Index des revues

• Witt, Maria
  Evolution du format UNIMARC, p.30-36.
• Gaschignard, Jean-Paul
  UNIMARC et UNIMARC, p.37.
• Leresche, Françoise, Passin-Aguirre, Nathalie
  Le format intermarc intégré , p.38-40.
• Boddaert, Nadine
  Les titres uniformes, des points d'accès normalisés , p.40-41.
• Mouchot, Marion
  Vedettes des collectivités-auteurs, p.41.
• Duclos-Faure, Danièle
  Format d'échange des données locales, p.42-45.
• Lahary, Dominique
  La recommandation 995 un an après , p.45-46.
• Bourdon, Françoise
  Qu'est-ce qu'un format d'autorité ?, p.46-52.
• Gaschignard, Jean-Paul
  Fichiers d'autorité, p.52-56.
• Lahary, Dominique
  La zone 856 , p.56-57.
• Callou, Balbine
  De l'importance d'être constant dans ses liens avec la norme, p.57-59.
• Lahary, Dominique
  Que faire de RAMEAU ?, p.60-62.
• Gaschignard, Jean-Paul
  Dénormalisation ou renormalisation, p.63.

Qu'est-ce qu'un format d'autorité ?

Un format d'autorité est une sorte de grammaire qui permet de gérer informatiquement des données sur les vedettes qui servent de points d'accès aux notices bibliographiques.

Pourquoi un format d'autorité ?

Dans le catalogage traditionnel, le plus souvent manuel, il n'existe que des vedettes directement assises sur des descriptions bibliographiques dont elles constituent, selon les cas, les points d'accès principaux ou secondaires. La vedette et la description bibliographique qu'elle introduit forment un tandem indissociable, l'une servant à identifier l'autre et vice versa.

Dès la fin du XIXesiècle à la Bibliothèque du Congrès aux États-Unis, une rupture s'opère dans le couple vedette/description bibliographique, avec l'apparition, à côté du catalogue sur fiches mis à la disposition des usagers, d'un fichier de travail réservé aux catalogueurs, classé alphabétiquement par auteurs, et comportant des fiches principales et des fiches de renvoi. Sur les fiches principales sont portées, sous les vedettes auteurs à retenir dans le catalogue, non pas une description des oeuvres des auteurs, mais des informations sur les auteurs eux-mêmes : dates biographiques, pseudonymes, profession, références abrégées des oeuvres les plus significatives, variantes des formes du nom faisant l'objet, dans le même fichier, soit de fiches de renvoi d'exclusion voir soit de fiches de renvoi d'orientation voir aussi etc. Le but de ce fichier, géré par et pour les catalogueurs, est d'aider ceux-ci à bien identifier les auteurs dont ils cataloguent les oeuvres en tirant profit des informations archivées au fur et à mesure de leurs découvertes, et à repérer les vedettes à utiliser dans le catalogue sans tomber, par exemple, dans le piège des homonymies. Ce premier fichier de travail est l'ancêtre des fichiers d'autorité, et ces fiches d'identification des auteurs les ancêtres des notices d'autorité.

Ainsi, de même que les données qui décrivent un document (livre, périodique, partition musicale, monnaie, etc.) constituent une notice bibliographique, les données qui se rapportent à une vedette (auteur, titre, matière, etc.) constituent une notice d'autorité. De même qu'une notice bibliographique est une sorte de fiche d'identité du document, une notice d'autorité est pour ainsi dire la carte d'identité de l'entité qu'elle représente (personne, collectivité, titre d'oeuvre classique anonyme, sujet, etc.). Elle est dite d'autorité - » car elle rassemble des données qui font autorité soit uniquement dans le catalogue local, soit au niveau national ou international selon les cas : le catalogueur est censé s'y référer pour identifier les points d'accès aux notices bibliographiques qu'ils rédigent et pour (ré)utiliser à bon escient les vedettes d'autorité dans le catalogue pour lequel il travaille.

Un fichier d'autorité, constitué de notices d'autorité (comme un fichier bibliographique est constitué de notices bibliographiques) est donc un outil de gestion qui permet à un catalogue de bien remplir sa mission : regrouper les différents écrits d'un même auteur ou les différentes éditions d'une même oeuvre sous une vedette unique et propre à cet auteur ou à cette oeuvre.

