Archivage des mémoires universitaires

Question

Bonjour

Je mène une veille sur les mémoires de recherche français dans le domaine de la musique.

Même si de nombreux sites d'universités ont mis en ligne une sorte de marche à suivre pour déposer (et rédiger) un mémoire, j’ai plusieurs questions, depuis le support du document jusqu’à son emprunt physique à distance :

1. Il me semble avoir compris que l’étudiant a toujours le choix entre 3 options : version numérique seule, version papier ou les deux en même temps : est-ce exact ?

2. Si l'étudiant choisit la version numérique, doit-il quand même fournir un exemplaire à chaque membre du jury (ou à certains seulement ?) ? Dit autrement, le dépôt d’au moins un exemplaire papier (combien ?) auprès de l’UFR est-il  obligatoire ou facultatif ? 

3. Y a-t-il une règle nationale pour l‘attribution des mentions ou cette pratique est-elle libre, université par université, voire discipline par discipline ?

4. Y a-t-il une règle nationale fixant l’institution responsable du catalogage et de la conservation des mémoires papier : si oui, est-ce la BU de l’université ou bien l’UFR de la discipline ? Ou alors est-ce la « liberté » pour chaque université, pour ces 2 actions ?

5. Même question concernant la durée de conservation des mémoires papier ?

6. Au fil de mes recherches dans les notices de catalogue, je constate de + en + de situations et d’organisations locales variables, en matière de catalogage :

a)  Certaines disciplines sont privilégiées (ou négligées) par rapport à d’autres : je crois avoir compris que  la médecine ou la biologie étaient considérées comme prioritaires, par rapport à la musicologie ou les Staps

b)  Dans une même discipline ou une même université, une sélection est parfois effectuée pour ne cataloguer que les meilleurs travaux, par ex. uniquement les mentions très bien.

c)  Enfin, certaines mentions peuvent être absentes ou imprécises, comme le nombre de pages, le directeur de mémoire ou le nom exact du diplôme. J'ai même rencontré un cas où 2 étudiants semblaient être  les co-auteurs d'un même mémoire, est-ce possible / autorisé ?

La liberté sur ces 3 points est-elle entière ou limitée ?

7. En matière de rétroconversion, je crois avoir compris que chaque UFR et/ou chaque BU reste libre de réintégrer ou non ses anciens fichiers papier dans le catalogue en ligne : est-ce exact ?

8. Concernant la consultation, il me semble avoir compris que le président du jury d’abord, puis l’étudiant sont décisionnaires concernant l’autorisation ou le refus : est-ce exact ?

9. Si le mémoire est déclaré consultable, il peut ne l’être que localement, cad sur place, qu’il soit sur papier ou en numérique : qui en est décisionnaire et existe-t-il des règles sur ce point précis ?

10. Concernant le PEB, quelles sont les règles ? Si le mémoire a été déposé en au moins 2 exemplaires papier, il me semble que l’envoi à distance est possible, mais est-il toujours gratuit pour l’emprunteur ?  Et s’il n’existe qu’un seul exemplaire, j’imagine que la BU ou l’UFR ne peut pas prendre le risque de le perdre et donc accepte seulement de le photocopier… dans quelles conditions, notamment de coût pour l’emprunteur ? De même, si le mémoire contient un document audiovisuel, ce document n’est jamais empruntable, même sur place, est-bien le cas ? Y a-t-il entière liberté ?  Au passage, les renseignements sur le site du Sudoc sont généraux et ne disent rien, pour le PEB, concernant les mémoires universitaires.

Enfin, si le document de l’ABES, Catalogage des thèses (avec dern. maj juin 2016) est utile, il ne répond pas à la plupart des questions ci-dessus. Au passage, s’applique-t-il intégralement aussi aux mémoires ?

