Index des revues

• Jacques, Jean-François
  Le choix de la répartition thématique , p.58-59.
• Leport, Véronique, Vemeuil, Anne
  La constitution des collections d'un nouvel équipement , p.60-67.
• Lahary, Dominique
  En deçà, au-delà du module d'acquisition, p.68-72.
• Tarin, Marie-Joëlle
  acqweb, p.73-75.
• Belayche, Claudine
  Vade-mecum à l'usage des bibliothécaires, p.76-84.

La constitution des collections d'un nouvel équipement

La médiathèque Jean Rousselot à Saint-Quentin-en-Yvelines

Par Véronique Leport, Responsable Médiathèquejean-Rousselot
Par Anne Vemeuil, Responsable Service adultes

1 ntroduction

Le réseau des médiathèques de Saint-Quentin-en-Yvelines compte actuellement sept médiathèques et un bibliobus. Ces équipements sont répartis sur l'ensemble des communes qui forment la ville nouvelle. La future médiathèque Jean-Rousselot prend place dans un nouveau quartier de la ville de Guyancourt, en construction depuis cinq ans, qui achève l'urbanisation de la commune. Les urbanistes ont prévu un coeur de quartier avec des commerces, une maison de quartier et une médiathèque.

Le bâtiment, d'une superficie de 1 500 m2, abritera également sur 500 m2les locaux du bibliobus. Équipement de taille moyenne, il jouera un rôle de médiathèque de proximité pour les habitants de Guyancourt et viendra s'insérer dans le réseau documentaire de la ville. Son ouverture est prévue début 2002. Une équipe de dix personnes a été mise en place en avril 1999 pour préfigurer l'équipement : suivi delà construction, constitution de la collection, travail sur le mobilier, réflexions sur le fonctionnement et démarrage des partenariats.

Missions et principes de conception de l'équipement

Au-delà des missions traditionnelles définies dans le réseau des médiathèques de Saint-Quentinen-Yvelines, cet équipement se distingue par deux caractéristiques qui lui ont été dévolues dès sa programmation : une médiathèque radicalement multimédia multisupport ; une recherche de simplification de l'accès aux collections et de leur présentation. Les principes de conception, définis dès la programmation architecturale, ont été les suivants : centralisation des prêts, articulation en un grand espace adultes et un grand espace jeunesse, tous les deux multimédias, sans autre segmentation de l'espace ni des collections. Plus de strates de « thèques empilées au fur et à mesure de l'apparition de nouveaux supports, mais une collection entièrement classée par contenus intellectuels, mêlant tous les documents.

L'évolution de la tarification des services (gratuité de tous les médias jusqu'à 25 ans, une seule tranche tarifaire pour l'accès aux non-livres pour les usagers adultes et gratuité totale en projet) a grandement facilité l'adoption de ce parti pris de conception. Par ailleurs, il était prévu dès l'origine que, située au coeur d'un quartier commerçant de forte fréquentation, la médiathèque serait ouverte le dimanche matin. Enfin, elle doit coller au maximum à son environnement proche. S'insérant dans le réseau existant, elle n'a pas de vocation plus large : il s'agit d'un équipement de proximité.

Etude de l'environnement

Afin de bâtir la politique d'acquisition de cet équipement, une étude approfondie de son environnement a été réalisée par l'équipe. Cette analyse avait pour but de faire apparaître les caractéristiques locales et de les inclure dans nos choix d'acquisition. Nous avons d'abord défini le périmètre d'influence de la médiathèque, les quartiers concernés et leur population. Nous nous sommes intéressés aux multiples aspects d'un environnement urbain : connaissance de la population, composition des logements, structure sociale, économique, éducative, culturelle, associative et professionnelle des différents quartiers, environnement documentaire, mobilité de la population, priorités des politiques locales.

L'ensemble des renseignements collectés nous a donné une image assez précise de notre futur public. Ces éléments ont été intégrés dans nos axes d'acquisition. Ainsi, il est apparu que le quartier central est surtout bâti d'appartements assez petits, avec un fort taux de déménagements des familles à la naissance du deuxième enfant. De ce fait, le nombre de jeunes couples et de petits enfants est très important sur le quartier et nous allons donc renforcer notre offre en albums et premiers documentaires pour tout-petits.

