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Coût de la conservation d'une grande collection de périodiques

1990
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    Coût de la conservation d'une grande collection de périodiques

    Par Brigitte GRAFFIN, Conservateur, responsable du Service de gestion des périodiques Fondation nationale des Sciences Politiques.

    Expérience de l'auteur : 1969-1976 : Conservateur à la Bibliothèque puis au Service des périodiques de Sciences Po, 1977-1983 : Administrateur responsable des collections spéciales (périodiques, travaux universitaires, microdocuments) à l'Institut universitaire européen à Florence, 1984 : Conservateur, responsable du Service de gestion des périodiques de Sciences Po.

    «SCIENCES PO», QU'EST-CE QUE C'EST EXACTEMENT ?

    C'est d'abord la Fondation nationale des sciences politiques créée par une ordonnance du 9 octobre 1945; elle regroupe environ 500 personnes, administratifs ou chercheurs, gère l'Institut d'études politiques, les Services de documentation et de nombreux centres de recherche en science politique, économie, histoire contemporaine...

    Mais c'est aussi, bien sûr, l'Institut d'études politiques de Paris, créé en 1945, il a remplacé l'Ecole libre des sciences politiques fondée elle-même en 1872. Depuis 1984, il a le statut de «Grand établissement».

    Sciences Po, c'est trois années d'études mais aussi des 3e cycles et des préparations à des concours administratifs, soit 5.400 étudiants et 900 professeurs. Pour embrouiller tout le monde, l'administrateur de la FNSP est aussi le directeur de l'IEP !

    LES SERVICES DE DOCUMENTATION DE LA FNSP

    Ils comprennent la bibliothèque, le service des périodiques et le centre de documentation et regroupent environ 100 personnes (moitié personnel technique et moitié personnel scientifique). Ils accueillent environ 10.000 lecteurs : étudiants de l'IEP, professeurs, chercheurs, anciens élèves et étudiants extérieurs. La bibliothèque est CADIST de science politique mais le fonds couvre l'ensemble des sciences sociales. Il comprend 700.000 volumes de monographies et de périodiques, 12.000 dossiers de coupures de presse et s'accroît annuellement de 12.000 volumes de monographies et de 42.000 fascicules de périodiques ainsi que de 400 nouveaux dossiers de presse et de quelques centaines de microdocuments.

    LES PERIODIQUES

    On peut estimer le fonds des périodiques à 10.000 titres dont 3.300 courants. Ils représentent environ 280.000 volumes et occupent 8.919 mètres linéaires (m/1) dans les magasins et 416 m/1 dans les salles de lecture. Il n'y a donc que 4,5 % des périodiques en accès direct.

    Les magasins sont soit rue Saint Guillaume sous les salles de lecture : 3.619 mètres sont occupés par les périodiques ; soit à la Porte Dauphine, dans les sous-sols de l'Université de Paris Dauphine : 5.300 m/1 de rayonnages sont occupés par les périodiques.

    La capacité totale des magasins étant de 21.943 m/1, les périodiques avec leurs 8919 m/1 en occupent 40 %.

    La communication des périodiques

    Les demandes satisfaites (ouvrages et périodiques) ont été en :

    • 1985 de 135.160 dont 32.000 pour les périodiques
    • 1986 de 141.200 dont 32.500 pour les périodiques

    Les périodiques communiqués représentent donc 23 % environ de la demande globale. En 1986, 3191 demandes concernaient les périodiques conservés à l'annexe Dauphine, c'est-à-dire publiés avant 1971, soit à peine 10 % de la demande des périodiques. Par ailleurs, une étude menée en 1987 sur les demandes de prêt de 4 mois (janvier-avril) qui représentent la moitié de la communication annuelle, a montré que la demande pour les années 1971-1975 ne représentait que 5,5 % des demandes portant sur les années 1971 à 1986, soit 12 demandes par jour. Nous avons donc transporté les années 1971-1975 des périodiques dans l'annexe Dauphine.

    Un chiffre à retenir : 23 % de la communication contre 40 % d'occupation des magasins.

    LA CONSERVATION DES PERIODIQUES

    I - Que faut-il conserver et combien de temps ?