Je terminerai par deux  questions + globales :

1. Concernant les différentes tentatives de création d’un répertoire national des mémoires, je ne connais que Dumas, qui reste très fragmentaire et partiel, d’après mes constatations. Les TUISP, memoireonline et memorable m’ont été (ou me sont encore) très utiles, mais restent spécialisés… pour ceux qui sont mis à jour. S’il existait un autre projet national, merci de l’indiquer.

2. Existe-t-il une liste à jour de tous les serveurs de catalogues des BU françaises ?

Je reconnais que ça fait beaucoup de questions pointues voire complexes. Si vous ne pouvez pas répondre à toutes, merci de me communiquer les coordonnées d'un organisme compétent à qui m'adresser, la réponse d’eurekoi ne m’ayant pas satisfait.

Cordialement, avec plein de courage pour tout

PS : Une question "subsidiaire", car je crois avoir rencontré un seul cas de ce type : est-il autorisé que que 2 étudiants présentent (rédigent et soutiennent) le même mémoire en même temps ?

Réponse

Date de la réponse :  08/11/2016

Vous vous posez des questions sur le dépôt des mémoires de master auprès des bibliothèques.

Comme nous l’indiquons dans une précédente réponse, l'archivage des mémoires de master ne fait pas l'objet d'une obligation légale ; ce sont les UFR qui déterminent leur politique de conservation et de diffusion.

C’est pourquoi les règles peuvent varier d’un établissement à un autre :

  • L’établissement peut exiger le dépôt d’une version numérique seule, d’une version papier ou les deux en même temps.
  • Le dépôt d’un exemplaire papier n’est pas forcément obligatoire.
  • Les UFR sont libres de choisir l’institution responsable du catalogage et de la conservation des mémoires papier, ainsi que leur durée de conservation.

Nous ne savons pas s’il y a des règles nationales pour l‘attribution des mentions (cette question relève plus de l’administration universitaire que des bibliothèques).

Les bibliothèques sont libres de privilégier le catalogage des mémoires dans certaines disciplines considérées comme prioritaires ; elles peuvent choisir de ne cataloguer que les meilleurs travaux.
Il existe des règles de catalogage, mais il peut exister des disparités selon les établissements, selon les fonds (certaines notices peuvent être sommaires, et ne pas indiquer la mention, le nombre de pages, le directeur de mémoire ou le nom exact du diplôme).
La rétroconversion des fichiers des UFR peut varier d’un établissement à l’autre ; elle peut être partielle.
C’est effectivement l’étudiant, le directeur de mémoire ou le président du jury (ou encore l’établissement de stage), qui décident des modalités de consultation.
Certains mémoires sont consultables uniquement sur place pour des raisons de conservation, mais ce peut être pour d'autres raisons.
La mise en ligne peut par exemple avoir été refusée par l’établissement de stage.
Les établissements sont libres de choisir les règles qu’ils appliquent en matière de PEB.

Certains éléments du guide de l’ABES sur le Catalogage des thèses s’appliquent probablement au catalogage des mémoires de master.
Pour plus de précisions en la matière, vous pouvez contacter l’ABES ou un responsable du catalogage en bibliothèque universitaire.

A notre connaissance, il n’existe pas de portail d'archives ouvertes de travaux d'étudiants équivalent à Dumas.
Pour en savoir, vous pouvez contacter l'équipe du Centre pour la Communication Scientifique Directe, qui gèrele portail Dumas : ccsd[at]ccsd.cnrs.fr

Il existe en revanche de nombreuses archives ouvertes, thématiques ou locales, dont il nous serait difficile de vous donner une liste exhaustive.
Voilà toutefois deux exemples :

  • Memsic, mémoires de master en Sciences de l'information et de la communication
  • DUNE, Dépot universitaire numérique des étudiants de l'Université d'Angers

Les catalogues des BU françaises sont répertoriés dans le Répertoire des centres de ressources du SUDOC.

Nous ne sommes pas en mesure de vous indiquer si un mémoire de master peut être co-rédigé par plusieurs étudiants, car cette question relève plus de l’administration universitaire que des bibliothèques.