De même, la municipalité développant de nombreux services autour de l'emploi et du chômage, ce domaine sera largement présent dans nos collections, avec la mise à disposition d'ouvrages et de revues d'aide à la recherche d'emploi et de renseignements sur toutes les structures relais dans ce domaine.

Environnement documentaire

Notre politique d'acquisition s'appuie considérablement sur l'offre existante. La collection sur la ville nouvelle représente 460 000 documents relativement récents, puisque la plus ancienne de nos bibliothèques date de 1976. L'ouverture de la médiathèque du Canal a permis de renforcer l'offre plus spécialisée, et la collection couvre correctement la largeur et la profondeur du savoir.

Nous pouvons, sans inquiétude, définir une politique largement orientée vers la demande, sachant que les requêtes ponctuelles plus spécifiques pourront être satisfaites par les collections du réseau, via le prêt inter mis en place en 1999. Ainsi, plutôt que de constituer un fonds très équilibré, nous avons pris le parti d'une offre orientée grand public, avec renforcement des domaines en perpétuelle demande tels que les livres pratiques, les loisirs, la vie quotidienne, les musiques en vogue. Nous comptons sur le réseau pour être un recours à des besoins pointus, et nous souhaitons offrir en échange une large collection de documents pratiques.

Politique d'acquisition

S'appuyant sur la charte de la collection existant à Saint-Quentin-en-Yvelines, un document général de politique d'acquisition a été rédigé, l'ensemble du personnel ayant été associé à cette réflexion. Ce document définit les orientations en matière d'acquisition pour la constitution de la collection. Il sera remis à jour après l'ouverture au public, en prenant en compte une première évaluation des emprunts et les réactions du public à cette offre.

Nous avons défini les grands axes de notre politique d'acquisition : une collection jeunesse importante (un tiers du fonds), des fonds documentaires communs jeunes/adultes dans certains domaines, une tendance générale tournée vers la demande, une orientation autour des documents pratiques et de la vie quotidienne, une large part faite aux centres d'intérêt plutôt masculins. Nous limitons volontairement nos acquisitions aux niveaux grand public et amateur. Nous n'utilisons pas de grille spécifique d'analyse de ces niveaux ; dans un premier temps, la connaissance des éditions et collections nous permet de sélectionner un premier lot de références.

La pénurie occasionnelle de titres dans un domaine donné ou le déséquilibre entre certains fonds nous conduisent à affiner nos recherches, le plus souvent en librairie spécialisée pour examiner de visu les documents et compléter notre sélection. Ce fut ainsi le cas en sciences, où certaines matières n'étaient convenablement abordées qu'avec des éditions a priori dévolues à un lectorat plus universitaire. Si nous n'achetons pas d'ouvrages destinés exclusivement aux étudiants, nous ne rejetons pas ceux qui peuvent toucher également un public plus néophyte mais intéressé, à moins que le sujet ne soit déjà couvert par de bonnes éditions de vulgarisation.

La seule exception concerne le fonds de documents en espagnol, où nous effectuons des acquisitions plus poussées. En effet, dans le cadre de la charte des collections de Saint-Quentin-en-Yvelines, chaque médiathèque est responsable d'un fonds délégué dans une langue. Cette mesure a pour objectif d'éviter l'émiettement des fonds de base en langues étrangères et les doublons entre sites en les regroupant sur un seul équipement, qui dispose ainsi d'une somme plus importante et effectue des achats plus larges. Le public intéressé se déplacera vers la médiathèque concernée ou aura accès aux documents via le prêt inter.

À l'heure actuelle, notre choix n'est pas encore arrêté entre les différents types de vidéogrammes possibles. La pérennité du DVD n'est pas encore assurée. Nous nous accordons prudemment un délai de réflexion et n'achèterons le fonds cinéma que quelques mois avant l'ouverture. Toutefois, le documentaire filmé étant encore mal couvert par le DVD, nous avons acquis les non-fictions en VHS, en même temps que les imprimés. Dans un même souci de proposer des supports actuels, nous avons remis l'achat des cédéroms à la fin de la période de préfiguration, tout en conservant les références des titres intéressants.

