(1) En 1994, deux articles signés Domi-nique Lahary et Françoise Leresche dans ces mêmes colonnes faisaient le point sur la normalisation en matière de format d'échange des données locales au niveau national. Tous deux faisaient état de l'avancement d'une réflexion théorique commune à partir des besoins des bibliothèques de lecture publique d'une part, de la BNF et des bibliothèques universitaires d'autre part. Ils mettaient en relief des orientations divergentes : les données locales incluses dans la notice bibliographique d'une part, les données locales contenues dans une notice distincte de la notice bibliographique appelée notice d'exemplaire, d'autre part.
Depuis, l'ABF, l'ADBDP et la FULBI ont mis au point ensemble la Recommandation 995 sur la fourniture de données locales dans les échanges de notices bibliographiques accompagnant le prêt ou le dépôt d'exemplaire entre bibliothèques, tandis que débutait la mise en chantier des deux projets de catalogues collectifs : le CCF et le catalogue collectif des bibliothèques universitaires (SU), réactivant la réflexion sur le format d'échange des données locales. Simultanément, des nouveautés technologiques, comme la norme Z39.50 qui permet de consulter des bases de données hétérogènes dans une architecture client-serveur, incitaient, en leur état, à réexaminer les bases du format précédemment défini par la BNF et la DISTNB, notamment le choix d'une notice d'exemplaire distincte de la notice bibliographique.
De quoi brouiller singulièrement la vision de tous ceux qui attendent un texte stabilisé sans participer de près aux travaux. Rappelons cependant qu'un format d'échange, quel qu'il soit, peut ne pas être identique aux formats internes des différents systèmes. Voir dans l'encadré, l'exposé de la maîtrise d'ouvrage du système d'information de la BNF (SI) ; les données locales, gérées séparément des notices bibliographiques sur le SI, seront exportées dans les champs UNIMARCde la notice bibliographique.
Aujourd'hui, un groupe de travail associant la BNF, le CCF (Catalogue collectif de France), la DLL (Direction du livre et de la lecture), la DISTNB (Direction de l'information scientifique, des technologies nouvelles et des bibliothèques du ministère de l'Éducation nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche) et l'ABES (Agence bibliographique de l'enseignement supérieur) mis en place en septembre 1996, a pour objectif d'établir un format d'échange de données locales qui prendrait en compte toutes les données locales nécessaires aux fonctionnalités du projet de chaque partenaire, les impératifs de la normalisation internationale et ceux des nouveaux outils technologiques. Il s'appuie sur les données recensées dans le format d'échange mis au point de 1990 à 1994 par la BN et la DPDU et prend comme base la structure du format d'échange international UNIMARC. Les travaux ne sont pas achevés à ce jour on peut raisonnablement espérer qu'une définition commune d'un format d'échange des données locales incluant celles-ci dans la notice bibliographique sera établie en 1997.
On ne trouvera donc pas ci-après de document définitif, mais plutôt un état des lieux de ce dossier complexe, un arrêt sur image des travaux en cours.
L'équipe de l'ABES et de la DISTNB, celle du CCF, et la DLL expliquent en quoi l'échange des données locales est une des composantes essentielles de leur projet.
Pour l'échange de données, le CCF a fait le choix d'inclure les données locales dans les notices bibliographiques.
Quels éléments ont déterminé la position du CCF ? Pour Lise Bessette : « Les choix techniques retenus par le CCF pour permettre un accès quasi universel et une interrogation facile et conviviale sont de deux types : un accès par Internet et les outils qui y sont associés (interfaces du World Wide Web, protocole HTTP), et une interface unique pour l'interrogation des différents catalogues par l'utilisation de la norme Z39-50-1995. Ce type d'architecture est dénommé client 239.50 Gateway (c'est-à-dire une passerelle permettant le passage du protocole HTTP vers le protocole Z39.50). La norme Z39.50 permet d'interroger des bases de données distribuées et hétérogènes dans une architecture client-serveur qui permet à l'utilisateur sur son poste client de s'affranchir de la diversité des syntaxes et des structures propres à chaque base de données ou catalogue, ce que l'on nomme également l'interopérabilité de systèmes ouverts. Cette norme, particulièrement riche, nécessite cependant pour être pleinement opératoire une implémentation rigoureuse, ce qui impose un certain nombre de contraintes notamment en matière d'échange des informations du serveur vers le client. Or, dans l'état actuel de mise en oeuvre de la norme, que ce soit au niveau international ou national (le SI-BNF, le SU et le CCF seront les pionniers en France dans l'application de la norme version 1995), les syntaxes d'enregistrement ne sont définies que pour l'échange de données bibliographiques. Pour pouvoir échanger séparément des données locales, dans ce que l'on appellerait une notice de données locales, un jeu d'attributs propre à ce type d'information devrait d'abord être défini et approuvé au niveau international. Dans les délais impartis à la mise en place de cette norme dans le déroulement du projet CCF, il est apparu difficile d'attendre que ce travail de réflexion soit mené. Le CCF privilégie donc l'échange des données locales au sein de la notice bibliographique dans des zones spécifiques qu'il appartient aux différents partenaires de définir ensemble. »
Le format d'échange des données locales précédemment défini en 1994 ne convenait donc pas à ces nouveaux impératifs techniques. Il fallait examiner au niveau français l'organisation des données locales dans les champs UNIMARCde la notice bibliographique.