    II - Comment ?

    III - où ?

    / - CONSERVER/ELIMINER

    Quels critères utiliser pour faire un choix dans les publications reçues ?

    • Premier critère : Est-ce encore con-servable ? (le papier journal ou de mauvaise qualité de certaines revues se détruit rapidement au contact de l'air et de la lumière).
    • Deuxième critère : Est-ce bien notre domaine (sciences sociales) ? La revue a-t-elle été dépouillée, c'est-à-dire signalée dans notre Bulletin analytique de documentation politique, économique et sociale contemporaine?
    • Troisième critère : La revue est-elle disponible dans beaucoup, voire une autre bibliothèque parisienne relativement accessible ? Une publication que nous avons également reprend-elle ces informations ? ex : un bulletin mensuel de statistiques et un annuaire de statistiques.
    • Quatrième critère : Est-ce encore utile et à qui ? (critère éminemment subjectif à utiliser avec précaution lorsque l'on a aussi une clientèle de chercheurs).

    Nous avons été récemment confronté à un problème d'élimination dans 2 magasins différents pour des publications entre 1840 et 1970. Après un inventaire sommaire indiquant l'état de la publication et son métrage, de nombreuses réunions avec des collègues de différentes spécialités, des contacts avec les chercheurs de 1 'FNSP, la consultation du CCN et de nombreux contacts téléphoniques avec d'autres bibliothèques pour les candidats à l'élimination, soit 4 mois de travail, nous avons pu libérer 452 m/1. Les périodiques ont été jeté ou donné (selon leur état et leur intérêt) à d'autres bibliothèques : Centre national de prêt, BDIC, bibliothèques universitaires de création récente ou bibliothèques très spécialisées pour compléter leurs collections. ELIMINER est une opération nécessaire mais difficile et qui prend beaucoup de temps.

    II - CONSERVER oui mais COMMENT?

    En reliant le plus possible les 8° et les 4°, c'est-à-dire les formats entre 18 et 33 cm. Reliure pleine toile ou dans certains cas reliure «maison» : cartonnages, filmolux, pinces ; mais aussi en les mettant dans des boîtes ouvertes ou fermées selon la fréquence de l'utilisation.

    Prix de la reliure pleine toile

    • Moyenne pour un 8° : 97 F. TTC
    • Moyenne pour un 4° : 161 F. TTC
    • Moyenne pour un F° 268 F. TTC

    La reliure des périodiques absorbe 84 % du budget reliure de la bibliothèque, soit 210.210 Frs en 1987 pour les 250.000 inscrits au budget.

    Pour cette somme, nous avons pu faire relier 1.522 volumes en 1986 et 1.358 en 1987 ; le prix de la reliure augmente chaque année. Un accord avec l'IEP de Bordeaux nous permet de faire relier d'autres périodiques et nous arrivons ainsi à relier 1.600 titres, soit presque la moitié des périodiques courants (3.300).

    III - DANS QUEL MAGASIN ?

    Rue Saint Guillaume : magasin de 3.619 m/1. Le meilleur endroit pour une consultation rapide. Il faut compter 30 minutes pour obtenir communication d'un ouvrage ou d'un volume de périodique. Mais le magasin n'est pas assez grand pour loger tous les livres et les périodiques et au-delà de 10 ans, la demande de périodiques diminue fortement.

    Annexe Dauphine : magasin de 5.300m/l. Inconvénients : il faut attendre de 24 à 48 h pour obtenir un volume de périodique ou un ouvrage selon l'heure à laquelle on a déposé sa demande. Les grands formats (35 à 75 cm de haut), déjà fragilisés par l'ancienneté du papier et de la reliure (années entre 1840 et 1967), par les manipulations de plusieurs générations de lecteurs, supportent mal toutes ces manipulations de chargement et de déchargement et l'on ne peut en rapporter beaucoup à la fois. Nous manquons de place rue Saint Guillaume pour entreposer les volumes venant de Dauphine pendant 2 à 3 jours, en attente du lecteur demandeur. Il faut également équiper les volumes sortant pour la première fois du magasin de Dauphine d'une étiquette «Annexe Dauphine» pour pouvoir identifier leur magasin d ' origine au retour du prêt.

