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Le service des échanges internationaux de la bibliothèque nationale

1986
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    Le service des échanges internationaux de la bibliothèque nationale

    Par M.S. REGNIER, Conservateur en chef Service des Echanges Internationaux

    HISTORIQUE

    La mission essentielle du Service des Echanges L Internationaux qui est rattaché à la Bibliothèque Nationale, s'inscrit très exactement dans le cadre du thème du Congrès. En effet, il a pour rôle de faciliter les échanges non commerciaux de publications, essentiellement entre la France et l'étranger, et figure à ce titre dans la liste des centres nationaux d'échanges publiée par l'UNESCO.

    La France est l'un des pays où la conception des échanges internationaux est la plus ancienne : en 1697, Louis XIV échange une collection d'estampes contre des livres chinois. Mais l'histoire des Echanges, institution nationale et internationale, ne commence véritablement qu'avec la création en 1877 de la Commission française des Echanges Internationaux, suivie en 1880 de celle du Service français des Echanges Internationaux au Ministère de l'Instruction Publique. Le Service est, en 1936, rattaché à la Bibliothèque Nationale dont il devient un département en 1964.

    I - Les actions du S.E.I. dans le cadre de ses relations avec l'étranger, s'orientent dans trois directions :

    1) les échanges d'ouvrages et de périodiques : utilisant les troisième et quatrième exemplaires du Dépôt légal d'éditeurs, sans, compter certaines attributions d'imprimeurs, ainsi que des ouvrages acquis sur les crédits qui lui sont affectés à cet effet, et des dons divers, le Service expédie, à l'exclusion des thèses qui sont du domaine du Service des Echanges Universitaires de la Sorbonne, livres et périodiques aux bibliothèques étrangères qui les lui réclament et répondent à leur tour à ses demandes. Ce sont là de véritables échanges auxquels il faut ajouter certains envois réalisés, notamment à partir des dons, dans un souci de diffusion de la culture française et d'aide aux pays en voie de développement. En 1985, le Service a attribué immédiatement aux bibliothèques étrangères 13 653 ouvrages de la production courante, sans compter 2 467 livres plus anciens conservés dans ses réserves, soit un total de 16 120 ouvrages. Il a acheté pour elles 451 volumes sans compter les 250 fournis par le Service de Vente de la Bibliothèque Nationale et les 181 correspondant à la redistribution d'ouvrages étrangers. Il les a fait bénéficier de 1 800 titres de périodiques émanant du Dépôt légal, sans compter quelques dons ainsi que 394 abonnements payants pris par ses soins et 139 fascicules de périodiques acquis pour combler des lacunes. En échange, il a reçu pour les divers départements de la Bibliothèque Nationale 7 524 ouvrages et 23 855 fascicules de périodiques, pour les autres bibliothèques françaises 7 481 ouvrages et 14 486 fascicules de périodiques. C'est ainsi qu'il a attribué à des bibliothèques d'intérêt national, comme la BDIC, la Bibliothèque d'Art et d'Archéologie, l'Institut des Hautes Etudes d'Amérique Latine, la BIU de Médecine de Paris, la Bibliothèque de l'Université de Technologie de Compiègne, la Bibliothèque de l'Ecole Nationale Supérieure de Bibliothécaires ou l'Institut National de Recherches et de Documentation Pédagogique ; 3 768 ouvrages et 3 322 fascicules de périodiques aux Bibliothèques universitaires ; 2 624 ouvrages et 6 491 fascicules de périodiques, aux bibliothèques de grands établissements parisiens tels que les Archives Nationales, l'Ecole Normale Supérieure, le Musée de l'Homme, le Museum, etc. 436 ouvrages et 1 892 fascicules de périodiques, aux bibliothèques publiques, moins axées sur la documentation étrangère, 105 ouvrages et 101 fascicules de périodiques.

