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    L'association des utilisateurs de GEAC

    Par Emmanuel Dousset, Conservateur BM Saint-Etienne

    Historique

    La coopération entre utilisateurs des systèmes GEAC s'est effectuée d'abord par la constitution d'un club informel. À partir de 1990, du fait du nombre croissant de sites et de leur diversité, il nous est apparu nécessaire de nous structurer en association régie par la loi de 1901. Nous nous sommes donnés pour titre :

    Association des utilisateurs des systèmes de GEAC Computers France

    et pour buts :

    • 0« de promouvoir la coopération entre utilisateurs »,
    • * » de participer à l'évolution des systèmes informatiques GEAC »,
    • d'être un moyen de communication commun avec les constructeurs, les pouvoirs publics, les organismes publics, parapublics ou privés, traitant des problèmes liés à l'utilisation desdits moyens informatiques ».

    En revanche :

    « l'association ne peut imposer aucune orientation d'ordre technique ou financier à ses membres » ; bien que nos statuts nous autorisent d'autres moyens de financement, notre trésorerie n'est constituée que des seules cotisations des membres.

    Nous avons donc une totale indépendance vis-à-vis de notre fournisseur au plan financier et organisationnel.

    Composition

    À ce jour, notre association est constituée de 98 établissements clients :

    • * 58 utilisant le logiciel ADVANCE
    • * 14 utilisant le logiciel VUBIS
    • * 12 utilisant le logiciel GLIS
    • * 7 utilisant le logiciel PLUS
    • * 7 utilisant le logiciel LIBS 100

    Partant du principe que le Conseil d'administration est représentatif, citons sa composition : BNF - BPI - Médiathèque de la Cité des Sciences et de l'Industrie - Bibliothèque Centrale du Service de Santé des Armées - Bibliothèque ENS Cachan - SCD Lyon 3 - SCD Paris 13 - SCD Metz - Bibliothèque du MNAM - Bibliothèques municipales de Blois, de Saint-Étienne, de Dijon, de Mont-brison - Bibliothèques départementales des Yvelines, du Cher, du Puy-de-Dôme - Bibliothèques du Syndicat d'agglomération nouvelle de Saint-Quentin-en-Yvelines - de-Marne-La-Vallée - de Cergy-Pon-toise. Cette énumération a surtout pour objet de montrer la diversité de nos adhérents.

    En résumé : 5 systèmes de logiciel et des établissements de toutes sortes ; cela nécessite une certaine organisation.

    Organisation

    Nous avons donc constitué par système logiciel des sous-ensembles nommés « ASSEMBLEE ». Il y a eu d'abord l'assemblée des sites ADVANCE et l'assemblée des sites GLIS puis, suite à des rachats de notre fournisseur, l'assemblée des sites LIBS et l'assemblée des sites VUBIS. Enfin pour répondre aux besoins des nouveaux clients, nous créons l'assemblée des sites PLUS.

    Chaque assemblée dispose d'une autonomie financière et organisationnelle établie.

    Elle propose à l'assemblée générale la constitution de groupes de travail thématiques. À titre d'exemple, les sites ADVANCE disposent de 6 groupes : « Nouvelles versions » - « Périodiques » - « Éditions/Statistiques » - « Acquisitions - OPAC » - Prêt déporté ,.

    En revanche, nous ne souhaitons pas que se créent des groupes formels par type de bibliothèque, afin de garder à notre organisation une homogénéité et pour éviter des demandes d'amélioration qui pourraient s'avérer contradictoires.

    En effet les groupes élaborent des spécifications de développement qui sont, après validation par l'assemblée des sites, demandées à GEAC et négociées à titre gracieux ou onéreux.

    En plus de cette organisation par logiciel, nous avons constitué trois groupes de travail communs à tous :

    • * « Récupération de données bibliographiques » qui travaille sur les codes de fonctions, les formats d'échange, etc. Il est notre relais pour le groupe de la FULBI qui porte le même nom.
    • * « Interface comptable chargée d'étudier les liens possibles entre les systèmes de facturation de nos logiciels et la M14 ou le système NABUCO.
    • * « Serveur Z 3950 », dernier groupe mis en place suite à notre journée d'étude sur ce thème.

