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    Les acteurs de l'informatisation

    L'exemple de la Bibliothèque municipale de Blois

    Par Catherine Bony, Conservateur Bibliothèque municipale de Blois
    Par Dominique Lahary, Directeur adjoint BDP Val-d'Oise

    Dans le cadre de l'ouverture de la nouvelle bibliothèque Abbé-Grégoire, la ville de Blois a souhaité disposer d'un système d'information construit autour d'un système intégré de gestion de bibliothèque et de services multimédias: OPAC convivial, réseau de cédéroms, accès et serveur Internet. Il s'agissait d'une réinformatisation partielle puis-qu'une annexe disposait du système TOBIAS tandis que la centrale, auparavant située dans le château de Blois, n'avait jamais été informatisée mais avait bénéficié de la rétroconversion de son fonds ancien avec l'aide de la BNF.

    Avant

    À l'origine de ce projet, il y avait une volonté de la part des élus et des besoins exprimés par les professionnels. Les premiers recherchaient l'intégration du multimédia (cédéroms, Internet) ; les seconds attendaient également, et peut-être surtout, un système gérant les besoins quotidiens.

    Un chef de projet a été désigné au sein de l'équipe de la bibliothèque et une société de services locale engagée pour aider à la réalisation du cahier des charges. Elle a travaillé avec quatre membres du personnel. L'intervention d'une société non spécialisée dans le domaine des bibliothèques et jouant le rôle du candide peut être utile si, comme cela a été le cas, elle cherche à comprendre les besoins des utilisateurs et la réalité de l'offre du marché.

    À partir d'une analyse de l'existant, les besoins ont été définis et des grilles très précises ont été établies afin de dépouiller les réponses des sociétés à l'appel d'offres. Le service des marchés de la ville a aidé à la mise au point des documents réglementaires pour cet appel d'offres européen. Et bien entendu le service informatique municipal a participé à la définition des choix techniques, y compris à la décision de disposer d'un site Web.

    Une des difficultés pour les bibliothécaires est que les nouvelles technologies de l'information peuvent paraître intimidantes. Le risque serait de voir effectuer des choix par d'autres, en fonction de considérations qu'on a l'impression de ne pas maîtriser. Deux conseils peuvent être donnés : ne pas craindre de passer pour incompétent en posant des questions sur les aspects techniques, s'appuyer sur une analyse claire des missions et des besoins, et notamment du besoin primaire qu'est la gestion documentaire.

    L'implication du personnel est utile, à condition d'être très structurée, sachant que l'expérience d'une informatisation précédente peut être à double tranchant : avec le risque de résistance au changement.

    Après réception des candidatures, la commission d'appel d'offres effectue le choix final. Ni bibliothécaire ni informaticien n'y siègent mais ils peuvent être entendus comme conseillers.

    Pendant

    Durant la phase d'implantation du système d'information, le chef de projet poursuit son travail de coordination et l'administrateur du système fait son apparition pour assurer le suivi de l'installation sur le terrain. Il s'est agi d'un membre de l'équipe de la bibliothèque qui administrait auparavant le système TOBIAS.

    Deux comités vont en outre suivre le déroulement des opérations. Un comité de direction, composé du directeur du réseau de bibliothèques, du chef de projet et de représentants des sociétés Archimed et Geac, ainsi qu'un comité de pilotage (chef de projet, administrateur, chefs de projet des sociétés) qui suit pas à pas la mise en place du système.

    Au cours de cette phase, le projet subit l'épreuve des faits. Ce peut être l'occasion de constater que certaines exigences exprimées étaient finalement peu pertinentes tandis que d'autres qui auraient été importantes ont été omises.

    Après

    Chef de projet et administrateur abordent la phase d'exploitation quotidienne, tandis qu'un nouvel acteur fait son apparition pour s'occuper du suivi et de la gestion d'Internet. Il s'est agi à Blois d'emploi jeune. Dans un premier temps il a formé le personnel et il assure aujourd'hui une initiation du public. Il assure en outre la mise à jour du site Web.

    L'informatique et les nouvelles technologies n'ont de sens que si on sait ce qu'on veut en faire et que l'on a les moyens de le faire. Un réseau de cédéroms : cela s'installe et s'entretient. Un serveur Web également, les mises à jour sont indispensables. Et donner accès au public à Internet ne suffit pas : notre mission est d'orienter l'utilisateur, d'analyser l'information, de conseiller et de former.