Répartition des volumes d'acquisitions

L'objectif de capacité maximum du bâtiment a été calculé à partir des ratios préconisés dans la littérature professionnelle. Il correspond au nombre maximum de documents que le rayonnage pourra supporter, volume de sortie déduit. Cette estimation a été relativement difficile à établir, car nos collections sont multisupports, élément non encore considéré dans les expériences relatées. Une fois cette capacité évaluée, nous avons déterminé le nombre de documents que nous voulions posséder à l'ouverture, de façon à laisser de la place pour les acquisitions à venir. Faute de quoi, nous nous retrouverions devant un choix cornélien : soit mettre au rebut des documents achetés l'an passé, soit rajouter du rayonnage, hypothèses que nous refusons.

En fonction des priorités dégagées dans la politique d'acquisition, nous avons défini l'équilibre des achats et les pourcentages de documents à acquérir domaine par domaine (voir tableaux). Nous n'avons pas fait de répartition par supports à l'intérieur d'un domaine, la somme allouée doit permettre de les acheter en complémentarité les uns des autres, selon l'offre éditoriale du moment. Ces éléments nous ont permis de bâtir un tableau de répartition des achats, avec un prix moyen fixé sur la base des acquisitions du réseau. Le budget prévisionnel de constitution de la collection a ainsi été calculé.

Nous avons ensuite défini la chronologie des acquisitions, commençant par les domaines peu évolutifs (histoire, art, littérature) et réservant les domaines les plus " frais pour la fin (informatique, géographie, usuels, etc.). Dans chaque domaine, une part de budget (environ 10 %) a été réservée pour la réactualisation. En effet, une fois les acquisitions terminées, nous continuons à noter les ouvrages de la production courante qui pourraient compléter et maintenir à jour nos achats. Cette réactualisation se fera trois mois avant l'ouverture, petit marché du frais. C'est également à ce moment que seront achetés les cédéroms ou autres nouveaux supports récemment sortis.

Méthodes d'acquisition

Le réseau des médiathèques de Saint-Quentin-en-Yvelines ayant déjà passé des marchés, nous avons travaillé avec les différents fournisseurs existants, essentiellement le grossiste titulaire du lot « acquisitions de fonds en livres ». Pour les vidéos documentaires, les différents catalogues ne se recoupant pas, nous travaillons avec plusieurs fournisseurs pour chaque domaine d'acquisition.

Nous interrogeons les bases bibliographiques en ligne pour noter des suggestions, et nous commandons parfois sur internet quand cela est possible (chez Biblioteca pour les BD ou chez CD-Mail pour les documents sonores), après émission d'un bon de commande. Dans le nouveau marché qui sera passé par Saint-Quentin-en-Yvelines fin 2000, cette offre en ligne sera un élément obligatoire. Les méthodes d'acquisition préconisées dans le protocole de gestion des collections de Saint-Quentin-en-Yvelines ont été mises en place. Cette nouvelle organisation a fonctionné facilement, l'équipe ayant été recrutée pour ce projet et sur ces bases de travail. Nous n'avons pas de personnel attaché à un support ou à un domaine d'acquisition, tous jouent le jeu du multisupport et des acquisitions partagées.

Le premier principe de ce protocole est de multiplier les sources d'information. Aux sources traditionnelles (catalogues d'éditeurs, bibliographies, revues professionnelles, etc.) a été ajoutée la recherche sur internet des sites de librairies en ligne ou des pages spécialisées. De même, nous avons systématiquement consulté la base bibliographique du réseau, riche de 240 000 notices, pour repérer les éditions, auteurs ou collections phares du domaine, mais également pour éviter d'acheter un titre s'il existe déjà dans la base et préférer son équivalent.

