Index des revues

  • Index des revues

Le centre de prêt dans le cadre de la décentralisation

1985
    ⇓  Autres articles dans la même rubrique  ⇓

    Le centre de prêt dans le cadre de la décentralisation

    Par Marc Chauveinc, conservateur en chef Bibliothèque nationale, centre national de prêt.

    Avant d'aborder le fonctionnement proprement dit du centre de prêt, il faut affirmer en préambule l'adéquation parfaite de ce service et de la décentralisation. Le centre de prêt est d'abord l'outil de la décentralisation puisqu'il permet aux chercheurs, grâce à l'envoi de documents, de rester au pays, de travailler chez eux sans avoir besoin de «monter» à Paris.

    Contrairement à ce qu'on a dit, le centre de prêt n'est pas centralisateur ni centralisé (souvenez-vous les conflits autour du centre national de prêt.!). Bien qu'unique et parce qu'unique (encore qu'il puisse être réparti en plusieurs endroits), un centre national peut facilement irriguer le pays de documents et faciliter (sinon créer) une vie intellectuelle locale. Il apporte son aide et un support non négligeable aux bibliothèques universitaires, aux bibliothèques municipales et aux bibliothèques centrales de prêt qui ont sur place la charge première (la première ligne) de la lecture publique.

    En sorte, il constitue la réserve pour faire face aux assauts impérieux et difficiles.

    D'autre part, il est partiellement décentralisé lui-même et doit, dans un avenir proche, accentuer cette décentralisation.

    Historique

    Il faut rappeler un peu d'histoire. Le centre de prêt n'est pas récent, puisqu'il remonte à 1839, quand un service central des prêts est créé au ministère de l'instruction publique pour contrôler la circulation des manuscrits et assurer les expertises. Il a joué ce rôle jusqu'en 1980. L'ordonnance royale du 2 juillet 1839 précise que le prêt des manuscrits doit être approuvé par le ministre. Il faut remarquer ce point car, à cette époque, il n'était pas question de faire circuler des livres ordinaires (le prêt était interdit), supposés être acquis par toutes les bibliothèques, mais uniquement les pièces uniques, les manuscrits. L'idée (ou le besoin) de prêter et d'emprunter des livres courants est récente ; elle date en France des cent dernières années puisqu'elle est mentionnée pour la première fois dans une circulaire de 1886.

    En 1901, toutefois, le prêt direct est autorisé entre les bibliothèques universitaires, mais le prêt des manuscrits reste soumis à l'autorisation du ministère. Ce sont les inspecteurs généraux qui exercent actuellement cette mission.

    Le service central des prêts est transféré en 1922 à la Bibliothèque nationale. Il y centralise, en principe, les demandes de prêt en provenance de l'étranger. Un arrêté du 12 décembre 1935 rend aux bibliothèques la totale liberté de correspondre entre elles et de se prêter leurs ouvrages. Le service central des prêts reste responsable de la circulation des manuscrits et doit veiller au bon fonctionnement général du prêt interbibliothèques. Le texte est resté en vigueur jusqu'en 1980.

    Plusieurs causes ont cependant conduit le service central des prêts à jouer un rôle de plus en plus important dans la circulation des imprimés.

    Pour les étrangers, il est une adresse plus facile à retenir et plus simple à utiliser que plusieurs bibliothèques.

    Les bibliothèques françaises préfèrent aussi souvent, en désespoir de cause, un organisme central qui effectue des recherches plus approfondies et bénéficie du soutien de la collection de la Bibliothèque nationale; la franchise postale est aussi un atout non négligeable.

    Ces raisons ont conduit, après la Seconde Guerre mondiale, le service central des prêts à rechercher lui-même les moyens de satisfaire les demandes de prêt qui arrivaient de plus en plus nombreuses à la Bibliothèque nationale, dont la richesse attire les demandes. Comme la Bibliothèque nationale ne prête pas ses collections, il fallait agir dans deux directions: d'une part utiliser les doubles de la Bibliothèque nationale, d'autre part orienter les demandes vers d'autres bibliothèques.

    Pour bien jouer son rôle, le service central des prêts a dû s'équiper d'outils bibliographiques. Il a notamment hérité de la partie française du catalogue collectif dit de Montpellier. Puis, sous la pression des demandes, il a commencé à se constituer une collection propre destinée au prêt.