Le développement du catalogage informatisé a consacré le divorce du couple vedette/notice descriptive, et les fichiers d'autorité sont devenus de plus en plus autonomes par rapport aux catalogues auxquels ils se réfèrent, au point de devenir des produits bibliographiques à part entière, comme le cédérom des notices d'autorité de BN-OPALE (1) . Le fait que les notices d'autorité servant de points d'accès au catalogue des documents imprimés de la BNF soient disponibles et donc réutilisables hors de cet établissement devrait contribuer à améliorer la cohérence des vedettes françaises au moins à l'échelon national, et rendre plus performants les échanges de données bibliographiques.

L'articulation entre le fichier bibliographique et le fichier d'autorité se fait au niveau des vedettes, puisque les vedettes des notices d'autorité sont aussi les vedettes des notices bibliographiques. Il s'agit bien de deux fichiers différents, gérant des types d'information différents, et nécessitant des formats différents mais compatibles afin de pouvoir échanger des données entre eux. Un format est un outil qui permet à un ordinateur d'organiser des informations pour leur donner un surcroît de sens et pouvoir les manipuler (les trier, les sélectionner, les indexer, les afficher, etc.). Avant de définir un format il faut définir le type d'information que l'on veut traiter aussi avant d'examiner les caractéristiques d'un format d'autorité, il convient de préciser les types d'autorité et le contenu-type d'une notice d'autorité.

Quels types d'autorité ? Quel contenu pour chaque type de notice d'autorité ?

Il n'existe pas pour les notices d'autorité l'équivalent des ISBD pour les notices bibliographiques. Les normes internationales de description des documents (ISBD) se déclinent pour tous les types de documents : livres, publications en série, musique imprimée, cartes et plans, documents audiovisuels, documents électroniques, etc. Il n'existe rien de comparable pour les types de notices d'autorité. De même, si chaque ISBD définit le contenutype de la notice bibliographique correspondante, rien de semblable n'existe pour les notices d'autorité. Certes, les textes normatifs de base consacrés aux autorités émanent bien de l'IFLA, tout comme les ISBD : Guidelines for Authority and Référence Entries (1984) et Guidelines for Sub-fect Authority and Référence Entries (1993). Mais ces textes se contentent de normaliser l'ordre dans lequel les informations doivent se présenter dans les notices d'autorité et la ponctuation à utiliser en fonction de la nature de ces informations (par exemple, les renvois d'exclusion doivent être précédés du signe < » ; les renvois d'orientation des signes .«»,«». ou » « selon les cas). Ces textes ne proposent aucun relevé exhaustif des informations nécessaires à l'identification non équivoque d'une vedette, aucune définition des sources à utiliser en priorité pour réunir ces informations. Sans reprendre ici les arguments longuement développés en 1994 dans ces mêmes colonnes (2) on retiendra simplement que les fichiers d'autorité se sont développés en l'absence de toute norme internationale ou nationale définissant les types de notices d'autorité à traiter et le contenu de ces notices.

Un groupe de travail a d'ailleurs été créé par l'IFLA au printemps 1996 avec pour but de définir les éléments constitutifs d'une notice d'autorité minimale destinée à être échangée à l'échelon international. Seuls les points d'accès auteurs (personnes et collectivités), titres (titres uniformes) et auteurs/titres sont pris en compte dans un premier temps. Les travaux sont menés par des représentants des sections de catalogage et de bibliographie de l'IFLA, sous l'égide du Bureau IFLA-UBCIM (Contrôle bibliographique universel et format MARC international). De son côté le Conseil international des archives vient d'élaborer une norme internationale sur les notices d'autorité nécessaires à la gestion des archives pour les noms de personnes, de familles et de collectivités (3) . Une réunion entre bibliothécaires et archivistes s'est tenue à Pékin en septembre 1996 dans le prolongement de la conférence annuelle de l'IFLA, pour ébaucher un rapprochement entre deux professions confrontées aux mêmes difficultés en matière de gestion des points d'accès aux notices décrivant les documents.

D'une façon très pragmatique, ce sont les objectifs définis par les bibliothèques lors de la conception de leurs fichiers d'autorité automatisés qui déterminent à la fois le type de notices gérées et le contenu de ces notices. Les fichiers d'autorité limités à une utilisation locale sont généralement moins riches que les fichiers d'autorité conçus pour être diffusés à l'échelon national ou international. De plus, la taille et le contenu du catalogue à gérer influencent le contenu du fichier d'autorité : un catalogue encyclopédique recensant plusieurs millions de notices décrivant des documents de toutes natures et sur tous supports exigera un fichier d'autorité plus performant qu'un catalogue recensant par exemple quelque milliers de documents imprimés. Mais qui peut le plus peut le moins, et pour respecter l'ambition pédagogique de cet exposé, nous nous appuierons sur les types et catégories de notices d'autorité que la Bibliothèque nationale de France devrait être en mesure de gérer dans un proche avenir (voir encadrés).