    Essai d'évaluation du coût du magasin annexe de Dauphine dont nous ne sommes pas propriétaires.

    Frais de location: la simple location du local revient à environ 11 F. le m/ 1 par an.

    Travaux : Il a fallu clore les parcelles de parking, installer le chauffage, l'électricité, la ventilation, protéger le magasin contre les infiltrations d'eau, installer le téléphone. Tous ces travaux ont certainement coûté moins cher que l'achat d'un entrepôt dans Paris et de son aménagement.

    Entretien : Dépenses d'électricité, de téléphone, de chauffage, de nettoyage, d'entretien de la ventilation... Ces dépenses sont sans doute comparables à celles des magasins rue Saint Guillaume à surface égale.

    Liaison entre la rue Saint-Guillaume et l'annexe Dauphine :

    Achat d'une estafette Renault 5 auquel il faut ajouter les dépenses d'essence et d'entretien.

    Agent de bibliothèque : Une personne assure toute l'année ce service et fait en même temps les livraisons sur son trajet. Il ne s'agit pas là d'un poste supplémentaire mais d'un déplacement du lieu de travail.

    Equipement : Les 5.300 m/1 sont équipés en rayonnages pour 8° et 4° et F° dont les prix reviennent à 150 F. le m/1 pour les 8° et les 4° et à 200 F. le m/1 environ pour les F°

    5.165 m/1 à 150 F. = 774.500 F.

    135 m/1 à 200 F. = 27.000 F.

    Total : 801.500 F.

    A cet équipement de base, il faudrait donc ajouter le coût des travaux d'aménagement, de l'entretien et de la location annuelle dont les chiffres sont actuellement difficiles à extraire de la comptabilité globale de la FNSP. Il faudrait pouvoir le comparer avec le coût des magasins rue Saint-Guillaume dont nous sommes propriétaires depuis plus d'un siècle.

    Après avoir tracé les grandes lignes d'une étude sur le coût de la conservation des périodiques, j'ai choisi d'étudier plus en détail le coût de la conservation d'une catégorie de périodiques : les grands formats de 35 à 75 cm de hauteur qui à Sciences Po sont en général des journaux ou hebdomadaires d'informations politiques et générales ou économiques ou encore des feuilles d'informations de partis politiques, de syndicats, de mouvements politiques, associatifs...

    LE COUT DE LA CONSERVATION DES PERIODIQUES DE GRAND FORMAT.

    Les magasins :

    • 1.000 m/1 environ rue Saint-Guillaume,
    • 135 m/1 à l'annexe Dauphine.

    Annexe Dauphine : Les journaux sont reliés et conservés sur des rayonnages suffisamment profonds pour les protéger de l'air et de la lumière, malgré cela, ils s'autodétruisent lentement. Le papier journal résiste mal à l'usure du temps et les reliures les plus anciennes sont abîmées, parfois cassées, sous l'action conjuguée de la communication à des générations de lecteurs, des déménagements successifs et des transports actuels. Les volumes les plus anciens datent de 1840 et les plus récents de 1967. La réparation d'un volume d'un grand journal comme Le Temps (hauteur 75 cm) était estimée en 1987 à 350 F.

    Rue Saint-Guillaume : Les rayonnages en place ne sont pas adaptés aux grands formats, les volumes reliés dépassent des tablettes et prennent la poussière, les autres journaux non reliés sont stockés pliés en deux et ficelés par mois. Ils s'autodétruisent plus ou moins rapidement selon la qualité du papier et la fréquence de la manipulation (communication ou déplacement) sous l'action de la lumière et de la poussière. Certains titres jugés précieux ont été pliés dans des pochettes de toile et sont au moins à l'abri de la poussière et de la lumière en attendant la mise au point du plan de conservation.