    Il faut dire qu'il recevait, d'un autre côté, de fréquentes offres de dons de la part des bibliothèques ou de particuliers désireux de se débarrasser. Il a accepté ces dons. Il a obtenu ensuite des attributions du service des échanges internationaux, du service des thèses, du C.N.R.S., de certaines bibliothèques. Il a obtenu aussi très tôt l'attribution d'un exemplaire de certains titres de périodiques reçus par le dépôt légal. Tout cela a permis de constituer une première collection, il faut le dire, un peu disparate et beaucoup trop insuffisante. Mais elle a suffi à faire évoluer la mission du service central des prêts, et à accroître le prêt direct par rapport à la retransmission.

    Ce renversement est toujours l'objectif majeur du centre de prêt, qui est actuellement à 75% de prêts directs et 25% de retransmissions. Cette évolution s'est fortement accentuée grâce à deux événements.

    L'installation du service central des prêts à Versailles en 1975. Dans le bâtiment de la Grande Écurie du Roy, face au château, il dispose de bureaux pour le traitement des demandes et des magasins pour le stockage des collections.

    Entre-temps, le service central des prêts a failli s'appeler «centre national de prêt » dans le cadre de la création des centres nationaux de coopération attribués à la Bibliothèque nationale par convention avec le ministère. Ces conventions ne furent jamais signées.

    Le 12 février 1980, une lettre du ministre des Universités demande à la Bibliothèque nationale de créer un «centre de prêt» qui puisse répondre aux besoins des bibliothèques étrangères en documents français et d'appliquer ainsi les principes de l'accès universel aux publications définis par l'I.F.L.A., principes selon lesquels chaque pays est responsable de la fourniture de ses publications.

    De cette façon, le centre de prêt contribue à la diffusion de la pensée française à l'étranger.

    En conséquence de cette lettre fut attribué au centre de prêt un exemplaire (le deuxième) de tous les livres reçus au dépôt légal. Cette mesure a été appliquée rétrospectivement à partir du 1 er janvier 1980.

    Missions du centre de prêt

    Pour le moment, la situation du centre de prêt semble stabilisée et ses services de plus en plus appréciés puisque le nombre des demandes de bibliothèques étrangères et ... françaises s'accroît de vingt pour cent par an.

    Même si une évolution se produit dans l'organisation de l'accès. aux documents en France, le centre de prêt devrait conserver ses missions actuelles.

    Elles peuvent se résumer ainsi : fournir aux bibliothèques françaises et étrangères la documentation en langue française qu'elles sollicitent. Cela va de la bande dessinée à la thèse d'État, y compris le rapport technique, public ou privé, la revue locale ou très spécialisée. Cette fourniture doit être faite, autant que possible, par lui-même. La circulation des demandes, toujours nécessaire, ne peut être qu'un pis-aller insatisfaisant à tous les points de vue. Le choix de ce «créneau » français a été lié à un certain nombre de conditions déterminant la situation française de l'accès aux documents: l'existence d'autres organismes comme le C.N.R.S./C.D.S.T., les C.A.D.I.S.T., l'absence de moyens financiers importants, l'attribution du dépôt légal, l'absence de catalogue collectif de documents français anciens ou plus ou moins souterrains.

    Le rattachement du centre de prêt à la Bibliothèque nationale jouait aussi dans ce sens. Conservatoire de la production nationale, la Bibliothèque nationale ne peut prêter à l'extérieur. Il est donc normal qu'elle constitue une collection parallèle pouvant sortir pour protéger ses propres collections. Elle peut aussi satisfaire des lecteurs qui ne peuvent venir à Paris et élargir ainsi sa salle de lecture aux confins du monde. Elle participe, en envoyant ses livres, à une totale décentralisation d'une documentation normalement rassemblée à Paris.

    On pouvait se poser la question du choix des documents.

    Sous la pression de la demande, de plus en plus, le centre de prêt doit tout fournir, y compris, de plus en plus, des partitions musicales, des livres anciens (en microcopies), des atlas, mais pas encore de disques, de matériel audiovisuel ou de cartes géographiques.

    A cette mission prioritaire s'en ajoutent trois autres.

    D'une part, une mission de «dépôt national ». Le centre de prêt continue et doit continuer à recevoir le maximum de dons. Il doit essayer de préserver au moins un exemplaire de tout document national et éviter la destruction intempestive de collections qui n'ont en apparence pas d'intérêt. La demande future est tellement imprévisible, que le centre doit tout récupérer et tout conserver. Mais, par ailleurs, il n'est peutêtre pas utile de multiplier les lieux de stockage ni le nombre d'exemplairesdecertains documents peu utilisés. Chaque bibliothèque doit donc, avant de se débarasser de documents, les proposer au centre de prêt qui a un rôle tout naturel de dépôt national.