Le deuxième principe consiste à analyser toute l'offre éditoriale multisupport : pour chaque domaine, nous examinons conjointement l'édition de livres, de revues, de vidéos documentaires, de cédéroms ou les sites internet. Ce principe d'acquisition est cohérent avec notre présentation des collections par contenu. Nous appliquons cette démarche dès la préfiguration des fonds pour bâtir une véritable offre multimédia multisupport, repérer les complémentarités et pouvoir les conseiller au public à l'ouverture.

Le troisième principe repose sur les acquisitions partagées. L'ensemble de l'équipe, tous grades confondus, participe à la phase de suggestions d'achats. Les niveaux de formation des agents sont assez divers dans ce domaine, il s'agit donc de mettre les compétences au même niveau (dans la maîtrise des outils notamment) tout en reconnaissant à chacun le savoir-faire qui lui est propre. La répartition du travail ne se fait plus par domaines ni par supports, mais par outils. Pour appliquer réellement ce concept d'acquisitions partagées, un module d'acquisition est nécessaire. Celui de Geac Advance n'étant pas utilisé et en attendant la réinformatisation prévue, nous avons donc choisi de fonctionner avec le module d'acquisition du logiciel Quickbook, adapté à nos besoins par sa simplicité et sa fonctionnalité.

Dans un premier temps, un planning des acquisitions est défini selon le degré d'actualisation nécessaire à chaque domaine. Le chef de service rédige des indications d'achat destinées à servir de fil conducteur à chaque acquéreur, qui donnent des pistes de recherche (éditions, collections...), rappellent la destination du fonds, le niveau de lecture souhaité, le nombre de documents à acheter et la somme allouée. À la fin du circuit de la commande, un bilan est également fait qui évalue les objectifs atteints et analyse les écarts. Ainsi, dans certains domaines, le nombre de documents acquis est inférieur à nos prévisions, car l'offre éditoriale récente n'est pas suffisante dans les critères définis.

Chacun dépouille alors, à tour de rôle, l'une ou l'autre source d'information et note ses suggestions dans le module d'acquisition avec commentaires et signature. Cette méthode permet d'engranger beaucoup de références d'origines diverses et de collecter l'angle d'approche de tous, ce qui enrichit les propositions. Une réunion de sélection des suggestions se tient avec toute l'équipe, animée par le chef de service. Les titres notés dans le module d'acquisition par trois acquéreurs ou plus sont automatiquement basculés dans un fichier de commande. Les autres suggestions sont examinées plus longuement pour déterminer leur pertinence, en fonction de leur cohérence avec la politique d'acquisition, de la fiabilité du document, de sa destination prévue, de l'intérêt de sa présence dans cet équipement, de l'équilibre général du domaine... La dernière validation est faite par le responsable de service et le responsable d'équipement, et le suivi de la commande est confié à un membre de l'équipe. Le segment de fonds suivant est alors abordé, chacun utilisant un outil différent du précédent.

Ce travail n'exclut pas la dimension des acquisitions courantes, puisque nous dépouillons également les dernières parutions afin de les intégrer dans nos prévisions d'achat ou de compléter nos fonds déjà acquis. La réactualisation de notre collection est donc régulière et nous permet de ne pas nous détacher d'un domaine après l'avoir traité.

Cette méthode présente l'avantage de donner à toute l'équipe une bonne connaissance du fonds, une bonne maîtrise des outils et sources d'acquisition, et devrait accroître la qualité du renseignement au lecteur. La cohérence des collections sera ainsi renforcée par l'aboutissement d'un travail collectif organisé et intégré dans la politique du réseau.

Simplification du cadre de classement des documents

En parallèle à ce travail sur les acquisitions, nous avons réfléchi à la simplification de la Dewey, profitant d'une création complète pour adapter le classement aux besoins de nos publics. Nous considérons en effet que le classement est fait pour nos usagers et non pour le personnel, qui a d'autres outils pour affiner sa recherche documentaire. La Dewey doit avant tout permettre un repérage du lecteur dans l'espace. Le volume de notre collection ne nécessite pas non plus des cotes très précises.