    2) Les échanges de publications officielles, sur la base d'accords intergouvernementaux qui ont été signés entre 1945 et 1979 avec dix pays qui sont les Etats-Unis, la Belgique, la Grande Bretagne, l'Autralie, Israël, l'Allemagne de l'Ouest, le Dane-mark, le Québec, le Canada et le Japon.

    Les envois se font sur listes limitatives de demandes établies de part et d'autre. Pour ce faire, le Service des Echanges Internationaux dispose des deux exemplaires du Dépôt légal ainsi que d'exemplaires supplémentaires qui peuvent être demandés en fonction des besoins directement aux organismes éditeurs, en faisant référence à l'article 31 de la Loi de Finances du 31 décembre 1953 qui prévoit que "les... administrations seront... tenues d'adresser au Ministère de l'Education Nationale, Service des Echanges Internationaux, le nombre d'exemplaires de leurs publications officielle souscrits par l'intermédiaire du Ministère des Affaires Etrangères". Le dernier arrêté interministériel applicable, signé conjointement par le Ministre des Affaires Etrangères et le Ministre des Universités a été pris le 28 avril 1980. Il précise que "le nombre d'exemplaires de leurs publications que les administrations seront tenues de fournir au Service des Echanges Internationaux de la Bibliothèque Nationale est fixé à dix".

    Dans ce cadre, le S.E.I. a reçu en 1985 15 286 publications de l'étranger - les plus gros envois provenant des Etats-Unis, de la Belgique et du Japon, les plus petits d'Israël, du Québec et de l'Australie - celles-ci étant redistribuées à peu près pour moitié à la Bibliothèque Nationale, pour moitié à d'autres bibliothèques françaises, telles que la B.D.I.C, la B.I.U. de Médecine, celle de Pharmacie, la Bibliothèque Jussieu. Il faut y ajouter un nombre important de microfiches envoyées par la Bibliothèque du Congrès de Washington et attribuées pour 1/3 environ à la Bibliothèque Nationale, au Service des publications officielles essentiellement, pour 2/3 aux autres bibliothèques françaises. Il en a expédié 8 828, le volume d'ensemble étant en diminution par rapport aux années précédentes du fait de la limitation des demandes et de certains accords directs de bibliothèques étrangères avec des organismes éditeurs, tels que le CNRS, comme c'est le cas pour la Bibliothèque de la Diète japonaise. Les envois les plus importants sont en direction de l'Allemagne de l'Ouest, des Etats-Unis, et du Japon, les plus modestes vers le Québec et Israël.

    3) Les retransmissions au bénéfice d'organismes étrangers :

    • Le Service des Echanges Internationaux assure de longue date la retransmission des publications des sociétés savantes et instituts scientifiques français adressées à titre d'échange à des organismes similaires à l'étranger. Ces réexpéditions concernent plus de cent sociétés savantes et comme les moyens financiers de celles-ci sont souvent limités, c'est une façon d'aider à l'édition et à la diffusion de la production intellectuelle française à un niveau Recherche.
    • Il se charge aussi de la redistribution auprès d'organismes publics des plis expédiés globalement en caisses par divers services nationaux d'échanges étrangers conformément aux recommandations de la Convention de l'UNESCO de 1958. Ces envois concernent actuellement surtout le Japon et l'Allemagne.

    II - Ces différentes actions qui concourent à l'enrichissement mutuel des bibliothèques concernées supposent l'existence d'un réseau d'organismes participants et de procédures de mise en place et d'exécution des échanges.

    En ce qui concerne le choix des participants, mis à part le cas des échanges de publications officielles institutionnalisé comme on l'a vu, il est vaste et souple. Le S.E.I. est actuellement en relation avec une centaine de pays, environ 900 bibliothèques ou organismes similaires. Rien ne s'oppose à de nouvelles adhésions, à un élargissement des échanges, à l'arrêt éventuel de tel ou tel d'entre eux.