    Comment conserver ces grands formats :

    3 solutions possibles : la reliure, les boîtes en carton, les microfilms ou microfiches;

    Reliure : le meilleur moyen de conservation à condition que les volumes ne soient pas trop épais et qu'ils soient rangés sur des tablettes suffisamment profondes (environ 50 cm). Inconvénients : - le coût de la reliure est souvent majoré du coût d'un deuxième abonnement, le premier étant passé sur la table de lecture est abîmé, voire déchiré ou égaré (dans une salle de lecture en accès direct, un choix de quotidiens et d'hebdomadaires est mis, chaque jour, à la disposition du public sur une grande table).

    Encombrement de 20 à 70 cm par an mais sur 35 à 75 cm de hauteur. Pas plus de 3 tablettes par rayonnage pour les plus grands.

    Impossibilité de photocopier les journaux reliés, les machines à photocopier courantes étant pour le format A4/A3 et non A2/A1.

    Boîtes en carton neutre de 4 cm de côté fermées par des rubans

    Bon moyen de conservation puis-qu'elles abritent le journal de la poussière et de la lumière, mais il faut qu'elles soient très pleines pour que le journal ne glisse pas à l'intérieur. On peut facilement faire des photocopies et le coût de la boîte est faible : de 25 F. à 32 F. la boîte selon la hauteur et la largeur.

    Inconvénients : Il est facile de prendre un numéro dans une boîte et l'agent qui assure la commumnication n'a jamais le temps de vérifier le contenu de la boîte avant et après communication. Encombrement à peu près égal à celui des volumes reliés : 20 à 72 cm par an.

    Les rayonnages pour ranger les volumes reliés ou les boîtes coûtent environ 200 F. le m/1 en 50 cm de profondeur.

    Microfilms ou microfiches

    Il faut prendre en considération non seulement le coût de l'abonnement au microfilm mais aussi celui du lecteur de microfilms ou microfiches, du lecteur-reproducteur, du meuble de rangement et respecter certaines conditions hygrométriques.

    Coût d'un abonnement en microfilm : de 1.830 F. (l'Humanité) à 5.700 F. (The Times), par exemple.

    • Coût d'un lecteur de microfilms 35/ 16 mm : 22.000 F. pour un modèle à entraînement manuel et projection de l'image sur un plan incliné (modèle Dunkane distribué par Bell & Howell) ; entretien annuel : entre 2.330 F. et 3.550 F. selon le type de contrat.
    • Coût d'un lecteur-reproducteur : 40.000 à 50.000 F., les modèles les plus récents utilisent du papier ordinaire.
    • Coût d'un classeur polyvalent mi-crofilms/microfiches : 9.700 F. : le modèle Habilclass à 9 tiroirs peut contenir 567 boîtes carrées de 35 mm ou 594 boîtes rondes de 35 mm ou encore 70.000 microfiches très serrées.

    Il vaut mieux compter 50.000 à 60.000 microfiches selon le nombre de guides facilitant la communication.

    Dimensions de ce classeur : hauteur: 1,32 m., largeur : 56 cm, profondeur: 62 cm ; poids vide : 108 Kg. Le stockage d'une boîte de 35 mm revient à 17,10 F. et celui d'un microfiche 105 x 148 mm à 0,13 F. ou 0,19F.

    Conditions climatiques : les mêmes que pour les livres mais les microdocuments supportent mal les variations de température et la chaleur humide ; prévoir 18 à 20 ° et 50 % d'humidité.

    Une comparaison du coût de stockage de 4 journaux selon le moyen choisi, permet de mieux cerner le problème et de faire un choix entre les 3 modes de conservation.

    Le Monde : format : 34 x 50 cm

    1 abt table de lecture : 1.390 F.

    1 abt pour la reliure : 1.390 F.

    12 vols reliés à 245 F. : 2.940 F.

    = 4.330 F.

    ou :

    1 abt conservation : 1.390 F.

    15 boîtes à 28 F.: 420 F.

    = 1.810 F.

    ou :

    1 abt en microfilm : 4.044 F. (

    Research publications)

    Stockage (prix du rayonnage ou classeur et encombrement) :

    Relié : 12 vols = 60 cm ; 0,60 m. x 200 F. = 120 F.

    En boîtes : 4 cm x 15 = 60 cm ; 0,60 m. x 200 F. = 120 F.