UNIMARC (A) intégré : types de notices d'autorité

INTERMARC (A) intégré : catégories de notices d'autorité

Il est évident qu'on n'identifie pas de la même façon une personne, une collectivité, un texte classique anonyme, une oeuvre musicale, un indice de classification ou un mot matière ! Chacune de ces entités a une existence bibliographique qui lui est propre et requiert des informations spécifiques. Il serait hors de propos de décrire ici de façon exhaustive le contenu potentiel de tous ces types de notices d'autorité. Nous nous limiterons à l'examen des types de données qui nous permettront ensuite d'expliquer la structure d'un format d'autorité.

Partant du principe qu'un fichier d'autorité doit avant tout aider au catalogage, le contenu des notices d'autorité doit répondre aux questions que se posent les catalogueurs, à savoir par exemple :

• Quelle forme de la vedette faut-il choisir quand un individu ou une collectivité utilise successivement ou simultanément différents noms pour signer leurs oeuvres ? La même forme est-elle utilisable comme point d'accès auteur et comme point d'accès matière aux notices bibliographiques ?
• Comment faut-il structurer la vedette quand celle-ci se compose de plusieurs éléments? Par exemple quand un individu a un nom composé ou quand une collectivité est subordonnée à une autre ?
• Comment s'assurer que tel nom commun est utilisable en tête de vedette matière et peut éventuellement être suivi d'une subdivision géographique ?
• Comment distinguer un écrivain, un compositeur, un interprète, etc., de ses homonymes réels ou potentiels ?

Les règles de catalogage répondent en grande partie à ces questions, mais les notices d'autorité, en archivant ces informations font gagner du temps aux catalogueurs qui les réutilisent et, en justifiant les décisions de catalogage, évitent qu'on en change sans raison valable et garantissent la cohérence des points d'accès. C'est la combinaison de toutes ces informations dans une même notice d'autorité qui aide véritablement les catalogueurs dans leur travail.

Une notice d'autorité contient donc quel que soit le type d'autorité concerné :

• une vedette, c'est-à-dire la forme qui fait autorité et qui doit être utilisée comme point d'accès aux notices bibliographiques ;
• éventuellement des variantes de formes de la vedette, qui constituent des formes rejetées, c'est-à-dire des renvois d'exclusion de type voir » ;
• éventuellement des formes associées à la vedette, c'est-à-dire des renvois d'orientation de type « voir aussi ».

Mais une notice d'autorité est aussi susceptible de contenir, et ce en fonction du type d'autorité concerné :

• des informations qui justifient le choix de la forme de la vedette et clarifient les relations qui existent entre cette forme d'autorité et les formes rejetées ou associées. Par exemple, pour une collectivité, quelques données chronologiques permettent souvent d'expliquer et de dater un changement de nom ;
• des informations qui justifient la structure de la vedette. Par exemple, pour une personne, c'est l'indication de la nationalité qui prouve que le document normatif international (Names ofPersons: National Usages for Entry in Catalogues IFLA, nouv. éd. 1996) a bien été respecté dans la construction du nom ;
• des informations sur la nature de la vedette : type de nom pour une personne (pseudonyme, nom de femme mariée, nom en religion...), type de collectivité (officielle, privée, congrès, etc.), origine du mot matière (RAMEAU, Bibliothèque de l'université Laval, etc.), type de marque (industrielle ou audiovisuelle), etc. ;
• des informations diverses qui aident le catalogueur à identifier l'entité faisant l'objet de la notice d'autorité : information sur les dates et lieux de naissance et de mort des personnes, sur les domaines d'activité des collectivités, sur l'enseigne des imprimeurs-libraires ou des marchands d'estampes, sur la composition d'un groupe de musiciens, etc. ;
• des consignes aux catalogueurs sur la façon d'utiliser la vedette d'autorité comme point d'accès aux notices bibliographiques : restrictions d'utilisation en cas de changement de norme, mises en garde contre les risques de confusion avec telle ou telle autre vedette, exemples d'utilisation, etc. ;
• des informations sur les sources utilisées pour établir la notice d'autorité

Voici donc un relevé déjà foisonnant et pourtant non exhaustif des informations susceptibles de figurer dans une notice d'autorité pour répondre aux besoins des catalogueurs. Après avoir procédé à un bref rappel des besoins, il reste à structurer les informations nécessaires pour pouvoir les retrouver et les réutiliser facilement. C'est le rôle d'un format d'autorité.