    Il est toutefois utile de distinguer les pays pour lesquels les échanges représentent un choix de mode d'acquisition qui est souvent complémentaire des achats, ce qui laisse au S.E.I une assez grande marge de manoeuvre et ceux pour lesquels ils représentent l'unique ou presque mode d'acquisition mutuelle, souvent en liaison avec des problèmes de devises. C'est ainsi que la Bibliothèque Nationale de Paris acquiert presque tous ses documents en provenance des pays de l'Est par cette voie.

    Souvent, l'amorce de nouveaux échanges est le fait d'initiatives individuelles.

    Le responsable du S.E.I. est sollicité pour obtenir telle publication, il pense à telle bibliothèque, écrit ou fait une visite, ou reçoit un bibliothécaire étranger de passage. On aboutit ainsi à une entente qui est confirmée par un courrier. La décision peut relever aussi des Commissions mixtes mises en place par le Ministère des Affaires Etrangères qui répercute l'information pour exécution sur les bibliothèques concernées. L'échange peut alors rester informel ou être précisé dans une convention qui détermine la nature, la qualité et les conditions de fourniture des publications souhaitées. La convention est alors signée par les Directeurs des bibliohèques concernées, qui sont souvent des Bibliothèques Nationales, comme ce fut le cas récemment pour la Syrie, l'Allemagne de l'Est et le Viet-Nain. De façon pratique les choix mutuels sont faits soit par pointage des bibliographies courantes exhaustives ou sélectives, aboutissant à des demandes précises, soit par attributions d'office sur des sujets déterminés d'un commun accord, soit sur listes d'ouvrages disponibles.

    Normalement, à quelques exceptions près, les ouvrages échangés transitent par le S.E.I. C'est lui qui dispose du Dépôt légal, c'est donc lui qui reçoit les ouvrages étrangers. Quand ceux-ci ne correspondent pas à des commandes de la Bibliothèque Nationale et sortent de ses champs d'intérêt, le S.E.I. se charge de les affecter, soit en réponse à des demandes précises, soit sous forme d'attributions d'office faites sur entente préalable ou en fonction de leur orientation aux bibliothèques parisiennes ou provinciales qu'ils peuvent concerner. Dans quelques cas, pour des publications très spécifiques, afin d'alléger les charges de gestion, il accepte que les publications étrangères soient envoyées directement aux bibliothèques bénéficiaires, sous réserve qu'elles le tiennent informé de leurs acquisitions dont il assure la contrepartie. C'est le cas pour les publications originaires de pays de l'Est attribuées à la BDIC ou à la Bibliothèque de l'Ecole des Langues Orientales ainsi que, suivant une convention récente, pour ceux reçus par l'Ecole Française d'Extrême Orient dans le domaine qui est le sien. Les ouvrages étant reçus au S.E.I., celui-ci peut tenir les balances d'échanges. Suivant les pays, elles sont très strictes, établies en nombre d'ouvrages ou en valeur financière de ceux-ci, ou plus souples lorsque le souci de maintenir des relations d'échange prédomine sur celui d'acquérir par cette voie tel ouvrage disponible autrement.

    En conclusion, les Echanges sont un mode d'acquisition important pour les bibliothèques françaises et étrangères. C'est ainsi que pour la Bibliothèque Nationale de Paris, ils représentent plus de 25 % des acquisitions d'ouvrages étrangers, la presque totalité des acquisitions de publications officielles étrangères.

    Le Service des Echanges Internationaux a conscience de l'importance de son rôle en la matière. Certes il n'est pas le seul instrument d'échange des bibliothèques françaises. Outre le Service des Echanges Universitaires qui a une vocation spécifique et ne fait pas double emploi avec lui, existent différents services d'échange, auprès d'organismes ou de bibliothèques. Mais son rôle de Centre National des Echanges et sa situation au sein de la Bibliothèque Nationale lui donnent des atouts certains pour coordonner au profit de tous une part importante des échanges faits avec l'étranger et pour aider à structurer et alimenter les services d'échanges qui peuvent se constituer en dehors de lui, en toute complémentarité.?