    D'autre part le centre de prêt sert de correspondant aux bibliothèques étrangères, de point d'entrée des demandes en France. Il est ainsi cité dans le « Brief guide to centers for interlibrary loans » publié par l'I.F.L.A. La B.L.L.D. anglaise a établi avec le centre de prêt des contrats de fourniture de documents; celui-ci assure, notamment en France, la vente de formulaires B.L.L.D. de prêt et de photocopie et le remboursement des prêts effectués en Angleterre par les bibliothèques françaises.

    La dernière mission découle directement de la première. Beaucoup de demandes arrivant en dernier ressort au centre de prêt, après cinq à dix bibliothèques, la première chose à faire est de vérifier l'exactitude de la référence. Le centre de prêt est pratiquement le seul organisme à pousser le contrôle bibliographique jusqu'à parfaite identification du document. Il ne peut accepter de laisser partir une demande inexacte, car cette inexactitude est souvent la cause de la circulation interminable. Utilisant la salle des catalogues de la bibliothèque nationale, le centre de prêt retrouve et rectifie des références autrement introuvables.

    Situation actuelle.

    Matériellement parlant, la décentralisation du centre de prêt n'est, pour le moment, que partielle.

    Il dispose en effet de locaux à la Grande Ecurie du Roy (environ 6000 m2) permettant de loger une partie de l'équipe de recherche et toutes ses collections.

    L'équipe de Versailles reçoit toutes les demandes de prêt ou de photocopie, effectue un premier traitement, prête ou photocopie ce qui peut l'être.

    Elle s'occupe aussi de traitement catalographique du Dépôt légal. Pour supprimer les travaux inutiles aucun catalogage n'est fait. Le centre de prêt utilise les fiches du dépôt légal de Paris et reporte simplement une cote séquentielle par format sur le livre et sur un cahier de correspondance. Dès que le centre de prêt aura accès à la base bibliographique de la Bibliothèque nationale, ce travail se fera sur terminal. Les fiches et les registres seront supprimés.

    Le reste du personnel est à Paris où sont effectuées les tâches de direction, de catalogage rétrospectif, de gestion des périodiques, de recherches approfondies et d'acquisitions.

    Il est certain que cette double implantation nuit au travail. Par exemple, deux fichiers de périodiques et de livres doivent être maintenus en parallèle, ce qui n'est pas simple, sans compter les délais dans la transmission des documents.

    Le regroupement est évidemment souhaitable, soit à Versailles où un magasin de 30000 mètres linéaires est en cours d'aménagement, portant le total des rayonnages du centre à 40 km et où des bureaux attendent depuis 1975 d'être terminés; soit à Troyes où le lycée Pithou (17000 m2) est depuis plusieurs années à la disposition de la Bibliothèque nationale qui ne dispose pas de crédits pour l'aménager.

    Pour compléter la situation actuelle, il faut donner quelques chiffres sur les collections du centre :

    • Périodiques 20.000 titres
    • Livres et thèses 250.000 titres
    • Microformes 30.000 titres
    • Accroissement annuel 30.000 titres

    Les statistiques du prêt 1984 sont :

    • Demandes françaises 18.909
    • Demandes étrangères 18.025
    • Total 36.934
    • Nombre de prêts 23.447
    • soit un taux de satisfaction de 71 %.

    Les statistiques du premier trimestre 1985 montrent une augmentation de 17,5%. Les demandes devraient dépasser les 40.000 en 1985.

    Fontionnement du centre

    Il n'est peut-être pas inintéressant de décrire le fonctionnement d'un centre de fourniture de documents, car il est très différent de celui d'une bibliothèque classique.

    Un lecteur vient demander à une bibliothèque municipale ou universitaire aussi bien un rapport OCDE sur l'économie mondiale, qu'un article de Maurras dans la Gazette de France de 1895. Celle-ci ne l'ayant pas, transmet une demande de prêt interbibliothèques, sur formulaire normalisé au Centre de Prêt de Versailles.

    Celui-ci a plusieurs moyens de satisfaire la demande :

    • ses propres collections (20000 périodiques et 250000 livres) composées de nombreux journaux sur microfiches, de tout le Dépôt légal, c'est-à-dire de toute (ou .presque) la production française depuis 1980, des dons reçus, des microfiches du plan de sauvegarde de la Bibliothèque nationale, et enfin d'achats. L'objectif est d'avoir une collection aussi complète que possible pour répondre directement sur nos fonds. Plus le fonds sera riche (en livres ou en reproductions) plus les chances de satisfaire les demandes seront grandes ;
    • des collections de la Bibliothèque nationale qu'elle peut prêter (500.000 volumes de doubles) ou reproduire en photocopie et microcopie;
    • des collections d'autres bibliothèques puisqu'il retransmet les demandes qu'il ne peut satisfaire lui-même.