Caractéristiques d'un format d'autorité

En matière de catalogage les formats les plus répandus sont les formats de type MARC (MAchine Readable Cataloguing), c'est-à-dire les formats permettant de faire un catalogage exploitable par une machine. Il y a deux grandes familles de formats MARC : les formats MARC (B) permettant de traiter des données Bibliographiques et des formats MARC (A) permettant de traiter des données d'autorité (4) . Les formats d'autorité les plus connus en France sont les suivants :

• L'unimarc (A) défini par l'IFLA comme format international d'échange des données d'autorité (5) et dont l'équivalent pour les notices bibliographiques, l'UNIMARC (B), est utilisé comme format de travail dans nombre de bibliothèques françaises.
• LC MARC (A), format de travail et d'échange des données d'autorité de la Bibliothèque du Congrès, utilisé en France par les établissements de l'enseignement supérieur et de la recherche qui adhèrent au réseau américain OCLC.
• intermarc (A), format de travail et d'échange des données d'autorité de la BNF, utilisé à la BNF dans les bases BNOPALE et bn-opaline (6) (7) , par les bibliothèques universitaires travaillant en réseau dans BN-OPALE, et par la bibliothèque municipale de Fresnes.

Dans les formats MARC (A) comme dans les formats MARC (B), les informations qui constituent une notice lisible en machine sont organisées en zones identifiées chacune par une étiquette (100, 602, etc.), des indicateurs de traitement (sauf pour les zones fixes) et des codes de sous-zones ($a,$i,$f, etc.). Les zones sont regroupées en blocs fonctionnels et c'est le premier chiffre de son étiquette qui indique le bloc dont relève une zone. Il est impossible d'exposer en quelques lignes toutes les possibilités offertes par les formats d'autorité. La formation d'un catalogueur prend en général plusieurs semaines ! Aussi nous contenterons-nous d'expliquer ici quelques-unes des caractéristiques propres aux formats d'autorité.

INTERMARC (A) intégré : blocs fonctionnels

Rappelons simplement que la première fonction d'un format est d'identifier de façon non équivoque chaque élément de donnée en lui assignant une adresse précise dans la notice : soit une position déterminée dans une zone fixe, soit une étiquette et un code de sous-zone pour une zone de longueur variable. Ainsi cette donnée est-elle facilement repérable, par la machine et par le catalogueur. Des éléments de données de natures différentes doivent impérativement avoir des adresses différentes pour éviter toute confusion dans le traitement automatique des informations : conversion dans un autre format, indexation, affichage, contrôle, mises à jour automatiques, etc.

Ces traitements informatiques suivent les mêmes principes qu'ils « tournent » sur un format bibliographique ou sur un format d'autorité. L'expérience dans la manipulation des données d'autorité est simplement moins répandue aujourd'hui chez les bibliothécaires. On peut, par exemple, hésiter à construire un index unique pour tous les types d'autorité ou à faire un index par type d'autorité, ou à regrouper les personnes et les collectivités dans un même index... Il faut penser à déclarer à la Commission nationale Informatique et Libertés les fichiers d'autorité des noms de personnes et veiller, lors du paramétrage d'affichage des notices, à ne pas rendre publiques des données confidentielles dont la CNIL a autorisé la gestion dans le format. La conversion des notices d'autorité d'un format source (un format de travail par exemple) dans un format cible (un format d'échange par exemple) pose des problèmes particuliers induits par le fait que le contenu d'une notice d'autorité n'est pas normalisé (cf. supra). Le nombre d'"adresses source » n'est généralement pas identique au nombre d'« adresses cible », et il faut par exemple se résoudre à faire cohabiter des données de natures différentes dans une même zone ou sous-zone, sachant que ce « déménagement est irréversible car les données perdent irrémédiablement leur identité au cours de l'opération. C'est ce qui explique, en caricaturant un peu, pourquoi la BNF ne convertit pas ses données d'autorité d'INTERMARC (A) en UNIMARC (A) dans ses produits.

Ce qui fait toute la spécificité d'un format d'autorité vient généralement du logiciel qui le rend dynamique. L'association logiciel/format sera d'autant plus performante que le logiciel de saisie et le format de travail auront été conçus en parallèle. C'est ce qui se passe actuellement à la BNF où la conception du futur module de catalogage (livraison prévue fin 1998) s'appuie sur l'INTERMARC intégré pour l'optimiser.

