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Le catalogue Collectif International et Interdisciplinaire de doubles (C.C.I.D.)

1990
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    Le Catalogue Collectif International et Interdisciplinaire de doubles (C.C.I.D.)

    Un nouvel outil de gestion

    Par Pierre-Marie BELBENOIT-AVICH, Conservateur Bibliothèque Universitaire de Lyon, section santé.

    Nous avons tous, dans nos bibliothèques des problèmes avec nos collections de périodiques, quels que soient la taille de notre établissement ou le nombre des abonnements que nous gérons. Un des plus importants est celui des lacunes. Vous le savez, ces trous dans les collections peuvent avoir diverses causes : le fascicule n'est pas arrivé pour une raison quelconque et l'éditeur ne veut pas le remplacer gratuitement ou il le déclare épuisé. Autre cause : le fascicule a été volé ou lacéré ou encore égaré lors d'un envoi en prêt-inter et là encore, il n'est pas possible de le racheter. Bref, nos services de périodiques sont souvent aux prises avec un nombre important de recherches de numéros manquants. Et que répondre au lecteur qui vous dit : «Je cherche tel numéro et je n'ai trouvé justement que le précédent ou le suivant», sinon que nous le savons bien mais que nous n'arrivons plus à nous le procurer.

    En même temps, et vous le savez aussi, nous sommes envahis, submergés parfois de doubles dont nous n'avons que faire. De quoi s'agit-il ? d'erreurs d'acheminements postaux ou de routages défectueux d'éditeurs. Cela arrive tous les jours et comme on me l'a dit «les numéros que vous recevez en double sont justement ceux qui manquent ailleurs...». Autre sorte de doubles : ceux qui sont donnés par des laboratoires de recherches, des éditeurs, des chercheurs qui se débarrassent souvent, disons-le, de tout ce qui ne les intéresse pas ou plus et qu'ils ne veulent pas détruire eux-mêmes.

    Paradoxe donc : des lacunes d'une part, stock de doubles important, d'autre part. Et pour venir à bout de ces deux problèmes, nous avons tous utilisé pendant longtemps et beaucoup utilisent encore les fameuses listes de doubles et lacunes. Mais quel travail pour les élaborer, pour les traiter et, à l'autre bout de la chaîne, pour les étudier. Que de kilomètres parcourus en magasin à vérifier si nous manquions de tel ou tel fascicule proposé en don, pour s ' apercevoir dans l'immense majorité des cas que, justement, c'était le suivant qui nous manquait. Et quand, par chance, celui que vous cherchiez figurait bien sur la liste, vous le cochiez triomphalement pour recevoir fréquemment, un peu plus tard, la réponse : «déjà donné ailleurs»!

    Ou bien, s'agissant de listes de lacunes envoyées par nos collègues, combien de temps passé dans nos stocks de doubles à voir si nous avions ou non ces fascicules. Combien d'entre nous ont fini par renoncer à étudier les listes de lacunes par manque de temps, alors même qu'ils avaient des chances de posséder tel ou tel des documents demandés.

    Combien aussi ont arrêté de travailler sur les listes de doubles en raison de la faible rentabilité de ce travail ?

    C'est donc pour mettre en rapport les collègues qui cherchent des numéros de périodiques et ceux qui ont des doubles -et nous sommes toujours à la fois, l'un et l'autre- qu'avec le S.U.N.I.S.T., nous avons eu l'idée de créer un fichier automatisé de Doubles, catalogue collectif en ligne alimenté et interrogeable continuellement mais qui serait un simple support informatique, chaque bibliothèque participante continuant bien évidemment à gérer matériellement son propre fonds de doubles. En d'autres termes, à l'image du C.C.N., le C.C.I.D. se veut un catalogue de notices de doubles, alimenté et utilisé par tous ses membres.

    Ouvert à l'automne 1987, il fut d'abord accessible aux seules bibliothèques universitaires médicales françaises, pour deux raisons : d'abord parcequ'elles sont grandes demandeuses et utilisatrices de doubles et également parce que, personnellement, je travaille dans une section Santé. Mais la demande de collègues d'autres disciplines nous força à nous ouvrir à d'autres domaines et très rapidement la base devint pluri-disciplinaire. Par ailleurs, sans attendre très longtemps, nous accueillîmes d'autres pays : Espagne, Suisse, Belgique, Italie, alors que, grâce à une communication au Deuxième Congrès Européen des Bibliothèques Médicales, nous attirions sur cette réalisation, l'attention de nos amis étrangers. Parallèlement, le nombre des fascicules n'a pas cessé d'augmenter : 55.000 en mai 1988, 65.000 en juin, 90.000 en septembre, pour atteindre près de 115.000 aujourd'hui, répartis chez 60 membres. Notons au passage que toutes les disciplines sont bien représentées : sciences, médecine, pharmacie, lettres, sciences économiques, voire même, récemment, la lecture publique.

