Désherbage en BU : quotidien Le Monde

Question

Bonjour,
N'ayant plus beaucoup de place dans nos archives, nous souhaiterions les désherber en nous concentrant tout particulièrement sur notre collection du quotidien national Le Monde.
Pouvons-nous le faire sans aucune procédure particulière ou doit respecter un certain cadre législatif pour une telle démarche ?
Par avance merci.

Réponse

Date de la réponse :  22/12/2016

Vous voulez désherber vos anciens numéros de périodiques et vous voulez savoir quelles sont les règles à respecter.

Vous pouvez vous référer au manuel Désherber en bibliothèque :
Désherber en bibliothèque : manuel pratique de révision des collections. Sous la direction de Françoise Gaudet et Claudine Lieber. Éd. du Cercle de la Librairie, 2013

Dans ce manuel, Yves Alix indique dans le chapitre "Désherbage et domanialité" que depuis la publication du Code général de la propriété des personnes publiques en 2006, seuls « les documents anciens, rares ou précieux des bibliothèques » font partie du domaine public (Ordonnance n° 2006-460 du 21 avril 2006 relative à la partie législative du code général de la propriété des personnes publiques, article L 2112-1) ; le désherbage des collections relevant du domaine privé est décrit pages 120 et suivantes ; extraits :

"Les collections "courantes", c'est-à-dire non patrimoniales, des bibliothèques, relevant du domaine privé des collectivités, il est donc possible de les aliéner et de les retirer du patrimoine de la personne publique. (...)
Dans tous les cas, pour que les documents puissent être aliénés, une délibération de l'instance compétente est indispensable : c’est la traduction réglementaire d’une décision qui, successivement, cesse d’affecter l’ouvrage au service de la bibliothèque, le retire des collections de celle-ci, autorise sa vente ou sa destruction et prend acte de l’aliénation, dont l’effet est de sortir définitivement l’objet du patrimoine de la collectivité propriétaire. Dans la pratique, le désherbage n’étant pas nécessairement une opération ponctuelle, le plus recommandable est de faire prendre une délibération annuelle à l’assemblée (conseil municipal, conseil général, conseil d’administration de l’université ou de l’établissement public) et de joindre en annexe la liste détaillée des documents désaffectés, l’essentiel étant de formaliser les procédures et d’assurer leur pérennité.
Comme l’écrivait Henri Comte en 1999 : « Il est essentiel, dans toute bibliothèque pratiquant cette fonction, d’établir des règles et procédures précises de mise en œuvre. […] Il en va de la sécurité juridique et de la qualité technique des opérations effectuées dans ce cadre. »
Ces règles comprennent, par exemple :
- la formalisation dans les actes juridiques pris par la collectivité des critères retenus pour chaque type d’élimination ;
- les formalités administratives qui seront accomplies systématiquement : apposition d’une marque de sortie, annulation des documents sur les registres d’inventaire et les fichiers, procès-verbal mentionnant le nombre d’ouvrages éliminés et leur destination, etc."

Vous pouvez donc vous débarrasser de vos collections de périodiques, à condition d'avoir fait valider votre politique de désherbage par le Conseil d'administration de votre université.

Il est également recommandé de prendre en compte la conservation partagée, et de vérifier si certains exemplaires pourraient intéresser d'autres bibliothèques.
Le manuel Désherber en bibliothèque propose un chapitre "Après désherbage : ce dont on se sépare" (pages 91 et suivantes) qui décrit les échanges entre établissements, les dépôts et les plans de conservation partagée.
Le manuel Gérer les périodiques aborde également la conservation partagée (pages 132 et suivantes) ; ce manuel est disponible en ligne :
Gérer les périodiques. Sous la direction de Géraldin Barron. Presse de l'enssib, 2008
L'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur propose un répertoire des différents plans de conservation partagée.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter :