Index des revues

• Witt, Maria
  Evolution du format UNIMARC, p.30-36.
• Gaschignard, Jean-Paul
  UNIMARC et UNIMARC, p.37.
• Leresche, Françoise, Passin-Aguirre, Nathalie
  Le format intermarc intégré , p.38-40.
• Boddaert, Nadine
  Les titres uniformes, des points d'accès normalisés , p.40-41.
• Mouchot, Marion
  Vedettes des collectivités-auteurs, p.41.
• Duclos-Faure, Danièle
  Format d'échange des données locales, p.42-45.
• Lahary, Dominique
  La recommandation 995 un an après , p.45-46.
• Bourdon, Françoise
  Qu'est-ce qu'un format d'autorité ?, p.46-52.
• Gaschignard, Jean-Paul
  Fichiers d'autorité, p.52-56.
• Lahary, Dominique
  La zone 856 , p.56-57.
• Callou, Balbine
  De l'importance d'être constant dans ses liens avec la norme, p.57-59.
• Lahary, Dominique
  Que faire de RAMEAU ?, p.60-62.
• Gaschignard, Jean-Paul
  Dénormalisation ou renormalisation, p.63.

De l'importance d'être constant dans ses liens avec la norme

...et même pour le public

Raconter une expérience récente dans le domaine de la gestion des ollectivités auteur peut contribuer à éclairer certaines options et notamment celle du respect des normes nationales de catalogage.

La médiathèque de la Cité des sciences et de l'industrie a commencé à réunir ses fonds en 1983, et des fichiers d'autorité ont été constitués au fil du catalogage. En mars 1986, dans la précipitation des événements annoncés, l'ouverture au public s'est faite. avec en amont le recrutement de bibliothécaires de compétences diverses. Pour ma part, venant d'une toute petite structure documentaire, si j'avais quelque savoir-faire en recherche d'information dans le domaine de la santé et de l'alimentation, mes connaissances des normes de catalogage remontaient à des temps lointains et je n'avais pas d'expérience des outils informatiques. Venant d'horizons divers, nous n'avions pas encore de culture commune quant au respect et à l'application des normes. Les approfondir n'était pas notre priorité dans l'abondance des tâches due à l'ouverture nouvelle au public de 12 heures à 20 heures, en accès direct, d'une médiathèque scientifique et technique sur trois étages.

Si bien que, malgré des heures de formation au catalogage en groupe, au bout de quelques années, selon le dicton « un chat n'y retrouverait pas ses petits ", une bibliothécaire ne pouvait plus reconnaître, dans le fichier constitué, la bonne notice d'autorité à laquelle lier une notice bibliographique : doublons dus à des orthographes variables, à des pseudolocalisations, à des changements d'intitulés, ou à des sous-vedettes créées en vedettes... que dis-je non pas doublons mais parfois quadruplons, quintuplons... Que d'incertitude pour le lecteur !

Devant cet état de choses, la cellule d'harmonisation du catalogage, jusque-là réduite à sa seule responsable, fut un peu étoffée ! Et je me retrouvai, en octobre 1992, chargée d'une part de vérifier la base d'autorité collectivités auteur, et d'autre part de contrôler les vedettes nouvellement créées.

Pour combler quelques trous dans mon ignorance catalographique, j'atterris en formation au Centre de coordination bibliographique et technique de la BNF (1) .

Nous avions une pratique atomisée du catalogage, avec une cellule d'harmonisation. Le nombre de notices collectivités auteur s'élevait fin 1992 à environ 5 600, avec un accroissement annuel estimé à 500.

L'option de début, avant même de pouvoir travailler en situation réelle avec un OPAC, avait été de ne pas suivre les instructions de la norme Z 44-060 pour les collectivités territoriales. Nous avions cru simplifier l'accès à ces collectivités en les introduisant directement par leur intitulé au lieu de les introduire par le nom du territoire (État, région, département, ville, etc.). Nous dûmes, huit ans plus tard, revenir sur cette décision pour des raisons qui se dégagèrent successivement de notre réflexion.