Le groupe de travail a d'abord procédé au recensement des données locales nécessaires aux échanges entre les différents partenaires, à leur fonctionnalité, puis il a travaillé à l'organisation des données dans le format bibliographique UNIMARC.
Ces données locales doivent permettre de répondre aux fonctions suivantes : sélectionner des documents en fonction de différents critères de localisation ou de particularités d'exemplaires, localiser un document d'une manière univoque, connaître les conditions de sa communication, établir une demande de prêt et gérer celle-ci, garantir les échanges entre catalogue collectif et bibliothèques participantes.
Les données locales nécessaires à ces objectifs sont les suivantes : localisation du document (identifiant de la bibliothèque, fonds, cote salle, dépôt permanent, etc.), état de collection (pour les documents en plusieurs unités matérielles, notamment les publications en série), informations bibliographiques propres à l'exemplaire (ex-libris et autres mentions de provenance, annotations, reliure, lacunes, etc.) et points d'accès liés à celles-ci (nom de l'annotateur, du relieur, etc.), le cas échéant, informations bibliographiques sur le document de substitution (microfilmage, numérisation, etc.), informations sur les conditions de communication ou de reproduction, informations de gestion internes à la bibliothèque (numéro d'exemplaire, numéro d'inventaire, code à barres, etc.). Bien évidemment, selon les cas, ces données sont obligatoires ou facultatives et le groupe travaille aussi à affiner ces notions.
Le groupe de travail a convenu, à ce jour, d'un certain nombre de principes pour la gestion des données locales échangées.
Les données concernant les informations de localisation, de gestion des exemplaires seront décrites au sein de zones 9XX du format UNIMARCbibliographique. En revanche, les données descriptives spécifiques aux exemplaires (zones de notes et points d'accès notamment) seront gérées dans les zones ad hoc de la notice bibliographique (3XX, 7XX), il convient donc de pouvoir identifier clairement dans ces zones, à quel exemplaire précis la donnée appartient.
Pour ce faire, il est indispensable de définir une sous-zone qui permette d'identifier cet exemplaire de façon non ambiguë et d'apparier les données qui appartiennent au même exemplaire.
Le$5 pourrait être adopté pour contenir l'identifiant de l'exemplaire. Le PUC, Permanent UNIMARC Committee (IFLA), a déjà validé l'utilisation de cette sous-zone pour des besoins assez comparables dans la description des particularités d'exemplaire pour les livres anciens (2) .
Le S5 sera composé de deux éléments: l'identifiant de l'établissement et l'identifiant de l'exemplaire. Le RBCCN qui identifie un établissement de façon non ambiguë a été retenu. Quant à l'identifiant de l'exemplaire, sa structure, son libellé ne seront pas définis par le groupe de travail et chaque partenaire aura donc la liberté d'en définir la composition.
Le S figurera au début de chaque zone qui comporte des informations concernant un exemplaire précis et, dans une zone donnée, il ne sera pas répétable. Le $5 s'appliquera donc à plusieurs zones du format UNIMARCbibliographique : les zones 9XX qui décrivent les données de localisation, de gestion des exemplaires, les zones 70X: 700, 701, 702 pour les points d'accès concernant un exemplaire en particulier, les zones 3XX pour les notes qui contiennent des informations spécifiques à un exemplaire et la zone 012 contenant l'empreinte. Les zones 9XX ou 3XX ou 7XX contenant le même S5 constitueront des groupes de zones qu'il sera facile d'afficher lors de l'interrogation des bases bibliographiques.
Il a été aussi convenu que, dans le cas particulier d'un point d'accès identique pour des exemplaires différents, la zone 7XX contenant un S5 identifiant l'exemplaire concerné soit répétée, plutôt que de fournir une seule zone 7XX contenant plusieurs$5.
Par ailleurs, des principes ont été retenus pour la définition des zones 9XX décrivant des données de localisation, de gestion : à même catégorie de données (données de localisation ou données de gestion), même zone ou groupe de zones utilisé ; à même type de document concerné (monographies ou publications en série), même zone ou groupe de zones 9XX utilisé.
Bien des points sont encore en cours de discussion, comme le traitement de référence de l'exemplaire, il pourrait être celui de l'unité physique : c'est-à-dire qu'une zone 9XX donnée ne concerne qu'une seule unité physique mais il suppose que tous les partenaires puissent gérer très finement les données.
Au demeurant, on peut estimer que les bases d'un format, au sens strict, d'échange ont d'ores et déjà été établies par le groupe de travail.