    C'est devant cette pluridisciplinarité et cette internationalisation que nous avons profondément modifié la base. D'une part, elle a pris, à l'automne dernier, le nom de C.C.I.D. : Catalogue collectif international et interdisciplinaire de doubles, ce qui temoigne bien de ses caractéristiques fondamentales. D'autre part, nous avons, avec le S.U.N.I.S.T., complètement refait le logiciel pour le rendre plus performant et plus rapide. Disons en passant que le logiciel est accessible en français et en anglais et que le guide d'utilisation et la brochure informative sont rédigés, l'un et l'autre, aussi en italien.

    Voyons maintenant le logiciel du C.C.I.D. Et, tout d'abord, je voudrais dire que ce qui est fondamental, c'est la notion de volume, pas de titre ou d'année, mais de volume, parce que vous pouvez avoir pour un périodique donné, plusieurs volumes par an. C'est la notion de base : il s'agit de savoir ce que vous possédez en double pour un volume donné d'un titre précis et en quelle quantité. C'est pourquoi, que ce soit en saisie, en modification ou en recherche, le système vous demandera toujours avec précision de quoi vous parlez. Au niveau de la saisie, tout d'abord, vous pouvez, pour un titre donné, soit proposer un volume en détail, si vous ne possédez que quelques fascicules, soit, au contraire, le proposer globalement.

    Bien entendu, le système vous demande en combien d'exemplaires vous possédez ce double, qu'il s'agisse d'un volume entier, d'un fascicule ou d'un supplément. Cette notion de quantité est très importante car, à l'évidence, vous pouvez avoir tel numéro en trois exemplaires et tel autre simplement en un. La nouvelle version du logiciel a aussi prévu le cas des périodiques à parution annuelle, type : Annual review of... qui n'ont donc qu'une livraison, comme on dit, par an. Là aussi, il faut préciser la quantité et le numéro du volume. Vous pouvez aussi inscrire la cote du titre concerné, si vos doubles sont ainsi classés.

    Naturellement, mais je ne m'étendrai pas là-dessus, un guide d'utilisation vous indique de façon précise comment travailler.

    Cependant, la saisie ne suffit pas. Et il a fallu ajouter des modules de modification. Pourquoi ? Eh bien, parce que vous pouvez avoir reçu d'autres exemplaires d'un fascicule déjà saisi ou d'autres fascicules d'un volume déjà inscrit, etc. Vous voyez, l'un des traits fondamentaux du C.C.I.D. est d'être vivant, je dirai interactif, en modification constante entre, si j'ose dire, fournisseurs et demandeurs de doubles.

    J ' aj oute que lorsqu ' on vous demande un fascicule, la quantité que vous avez inscrite diminue d'elle-même : on dit, par un terme technique qu'il y a décrémententation automatique. Il y a enfin l'interrogation lorsque vous êtes à la recherche d'un fascicule ou d'un volume. Vous pouvez, soit voir tout ce qui est proposé dans le C.C.I.D. pour un titre précis, soit spécifier l'année et commander ce document ensuite. Je précise que l'envoi des fascicules est gratuit, seul le port, éventuellement, peut être remboursé par le destinataire.

    Parlons maintenant da la messagerie: le C.C.I.D. est une des rares bases à posséder une messagerie intégrée, c'est-à-dire que votre demande d'un fascicule est automatiquement transmise dans la boîte aux lettres de celui qui l'a proposé, avec toutes vos coordonnées pour l'expédition postale.

    Mais le bon fonctionnement du C.C.I.D. impose à tous ses membres une très grande discipline dans la gestion de leurs doubles. Au niveau du bulletinage, il faut q'un fascicule déclaré double et saisi dans la base soit bien un double, c'est-à-dire qu'on n'ait pas fait d'erreur. Autre impératif : une rigoureuse gestion des doubles. L'habitude existe souvent pour le personnel, de se servir directement dans le propre fonds de doubles de la bibliothèque pour pallier les disparitions de fascicules. Prenons un exemple : si vous avez mis en 1986, tel fascicule dans les doubles et qu'il vous manque quelques années plus tard, vous l'y reprendrez et c'est tout à fait normal. Le C.C.I.D. a prévu en modifications, cette possibilité. Mais il faut de façon absolue que ces opérations internes soient signalées à la personne localement chargée des doubles pour qu'elle modifie la quantité saisie au C.C.I.D.