• * La territorialité était devenue une localisation fantaisiste, irrégulièrement placée dans la notice et qui se référait à une adresse et non à l'aire géographique d'influence préconisée par la norme ; il en était d'ailleurs de même pour les collectivités non territoriales et il y avait là une source de doublons.
• En conséquence, à l'écran de l'OPAC, la succession des collectivités territoriales d'un pays était coupée par celle d'un autre pays, par exemple: Ministre de l'Agriculture, Atelier régional..., Paris; Ministère de l'Agriculture, Bruxelles; Ministère de l'Agriculture, France, Direction des services vétérinaires.
• Dans le cas d'un intitulé de la collectivité territoriale dépassant une seule ligne de 65 caractères, l'appartenance à un État n'était pas visible dans une liste auteurs/titres à l'OPAC.
• * Aucun regroupement par États, régions, départements, n'était possible et la fabrication de doublons apparaissait comme une des conséquences de cet impossible repérage.
• * En 1991, la médiathèque s'était engagée dans un processus de récupération des notices bibliographiques déjà cataloguées par la BNF et le bénéfice de la récupération en partie effacé par nos pratiques.

Nos spécificités et notre système informatique

Nous sommes une bibliothèque d'actualité scientifique et technique, excepté la partie Médiathèque d'histoire des sciences et des techniques. Nous désherbons régulièrement le fonds d'actualité et supprimons alors les notices collectivités qui ne sont plus liées, lorsqu'elles n'ont pas fait l'objet d'une mise au point approfondie, ou que, provenant d'une base nationale (BNF, British Library, Library of Congress), elles sont cependant anciennes et peu informatives.

Nous ne faisons donc que très peu de lien de filiation intercollectivités et ce d'autant plus que notre fichier n'est constitué que depuis douze ans et que la majorité du fichier provient pour le moment d'un fonds contemporain. Nous n'attribuons des dates de vie (à des ministères, ou à des institutions, etc.) que lorsque c'est absolument nécessaire pour éviter une confusion :

Université catholique de Louvain, 1970-note : l'Université catholique de Louvain s'est scindée en 1970, en deux universités différentes, d'intitulés français et flamand

Akademie der Wissenschaften, Berlin, 1991-note

: 1991 - À distinguer de l'Akademie der Wissenschaften der DDR, morte en octobre 1990, et de l'Akademie der Wissenschaften, Berlin, RFA (1987-1991)

Nous travaillons en format UNIMARCAutorités, adapté à GEAC 9000, et transcrivons, en zone de note, dans la notice autorité, les informations provenant de la BNF ou d'autres sources. Les bibliothécaires peuvent faire usage de cette note en consultant la base de travail, pour informer le lecteur qui n'a accès à l'OPAC qu'aux seules notices bibliographiques.

Les collectivités auteur et les collectivités sujet sont gérées dans un même fichier ; à l'OPAC, lorsque le lecteur fait une recherche par auteur ou par sujet, les formes rejetées sont accessibles ; le lecteur doit passer par l'une ou l'autre recherche alternativement pour obtenir les oeuvres d'un auteur et les oeuvres sur un auteur. La recherche par mot de l'auteur et du sujet pointe uniquement sur les formes retenues des notices d'autorité mais permet d'accéder aux deux résultats à la fois. Ce mode d'interrogation, peu utilisé spontanément par le public, est mis en valeur par les bibliothécaires.

Nos outils

Pour les collectivités françaises, nous n'aurions pu travailler sans les microfiches auteur de la BNF. Nous n'y retrouvons pas toujours tout et bien évidemment les collectivités sujet n'y figurent pas, les deux fichiers n'étant pas confondus à la BNF.

C'est dire, lorsque le premier cédérom autorité de la BNF est arrivé qui reprenait tous les fichiers d'autorité, la richesse supplémentaire découverte, sans parler des modes variés de recherche offerts et de leur efficacité (2) .

Le cédérom des notices bibliographiques de la BNF permet souvent de vérifier la pertinence des liens entre collectivités et titres catalogués et est complémentaire d'une recherche sur les autorités.

Ces outils français sont régulièrement renouvelés.

Pour les collectivités étrangères, nous utilisons les microfiches Name Authority List (collectivités, personnes physiques) de la British Library, le cédérom autorité LC Name Authorities de la Library of Congress et les microfiches de Canadiana, vedettes d'autorité. Des outils papier traditionnels - sans oublier le téléphone et le minitel - sont indispensables. De tels outils imprimés diffèrent selon les champs du savoir abordés et il serait impossible de les énumérer ici.