    En mfm : 12 rouleaux = 48 cm ; 12 x 17,10 F. = 205,20 F.

    Conservation d'un abonnement relié: 1.390 F. + 4.330 F. + 120 F. = 5.840 F.

    Conservation d'un abonnement en boîtes : 1.390 F. + 1.810 F. + 120 F. = 3.320 F.

    Conservation d'un abonnement en mfm : 1.390 F. + 4.044 F. + 205,20 F. = 5.639,20 F.

    Le Figaro : format 40 x 54 cm.

    1 abt table de lecture : 1.811 F.

    1 abt reliure: 1.811F.

    12 vols reliés à 295 F. : 3.540 F.

    = 5.351 F.

    18 boîtes à 30 F. 540 F.

    Abt au microfilm : 4.400 F. environ.

    Stockage :

    relié : 12 volumes = 70 cm et 140 F. de rayonnage

    En boîtes : 18 boîtes x 4 cm = 72 cm et 140 F. de rayonnage

    En mfm, 12 rouleaux = 48 cm et 12 x 17,10 F. = 205,20 F. de classeur

    Conservation d'un abonnement relié: 1.811 + 5.351 + 140 = 7.302 F.

    Conservation d'un abonnement en boîtes: 1.811 + 540 + 140 = 2.491 F.

    Conservation d'un abonnement en mfm : 4.400 + 205,20 = 4.605,20 F.

    La Croix : format 28 x 40 cm.

    1 abonnement table de lecture : 1.312F.

    (pas d'abonnement pour la reliure)

    12 boîtes à 28 F. : 336 F.

    Abonnement au microfilm : 2.820 F.

    Stockage :

    En boîtes : 12 x 4 cm = 48 cm ; 96 F. de rayonnage

    En microfilm : 6 x 4 cm = 24 cm et 6 x 17,10 F. = 102,60 F.

    Conservation d'un abonnement en boîtes : 1.312 + 336 + 96 = 1.744 F.

    Conservation d'un abonnement en microfilm: 1.312 + 2.820 + 102,60 = 4.234,60 F.

    The Financial Times :

    format 39 x 56cm.

    1 abt table de lecture : 1.630 F.

    12 boîtes à 30 F. : 360 F.

    1 abt au microfilm : 4.620 F.

    (Research Publications)

    Stockage :

    En boîtes : 12 x 4 cm = 48 cm ; 96 F. de rayonnage

    En mfm : 12 x 4 cm = 48 cm ; 205,20F. de classeur

    Conservation d'un abonnement en boîtes : 1.630 + 360 + 96 = 2.086 F.

    Conservation d'un abonnement en microfilm : 4.620 + 205,20 = 4.825,20F.

    Ces 4 exemples nous montrent que pour des journaux qui vont sur la table de lecture, la conservation sous forme de microfilm revient moins cher que la conservation reliée mais l'écart n'est pas toujours très grand (Le Monde : 5.639 F. en mfm et 5.840 F. relié). Par contre, la conservation en boîtes, même en prenant un deuxième abonnement pour la conservation, revient beaucoup moins cher que le remplacement par un microfilm (Le Monde : 3.320 F. en boîtes et 5.639 F. en mfm) ; et si on se contente d'un seul abonnement conservé en boîtes, la différence est vraiment importante : (La Croix : 1.744 F. 1 seul abonnement en boîtes contre 4.234 F. pour le microfilm).

    La conservation des journaux sous forme de microfilm ou de microfiche est, par contre, intéressante du point de vue occupation des magasins et rapidité de la communication puis-qu'on peut les conserver rue Saint-Guillaume. 2 classeurs décrits plus haut, côte à côte, occupent au sol lml2 en largeur et le même espace en profondeur que 2 rayonnages à tablette de 50 cm. Dans les classeurs, on pourra ranger 1.134 rouleaux de 35 mm en boîtes, soit en moyenne 94 années. Dans des rayonnages double face de tablettes de 50 cm sur 3 hauteurs de 80 cm, on pourra ranger 168 boîtes, soit en moyenne : 14 années (pour 1,12 m au sol) ; les volumes reliés occupent plus ou moins la même place.