De ce postulat, nous avons retenu quelques principes de travail :

• limiter la cote à trois ou quatre chiffres maximum ;
• déplacer des cotes trop encombrées vers des classes vides ;
• ne pas utiliser une cote pour seulement quelques livres ;
• coter la musique en Dewey revue et simplifiée.

Nous avons déterminé dans chaque classe Dewey les sous-classes utiles. Nous avons rééquilibré certains domaines comme la religion, où nous avons fixé une sous-classe pour chaque grande croyance. Nous avons déplacé vers la classe 600 tous les documents concernant la vie pratique (maison, jardinage, loisirs, sport), ne laissant que l'art en classe 700, déjà bien remplie.

Bien entendu, l'ensemble de ces cotes concerne tous les supports : un sujet = une cote, quel que soit le type de document. L'intérêt et la réussite de ce classement ne seront évidemment mesurés qu'après l'ouverture de la médiathèque. Il est possible que ce ne soit qu'une tentative de plus dans ce vieux projet ou cette illusion de simplifier la vie de nos publics !

Dans la logique de cette simplification de l'accès aux collections, nous avons travaillé la présentation des collections. Sur une même travée de rayonnage seront offerts les documents d'un même domaine, tous supports juxtaposés. Le cahier des charges du mobilier donne obligation au fournisseur de pouvoir disposer sur une même tablette des livres sur la tranche, des bacs pour présenter de face disques ou cédéroms, des présentoirs individuels pour les revues.

Conclusion

Préfigurant une nouvelle médiathèque, avec une nouvelle équipe, nous avons pu construire notre organisation de travail sur un principe théorique cohérent, sans les habitudes et les immobilismes rencontrés dans les établissements qui fonctionnent depuis longtemps. Ce principe s'appuie sur la définition et les spécificités de l'équipement et des publics qui vont le fréquenter.

Nous avons essayé de rendre cohérents notre démarche sur les collections, les méthodes d'acquisition, le fonctionnement interne du service. Bien sûr, ce principe sous-tend toute l'organisation du service public, à laquelle nous travaillons avant l'ouverture. Il s'appuie sur l'existant des médiathèques de Saint-Quentin-en-Yvelines en complémentarité d'une offre de collections et de services déjà large, ce qui nous permet de poser des priorités.

Ces principes cohérents ne sont fixés que pour se confronter aux limites de la réalité ! Le parti pris dans le multimédia, où nous acquérons simultanément tous les supports, a été vite limité. Les incertitudes sur la date d'ouverture de la médiathèque et la vitesse de dévaluation des cédéroms nous ont fait renoncer à tout achat de multimédia pour l'instant. Nous nous contentons de noter dans la production actuelle ce qui correspond à nos besoins, en espérant une réédition ultérieure ou l'édition d'un titre équivalent ou meilleur. De même, nous repérons des sites internet intéressants, sans aucune garantie quant à leur existence en 2002.

Les acquisitions partagées fonctionnent très bien à l'intérieur du service adultes ou du service jeunes. Par contre, notre souhait que les suggestions puissent être croisées entre les services et que tout le personnel y participe est plus utopique, faute de temps : la démarche est plus occasionnelle que systématique. Ce sera peut-être plus facile pour les acquisitions courantes que pour la constitution initiale des fonds.

Au-delà de ces limites qui nous rappellent au pragmatisme, la possibilité de travailler sur un projet complet, en posant une réflexion cohérente, nous conduit à revoir nos pratiques professionnelles, à les adapter en partant de l'objectif général d'offre de services et de collections adaptée aux publics de ce nouvel équipement. Une expérience professionnelle passionnante.

Ce tableau a été élaboré en avril 1999. Depuis, seules les dates ont parfois été ajustées en fonction des retards ou des avances pris sur le calendrier, toutefois restreints. La ligne consacrée au cinéma est incomplète : cela est dû à l'absence de choix entre les différents supports à cette date. L'isolement du domaine travaux manuels et artisanat » relève de la volonté de vérifier sur un segment limité de la collection l'adéquation de nos procédures ; en outre, le caractère plaisant du thème a permis pour un premier essai de renforcer la motivation des acquéreurs lors d'une méthode qui leur était à l'époque étrangère.