Les méthodes

Pour la révision des notices anciennes, la méthode a consisté à aller du général au particulier. Je suis partie de grands ensembles pour descendre aux niveaux subordonnés ; des listings établis à partir de mots les plus fréquemment présents (ministère, direction, service, bureau, etc.) au début de l'intitulé des collectivités territoriales, mots repérés sur les microfiches de la BNF m'ont offert une meilleure lisibilité que celle de l'écran.

Pour les collectivités non territoriales (institut, laboratoire, etc.), la démarche du général au particulier a été semblable mais sans listing, directement à l'écran, ou avec des listings très ponctuels.

Une approche empirique a consisté à aller du plus important quantitativement (par exemple les associations et les musées) au moins important (groupes, missions) ; ou encore, à la faveur de la validation de nouvelles notices, de repérer des collectivités comportant de nombreuses sous-vedettes, pour corriger l'ensemble (Institut national de la recherche agronomique, Organisation de coopération et de développement économiques...).

La validation des notices nouvellement créées par les catalogueurs dans les différentes équipes thématiques, est centralisée ; des listings sont établis tous les mois permettant l'intégration des formes correctes de l'OPAC.

Il faut redire qu'il est très difficile de vérifier, sans l'ouvrage en main, le bien-fondé d'une création de collectivité (spécialement les congrès) et la qualité de la notice créée. Même avec l'ouvrage en main, des recherches restent souvent nécessaires.

Une organisation telle que la nôtre nécessite une formation permanente au sein des équipes et la recherche de solutions aux problèmes posés. La qualité à long terme en dépend. Cela se fait par des réunions mensuelles consacrées aux problèmes divers.

Un manuel interne d'aide au catalogage pour les collectivités auteur a été élaboré en 1993, synthétique et simple à consulter.

Les résultats

La clarification rétrospective a pris, à mi-temps, trois ans (d'octobre 1992 à fin 1995). Après la suppression de 1400 notices, et la révision de 1 700 autres, le fichier s'était amélioré considérablement. À la fin de cette phase de révision et de contrôle, il a été balayé par ordre alphabétique systématique, à l'écran, pour essayer de retrouver les problèmes résiduels solvables.

Dans la même période, il était procédé à la mise au point et à la validation de 1 500 notices nouvelles. Ce n'est que pour les seules collectivités éditant des imprimés que nous disposions d'outils fiables et nombreux. Les collectivités éditrices de multimédias n'ont pu être révisées. C'est un travail qu'il serait important de mener à bien au niveau national.

La poursuite d'un contrôle régulier du fichier de collectivités repose actuellement sur la même organisation.

Conclusion

En améliorant ma connaissance de la norme NF Z 44-060, j'ai été amenée à répondre à l'enquête sur la révision de cette norme et à participer à certaines réunions ad hoc de l'AFNOR. Nouvelle dans cette discipline, j'ai pu constater à quel point la norme dont la mise au point a demandé un travail collectif important, répond à des besoins multiples d'harmonisation, d'échanges, et quel instrument précieux elle représente.

Dans ce domaine qui peut paraître sec et méticuleux, seule l'observation de conventions communes permet les partages, les échanges cohérents qu'ils soient locaux, nationaux, internationaux. Le public y trouve son avantage même si certaines conventions lui paraissent ésotériques. La médiation des professionnels aide à déchiffrer ces conventions qui existent dans tous les domaines d'activité. L'informatisation des fichiers, loin d'être un frein, représente une aide considérable.

Note

Ce n'est pas seulement d'échange de notices qu'il s'agit mais de partage de savoirs. Marion Mouchot a très bien expliqué cela (3) . Sans atteindre la richesse du fichier de la BN, toute bibliothèque spécialisée dans un domaine spécifique ou régional peut devenir un réservoir de données, de par son seul fichier collectivités.

La constitution d'un tel fichier, à la fondation d'une bibliothèque, a tout intérêt à reposer sur des bases solides et à rechercher la qualité dès le départ. Le retour en arrière est coûteux et qui va lento, va sano. Les simplifications peuvent avoir pour conséquence des complications non prévues.