    Il me semble important de signaler que chaque structure dispose d'un responsable et d'un correspondant nominatif chez GEAC.

    Nous avons en face de nous un fournisseur relativement important et structuré (environ 85 personnes, dont une cinquantaine pour les bibliothèques) : nous présentons une association forte, solidaire et organisée et je ne suis pas sûr qu'un simple club pourrait obtenir la même reconnaissance par GEAC.

    Acteur du changement

    Lieu d'action

    Elle nous permet de faire le point avec GEAC de ses projets de développement et de sa stratégie. Nous avons ainsi, en plus des rencontres régulières avec la direction française, pu rencontrer un membre du « directoire » international du groupe.

    C'est bien sûr, au travers des groupes, un lieu d'échange de savoir-faire, de formation et de partage d'expérience.

    La circulation et la diffusion des documents représentent également une charge non négligeable de travail (autorités - BNF - catalogage - FULBI - etc.)

    Nous avons organisé notre première journée d'étude sur Z 3950 dont nous considérons que le contenu et le nombre de participants (environ 60) ont été largement satisfaisants.

    En conséquence nous envisageons d'en organiser d'autres : Autorités, Marchés.

    Enfin « comme tout le monde nous voudrions pouvoir et savoir utiliser Internet : un groupe étudie cette question.

    Participation

    Quatre personnes nous représentent à la FULBI. Nous participons activement à cette fédération où nous essayons d'y être une force de propositions ».

    Nous avons tenté par trois fois une collaboration avec nos collègues d'Europe du Nord et d'Angleterre.

    Nous n'y renonçons pas et nous devrons probablement travailler plus étroitement avec les Belges, les Anglais et les Américains (particulièrement du Qué-bec) pour les logiciels VUBIS ADVANCE et PLUS.

    Acquis et gains

    Nous avons obtenu de GEAC un principe de commande groupée à tarif dégressif.

    Nous travaillons avec GEAC sur l'harmonisation des systèmes VUBIS et l'amélioration de la documentation. L'association a acheté pour les sites ADVANCE un petit développement que nous considérions comme urgent (nous ne voulions pas attendre les changements de version), relatif aux limitations d'interrogation de l'OPAC.

    L'association a organisé et pris à sa charge des formations pour les sites ADVANCE (dépense d'environ 45 000 F). Nous avons l'intention de recommencer cette opération.

    Les groupes de travail des sites GLIS ont élaboré des spécifications d'amélioration, dont les jours de travail pour le développement et l'installation ont été payés par l'association : cumulés, cela représente environ 100 000 F payés par l'association.

    L'association a obtenu une remise sur la maintenance du logiciel GLIS. Cette négociation permet, selon la taille des sites, une économie annuelle se situant entre 15 000 et 30 000 F (cela amortit largement la cotisation).

    L'association a obtenu l'engagement écrit que les systèmes GLIS seront maintenus jusqu'en fin 2002.

    Les sites GLIS se sont organisés pour étudier ensemble (démonstration, visites de sites, grilles d'analyse) plusieurs systèmes logiciels.

    Conclusion

    L'association ne se substitue pas au rapport bipartite client-fournisseur régi par des contrats propres à chacun. En ce sens elle n'est pas et ne veut pas être une association de consommateurs.

    Le but n'est pas de créer un groupe de pression par principe hostile à GEAC, mais de représenter une force collective et structurée pour faire prendre conscience à notre fournisseur des nécessités d'amélioration ; elle n'est donc pas non plus seulement un club de discussion.

    Je reprécise que nous n'avons aucune dépendance organisationnelle et financière vis-à-vis de quiconque. Nos cotisations (peut-être un peu élevées) nous le permettent sans problème.