. communications aux con- grès ; 6. exposés et conférences ; 7. cours 8. thèses et autres écrits académiques ; 9. plans et dessins industriels , 10. notices d'appa- reillage et autres documents technico-commerciaux ; 11. documents technico-juridiques (rapports de sûreté, etc.) ; 12. traductions ; 13. plaquettes publicitaires. Dans la première phase de SIGLE, il a été décidé de se limiter en principe aux catégories 1, 2, 3 et 5, c'est-à- dire aux rapports et aux communications aux congrès ; dans la seconde phase (1983-1984), il est envisagé d'ajouter les thèses. Compte tenu de ces limitations, 20 000 notices ont été introduites dans SIGLE pendant les deux premières années par les cinq pays participants : RFA, GB, France, Belgique, Irlande. Ces chiffres ne don- nent pas une idée exacte du nombre de rapports produits dans les pays de la Communauté, dans les domaines des sciences et techni- ques : d'une part, la collecte a été faite de manière incomplète par certains participants (en particulier, la contribution française corres- pond à moins de 20 % des rapports non-confidentiels émis) ; d'au- tre part, plusieurs pays des Communautés, à savoir le Danemark, les Pays-Bas, l'Italie, le Luxembourg, n'ont pas signé l'accord techni- que, ne siègent au Comité du SIGLE qu'à titre d'observateur et n'ont pratiquement pas envoyé de contributions à la base de données. On peut espérer que cette situation s'améliorera pendant la deuxième phase de SIGLE (1983-1984). Il faut noter à ce propos que l'accord technique permet l'adhésion de pays européens non-membres des Communautés et même de pays non-européens.

Pendant la première phase de SIGLE, le Comité a consacré tous ses efforts à la mise au point du système et à sa promotion. Pendant la deuxième phase, les produits de sortie devraient être mis à la dispo- sition du public. Dès 1983, la base SIGLE sera interrogeable sur le serveur allemand « INKA ONLINE SERVICE » à Karlsruhe (ultérieu- rement, il est possible que d'autres serveurs européens mettent la base SIGLE à la disposition des utilisateurs). De plus, il est envisagé d'édi- ter un bulletin bibliographique ; jusqu'à présent, une telle publica- tion n'a pas été réalisée, car elle ferait double emploi avec trois publi- cations nationales existantes : « Congrès-rapports-thèses » (Bulle- tin signalétique 401) du CNRS « ForschungsberichteausTechnikund Naturwissenschaften » de Physik Verlag, et « British reports, trans- lations and theses » de la BLLD. Enfin un système de commande des documents, basé sur le réseau des centres participants, devrait être rapidement mis au point.

Le problème principal reste celui de la participation, au sein de cha- que pays, de tous les producteurs de littérature grise. Il ne sera pas résolu tant que les autorités nationales responsables de la diffusion de l'information scientifique ettechnique ne définiront pas une politi- que et ne feront pas appliquer des règles ayant pour but d'assurer à la communauté scientifique l'accès à l'information non- confidentielle, au moins dans les cas où les études et recherches ont été financées, directement ou indirectement, par les états.

Notes