    Comprenez le bien : tant qu'on travaillait sur des listes papier, les autres collègues ne savaient pas en combien d'exemplaires était disponible tel fascicule et de toute façon, il avait pu être donné à d'autres. Mais en informatique, on ne peut pas travailler avec la même approximation que lorsqu'il s'agissait de listes papier. Le C.C.I.D. est un outil très simple, et nous l'espérons, performant. Ceux d'entre vous qui l'ont vu en démonstration aujourd'hui, ont pu en juger. Encore faut-il l'alimenter de données justes, si vous voulez que vos interlocuteurs soient exactement renseignés.

    Autre chose encore : si vous décidez de saisir des années antérieures de doubles, il faut que votre saisie corresponde exactement à ce que vous possédez, c'est-à-dire qu'il faut commencer dans ce cas, par un inventaire de vos doubles. N'oubliez pas la rigueur qui est nécessaire.

    Et maintenant, pour conclure : quel avenir pour le C.C.I.D. ? Nous nous orientons vers plusieurs directions, premièrement une ouverture vers différentes sortes de bibliothèques. Déjà maintenant, le C.C.I.D. n'est pas l'affaire des seules B.U. et il a comme membres des instituts de recherche agronomique, des écoles de métallurgie, des instituts d'étude en informatique, etc... Mais il serait souhaitable d'accentuer cette diversification, et de compter encore plus de B.U. De toute façon, il n'y a pas d'exclusive, toutes les bibliothèques qui le désirent, tous les centres de documentation peuvent nous rejoindre, venant même encore d'autres pays. A l'aube de 1992, le C.C.I.D. sera-t-il un des premiers catalogues européens ?

    Cette ouverture peut concerner aussi le secteur privé. Je voudrais insister aussi sur ce point : le C.C.I.D. n'est pas le domaine réservé d'une catégorie d'établissements. Tous ceux -et ils sont nombreux- qui sont concernés par le problème des doubles et des lacunes de numéros de périodiques peuvent entrer au C.C.I.D. Je précise, à ce sujet, que la procédure d'inscription est très simple : il suffit de demander un contrat de service et un mot de passe au S.U.N.I.S.T., à l'Isle d'Abeau.

    Notre deuxième objectif est d'ouvrir la base aux agences d'abonnements dans des limites très précises, c'està-dire qu'elles pourront rechercher les fascicules qui leur sont demandés par leurs clients et les acheter aux bibliothèques qui les possèdent et qui, j'insiste là-dessus, acceptent de les leur vendre. Nous pensons que cela incitera plus encore les membres du C.C.I.D. à saisir leurs doubles puisqu'ils auront la possibilité non négligeable de les vendre. Par ailleurs, les agences paieront un prix horaire plus élevé que les bibliothèques et cela permettra de continuer à améliorer le logiciel. Ce sera d'autant plus utile que le C.C.I.D. ne reçoit aucune subvention et ne fonctionne pour l'essentiel que grâce au S.U.N.I.S.T. qui a pris cela à coeur.

    Nous espérons enfin en 1989, pouvoir réaliser une disquette pour saisir et modifier les données en local. Nous savons bien comme elle est attendue par les utilisateurs du C.C.I.D. et comme elle multipliera le nombre des documents saisis. Mais nous nous heurtons à un problème de financement.

    Pour terminer, je dirai ceci : pendant longtemps, on a pensé, on a dit même que les doubles ne servaient à rien et qu'il n'y avait qu'une chose à faire avec eux, c'était de les détruire. Un tel raisonnement méconnaît une réalité fondamentale, à savoir que d'autres peuvent avoir besoin des richesses inutilisées que nous possédons, et l'inverse. Tous, nous avons, en ce domaine, un jour, besoin des autres. C'est grâce à un nombre d'utilisateurs croissant et à une quantité de fascicules proposés toujours plus importante que le C.C.I.D. pourra continuer à jouer son rôle de coopération pour permettre à chaque bibliothèque d'offrir à ses lecteurs des collections de périodiques aussi complètes que possible.