Dès à présent le logiciel de catalogage utilisé dans BN-OPALE et développé par GEAC gère des liens informatiques entre les notices bibliographiques et les notices d'autorité. Par exemple, et ce n'est qu'un exemple parmi d'autres, un catalogueur peut créer une zone vedette auteur dans une monographie en saisissant simplement le numéro de la notice d'autorité correspondante. Le logiciel transfère alors automatiquement le contenu de la zone vedette de la notice d'autorité désignée dans la zone vedette auteur initialisée par le catalogueur dans la notice bibliographique. Toutes les modifications apportées aux vedettes des notices d'autorité se reportent automatiquement dans toutes les notices bibliographiques contenant les numéros de ces notices dans leurs zones vedettes. C'est un gain de temps considérable et ce procédé assure une parfaite cohérence entre les vedettes des notices bibliographiques et celles des notices d'autorité.

Le futur logiciel de catalogage de la BNF s'appuyant sur une réorganisation des fichiers d'autorité de l'établissement grâce à la mise en place du format INTERMARC intégré devrait gérer de nouveaux types de liens, et permettre par exemple qu'une vedette d'autorité nom de personne (identifiée par l'étiquette 100 dans la notice d'autorité) puisse être indifféremment utilisée, dans une notice bibliographique, comme vedette principale (100), vedette secondaire (700) ou vedette matière (600). De même une vedette d'autorité nom de personne (Pierre Larousse par exemple) pourra être associée, au sein du fichier d'autorité, à une vedette d'autorité de collectivité (Larousse, par exemple). Ainsi toute une série de filiations vont se mettre en place entre différents types de notices d'autorité comme elles existent déjà entre différents types de notices bibliographiques (entre monographies et périodiques par exemple?

Le logiciel de catalogage permettra aussi de définir des contrôles croisés au sein du format d'autorité : par exemple, si les positions 12-13 de la zone fixe 008 de l'INTERMARC (A) intégré comportent la valeur « zz (c'est-à-dire si l'auteur a plusieurs nationalités), la notice d'autorité doit obligatoirement comporter une zone 040 où ces nationalités seront précisées. Le logiciel permettra de contrôler l'utilisation des vedettes des notices d'autorité comme d'accès dans les notices bibliographiques. Ainsi, selon la valeur saisie dans la position 07 du guide de l'INTERMARC(A) intégré, la vedette d'autorité pourra ou non être liée à une notice bibliographique, et selon la valeur saisie dans la position 6l du 008, elle pourra ou non être utilisée comme point d'accès matière, etc. Le logiciel de catalogage permettra aussi d'apporter une aide en ligne à la saisie, en donnant accès aux tables du format et aux listes de valeurs en fonction du contexte de travail du catalogueur... Il ne suffit pas que le format soit riche, encore faut-il qu'il soit piloté par un logiciel performant, qui assiste le catalogueur tout en valorisant son travail.

Conclusion

La tentation est forte de qualifier d'« usines à gaz ces formats d'autorité qui poussent très loin l'analyse des données... Les catalogueurs sont tentés de se plaindre de leur complexité encore qu'ils n'utilisent le plus souvent qu'un sous-ensemble tout à fait maîtrisable en fonction du type de document qu'ils traitent (documents imprimés, ou images fixes, ou documents sonores, etc.) Il est vrai que si le catalogueur gagne du temps en récupérant le travail d'identification fait par un autre, il en "perd" quand vient son tour d'élaborer une notice d'autorité. Mais plus le fichier d'autorité est riche, plus le travail de récupération et le travail de création s'équilibrent. Et puis toutes les bibliothèques n'ont pas vocation à gérer un tel fichier d'autorité avec un tel formai (8) Les informaticiens sont tentés de se plaindre de la complexité des règles de gestion à mettre en place et du nombre élevé de transactions que le système aura à supporter pour rechercher les données, les transférer, les indexer, les afficher, etc. Les plus satisfaits en fin de compte seront peut-être les usagers des bibliothèques. Car il est évident qu'en se développant les fichiers d'autorité vont cesser d'être de simples outils de gestion des catalogues réservés au travail interne. Les notices d'autorité enrichissent, complètent et éclairent les notices bibliographiques. Un ouvrage sur le divorce n'intéressera pas forcément les mêmes lecteurs selon qu'il est rédigé par un homme d'Église, un journaliste, un psychologue, un enfant ou une victime ! Donner aux lecteurs accès aux notices d'autorité c'est enrichir les catalogues des bibliothèques d'une dimension supplémentaire. La BNF tentera cette expérience dans quelques mois... Suspens !

INTERMARC (A) intégré : exemple d'une notice d'autorité nom de personne

Affichage pour le public : exemple d'une notice d'autorité nom de personne