    L'exemple suivant de remplacement d'une collection sur papier encombrante, peu utilisée mais nécessaire, par une série de microfiches montre que l'on peut même parfois réduire le coût d'acquisition de ces microdocuments.

    Journal officiel de la République française : Série Lois et décrets : 1869-1920 et 1941-1957 :

    27.350 F. TTC

    Série Débats de l'Assemblée et du Sénat : 1881-1940 et 1945- ou 1946 à 1957 : 23.090 F. TTC.

    Total : 50.440 F. TTC

    Le prix payé grâce à une remise sur une partie de la collection a été de 46.840 F., la revente des volumes reliés nous a rapporté 23.000 F. Le coût de ce remplacement est donc de 23.840 F. Les 40m50 libérés dans cette salle de lecture ont pu accueillir des ouvrages de référence et des cours à la grande satisfaction des lecteurs. La solution idéale pour Sciences Po du point de vue de l'espace occupé et de la rapidité de la communication, -serait la conservation de ses collections de journaux sous forme de microfilms, mais le remplacement de collections déjà anciennes est tout de même coûteux lorsqu'on n'a pas de volumes reliés à revendre. Avant de se lancer dans cette entreprise, il est nécessaire de faire un plan de conservation sans doute mixte, reliure, boîtes et microfilms en fonction du taux d'utilisation, de l'existence du microfilm et de l'intérêt du journal, la conservation pouvant être limitée à quelques années. Par ailleurs, un lecteur mobilisant un appareil de lecture, il faut prévoir l'acquisition d'appareils de lecture supplémentaires et d'un nouveau lecteur-reproducteur de qualité, à papier ordinaire comme les photocopieuses actuelles. Il faut aussi améliorer le confort de la salle de lecture des microdocuments ainsi que ses horaires d'ouverture. L'économie réalisée sur le coût de stockage pourrait être répercutée sur le lecteur et le coût de la photocopie d'une image de microfilm ou microfiche ramenée au prix des autres photocopieuses, soit 50 centimes environ.

    CONCLUSION

    De toute façon, la conservation journaux n'est que la partie émergée de l'iceberg, la plupart des bibliothèques étant d'abord confrontées au problème de la conservation desrevuesdeformat8°et 4°. Combien de temps faut-illesconserver ? La réponse n'estpasfacile à donner et peut varier enfonction des disciplines,mêmesionserend compte que la demande concerne surtout les dix dernières années et diminue fortementpourlesannées antérieures. Certaines revues sont fondamentales et doivent être conservées dans chaque bibliothèque concernée mais d'autres beaucoup moins demandées pourraient être conservées en 1, voire 2exemplaires au lieu de 5 ou 10 actuellement. Est-ce rêver que d'imaginerlesbibliothèques parisiennes se regroupant dans un consortium pour aménager une usine désaffectée ou faire construire un grand magasin à livres dans une campagne bien des-servieparletrain,à moinsde100 Km de Paris ? On y conserverait 1 ou 2 exemplaires en bon étatde chaque titre et non plus de 5 à 10 comme maintenant. La technologie moderne telle que la télécopie permettrait de transmettreàdistance dans chaque bibliothèque, les photocopies des articles sélectionnés à travers les innombrables bibliographies, bases de données, citations en bas de page...Legainencoûtde stockage permettrait de ne pas faire payer à l'usager le coût réel dela télécopie. La Library Association estime ce coût à 2 F. la page. Les prix des télécopieurs varient de 6.000à15.000F.ence moment, mais leur technologie progresse très vite et le prix des appareils baisse. Une salle de lecture aménagée dans ce grand magasin à livres permettrait à ceux désireux de faire des études sur le contenu d'une revue à travers lesâgesdetravailler sur et avec une édition papier. Continuons à rêver: laplacerécupérée dans les magasinsdechaquebiblio-thèque pourraitpeut-êtrepermettre de les transformer partiellement en salles de lecture avec des revuesen accès direct. Les collections fondamentales ou simplement récentes seraient ainsi beaucoup plus utilisées que maintenant