    Il faut insister sur l'aspect reproduction. Comme beaucoup de demandes portent sur des ouvrages anciens, ou épuisés, et que beaucoup de bibliothèques ont exclu du prêt ces ouvrages, la seule possibilité d'accès au document est la reproduction.

    Bénéficiant déjà de toutes les microfiches établies par Sablé pour le Plan de sauvegarde de la Bibliothèque nationale, achetant autant que faire se peut les microfilms de l'ACRPP, photocopiant ses collections de périodiques ou celles de la Bibliothèque nationale, le centre de prêt utilise de plus en plus ce procédé et emprunte souvent des livres exclus du prêt pour faire faire une reproduction et envoyer la microfiche. Toutes les bibliothèques doivent se préparer à utiliser ces supports car le prêt direct d'ouvrages ne peut que diminuer et la fourniture de reproductions augmenter.

    Pour le moment, les collections du centre sont classées par format et ordre d'entrée, ce qui nécessite le passage par un fichier pour trouver la cote du livre. Nous espérons, lorsque la demande sera moins dispersée et le fonds plus important, en venir à un classement alphabétique pour aller directement avec la demande en rayon. L'équipe de Versailles, composée de deux conservateurs, cinq bibliothécaires-adjoints et de cinq magasiniers, constitue la "première ligne" et reçoit toutes les demandes. Son objectif est d'aller vite, c'està-dire de répondre à la demande dans les quarante-huit heures, ce qui est tout à fait possible si le livre est sur les rayons.

    La seule inquiétude vient de l'augmentation du nombre des demandes (200 par jour) par rapport à la stagnation du personnel. Mathématiquement, il faudra faire quelque chose !

    Malheureusement le livre n'est pas toujours là, soit que les références sont fausses, soit qu'il n'est pas dans nos collections. La demande est alors transmise à un autre organisme (bibliothèque, institut, laboratoire, service d'un Ministère, etc.)

    Après ce premier circuit la demande revient, s'il y a refus, à Paris 'qui vérifie soigneusement l'existence du document et recherche d'autres localisations, principalement dans les grandes bibliothèques parisiennes qui sont d'un grand secours, ou plus simplement l'achète, s'il est disponible (un conservateur, quatre bibliothécaires-adjoints, deux magasiniers et deux secrétaires). Sur les 36000 demandes reçues à Versailles, 12000 environ repassent par Paris.

    Il faut ici s'arrêter un moment sur le problème des références bibliographiques. Il est complexe et constitue plus de la moitié du travail du centre. Si tous les livres demandés étaient publiés par un éditeur commercial, reçus par Dépôt légal, signalés dans la bibliographie nationale, si toutes les demandes portaient sur des revues classiques, connues et répertoriées, comme tout serait simple et rapide. Mais, plus de trente pour cent des demandes concernent des ouvrages anciens (il faut être naïf et inconscient pour espérer recevoir en prêt un ouvrage du XVIe siècle !), des ouvrages à compte d'auteur, des rapports officieux non publiés, des publications d'éditeurs occasionnels presque sans adresse, des journaux clandestins, ou locaux, ou des documents depuis longtemps épuisés.

    Certains documents sont cités, mais n'existent dans aucune bibliothèque ! Pour certains congrès, il faut s'adresser à l'auteur (donc trouver son adresse) pour obtenir une réponse !

    Il s'agit d'une véritable traque policière, qui peut durer des mois et qui est incompréhensible pour beaucoup d'usagers. Le centre de prêt est le seul organisme à poursuivre les recherches jusqu'à ce qu'il ait trouvé quelque chose; il est très rare qu'il soit obligé d'abandonner.

    En ce qui concerne les publications françaises, le centre de prêt offre l'avantage d'une recherche approfondie, d'une adresse unique, d'une collection importante, de toute la richesse du fonds de la Bibliothèque nationale, et enfin d'être un service spécialisé dans la fourniture du document qui peut s'y consacrer totalement.

    Avenir du centre de prêt.

    Le centre de prêt de la Bibliothèque nationale est donc un organisme de fourniture de documents de premier recours, dans un secteur précis. Il vaut mieux que les demandes commencent leur circuit par le centre de prêt qui a 53% de chances de fournir lui-même le document plutôt que d'être la poubelle des demandes introuvables.

    Cette vérité commence à faire son chemin et à pénétrer les esprits puisque la demande croît de 15 à 20% par an. Ceci étant, le centre n'atteindra sans doute jamais les 3 millions de demandes reçues par la BLLD chaque année. Il est peu probable que la documentation en langue française puisse faire l'objet d'une telle demande, alors que le grand succès de la BLLD vient de périodiques scientifiques et médicaux internationaux, qui sont à la fois plus demandés et plus faciles à photocopier.

    La demande française porte au contraire sur des ouvrages, anciens ou épuisés, de toute façon difficiles à trouver, des rapports techniques plus ou moins confidentiels, des revues locales, clandestines, des journaux anciens.

    L'objectif de 300.000 demandes par an paraît à moyen terme raisonable. Qu'en sera-t-il de l'avenir?

    Il se situe sur trois plans:

    Le plan administratif d'une part.

    Le gouvernement français est en train de mettre en place une "Agence nationale pour l'information scientifique et technique" regroupant divers organismes français de fournitures de documents et divers réseaux d'informations (CDST, CDHS, SUNIST, CCN,...). Le centre de prêt doit y être associé car il correspond à un créneau non couvert actuellement: le livre, et la documentation française.

    Il est trop tôt pour préciser les modalités de cette association.

    Le plan des locaux.

    Le centre est partiellement décentralisé à Versailles, mais ses locaux ne sont pas extensibles. Or le fonctionnement du centre de prêt exige et exigera toujours des collections importantes d'imprimés. Les projections établies portaient sur 300.000 demandes par an et sur des collections de 2.000.000 de volumes. Même si les nouvelles technologies sont utilisées, il ne sera pas possible de stocker sur disque optique, microfiche ou autre support la totalité de la production française depuis les origines. Beaucoup de livres resteront sous forme d'imprimés pendant longtemps. D'où énorme besoin de stockage.

    La Grande Ecurie du Roy a déjà reçu quatre niveaux de rayonnages dans le Manège central, deux autres sont prévus. Les 30.000 mètres linéaires permettent de tenir dix ans, mais après ? Les bureaux prévus n'ont pu être installés, ce qui maintient la coupure du service en deux. Cette coupure est un des graves inconvénients de la décentralisation actuelle car elle augmente le travail (double fichier de bulletinage) et accroît les risques d'erreurs.

    Un regroupement des services du centre de prêt est impératif pour en améliorer le fonctionnement.

    Pour répondre à ces deux besoins :

    • le développement des collections ;
    • le regroupement des services ;

    Il est prévue depuis plusieurs années de construire le centre de prêt à Troyes dans un collège du XIXe siècle donné par la ville à l'Etat et affecté à la Bibliothèque nationale. Disposant de 17.000 m2de surface intérieure et autant au sol (avec les grandes cours centrales), il offre tous les espoirs pour une installation suffisante du service avec des locaux de stockage et de services de bonnes dimensions.

    Troyes sera pour le centre de prêt, la vraie décentralisation, avec tous les problèmes qu'elle peut poser au point de vue administratif et fonctionnel, mais avec tous les avantages d'un regroupement des services, des collections, une unité d'adresse, de gestion, de travail, qui accroîtra de beaucoup ses capacités.

    Le troisième plan est fonctionnel.

    Ce déménagement et cette installation à eux seuls ne seront pas suffisants pour fonctionner au mieux. Le centre de prêt doit utiliser, en tenant compte de son éloignement, les nouvelles techniques pour se rapprocher de la Bibliothèque nationale et de ses utilisateurs : messagerie électronique, télécopie, reproduction à grande échelle, etc... Il doit, par utilisation de la base de la Bibliothèque nationale supprimer les travaux d'intercalation et l'usage des fichiers.

    Il doit obtenir un système de bulletinage automatisé accessible sur de nombreux points pour éviter les déplacements des chercheurs.

    Il doit automatiser son prêt pour en assurer une meilleure gestion et supprimer les quelques registres qui subsistent.

    Il doit correspondre par messagerie avec le service du Dépôt légal. Il doit correspondre par télécopie avec les services des périodiques et des imprimés.

    Il devra disposer de son propre matériel de micropie, afin d'accélérer le processus de reproduction des documents empruntés.

    Nous pourrions multiplier les objectifs, les besoins; ce qui importe c'est que le centre de prêt, devenu centre de fourniture des documents français reçoive les moyens de poursuivre sa mission et de développer l'accès à la production de langue française par un meilleur service rendu.