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    Le réseau documentaire bisontin

    Par Hélène Richard, Directeur bibliothèques municipales de Besançon
    Par Livia Rapatel, Chef de projet informatique du Service commun de la documentation université de Franche-Comté

    Les facteurs qui en ont favorisé la réalisation

    Besançon est une ville moyenne de 120 000 habitants où 20 000 étudiants sont inscrits à l'université de Franche-Comté.

    Les bibliothèques universitaires et les bibliothèques municipales ont un passé commun qui a favorisé la mise en place du réseau documentaire que nous sommes en train de constituer. Pendant de nombreuses années les deux établissements ont eu une même direction. Cela a contribué au rapprochement des équipes et à donner au personnel des deux établissements des méthodes de travail assez proches. En outre, la bonne entente entre les directeurs des deux établissements a renforcé leur volonté commune de travailler ensemble pour offrir à la population bisontine et à ses étudiants un réseau documentaire riche et performant.

    Les deux établissements se sont trouvés en même temps à une phase charnière de leur évolution avec le besoin de se doter d'un système performant de gestion intégrée de leurs collections :

    • la BU avait informatisé son prêt en 1989 avec MOBIBOP mais avait besoin pour l'efficacité de son fonctionnement de se doter d'un vrai système intégré de gestion de bibliothèque,
    • la BM qui a fait partie des sept premières bibliothèques municipales choisies par l'Établissement public de la Bibliothèque de France, dans le cadre du projet de Catalogue collectif de France, pour la richesse de son fonds ancien et régional, devait absolument informatiser la bibliothèque d'étude et de conservation afin d'intégrer dans son catalogue les 80 000 notices provenant de cette conversion rétrospective. Or, il semblait peu raisonnable de le faire sur le système informatique DOBIS-LIBIS avec laquelle la médiathèque Pierre-Bayle et les bibliothèques de quartier fonctionnaient depuis 1986. Ce logiciel était sans évolution et n'était pas en UNIMARC. La décision de renouvellement global du système informatique de gestion des bibliothèques de la ville fut accélérée par le calendrier du CCF.

    Le service informatique de la ville s'était déjà très fortement investi dans la première informatisation des bibliothèques municipales. Il avait été aux côtés des professionnels pour le choix d'un logiciel implanté sur l'ordinateur central et il avait assuré tout le suivi du logiciel et cela d'autant plus que DOBIS-LIBIS n'a quasiment pas subi d'évolution depuis son installation. C'est donc l'équipe du service informatique qui a été aux côtés des bibliothécaires pour adapter le logiciel à leurs besoins.

    Ce travail commun, depuis presque une dizaine d'années, fait que les informaticiens de la ville ont une parfaite connaissance du travail bibliothéconomique et se sont immédiatement et totalement impliqués dans cette deuxième informatisation que les bibliothèques municipales ont décidé de mener en partenariat avec les bibliothèques universitaires.

    Présentation générale

    Les objectifs des deux partenaires sont :

    • mettre à la disposition de l'ensemble de la population bisontine les ressources documentaires des deux établissements, cela en créant un fonds bibliographique commun et homogène mais en conservant une gestion distincte des exemplaires, des lecteurs et des prêts ;
    • ne pas créer d'entité administrative supérieure (type GIE) ;
    • pouvoir, à terme, éventuellement, accueillir d'autres partenaires de la région qui souhaiteraient participer au réseau ;
    • préserver l'avenir et pouvoir en cas de nécessité séparer les bases composant le réseau, chaque partenaire étant propriétaire de son matériel et de ses fonds ;
    • réaliser le réseau en intégrant les nouvelles technologies (bases de données documentaires puissantes, bases de données relationnelles, architecture client/serveur, intégration de la norme Z3950 permettant l'interconnexion de réseau...).

    La démarche

    Ces choix nous ont amenés à :

    • réaliser un cahier des charges pour chaque établissement ;
    • réaliser un appel d'offres commun ;
    • choisir deux systèmes interconnectés ;
    • choisir des standards du marché : Unix, Oracle, Windows et Réseau local.

    L'architecture du réseau bisontin

    La base bibliographique AB6

    Le logiciel ABSYS est développé par la société espagnole BARATZ et diffusé en France par la société SCETORG sous le nom d'AB6. Le système d'exploitation est UNIX un standard du marché portable sur tous types de matériel.

    Dans AB6 nous avons deux logiciels qui gèrent des données : BRS, SGBD documentaire qui gère toutes les données bibliographiques (notices catalographiques, d'autorités, d'acquisition, notices importées d'autres sources) et INFORMIX, SGBD relationnel qui gère toutes les données relatives aux transactions, à l'inscription des lecteurs, aux exemplaires, aux budgets. Dans la prochaine version d'AB6 qui sera installée fin juin sur l'ordinateur de la ville la base de données relationnelle sera ORACLE, logiciel de gestion de base de données permettant le fonctionnement en mode client/serveur.

    Deux ordinateurs interconnectés (un pour la BU et un pour la BM). Les deux ordinateurs sont hébergés par le service informatique de la ville. Le catalogue commun BU et BM dans lequel se trouvent toutes les notices est sur l'une des machines tandis que la banque INFORMIX (et bientôt ORACLE) est installée sur chacune des machines. Elles traitent les données de gestion de chaque établissement (transactions de prêts, inscription des lecteurs, données d'exemplaires, gestion budgétaire...).

    Le réseau de CD-Rom

    Un réseau de CD-Rom composé de trois tours contenant 21 disques et 16 titres sera accessible par l'ensemble des sites composant le réseau ville et université. Pour l'instant l'accès aux CD-Rom est possible seulement aux établissements du centre ville car la deuxième tranche du réseau câblé qui reliera les quartiers périphériques est en cours de réalisation. Elle sera opérationnelle à l'automne seulement.

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    Organisation de la recherche dans l'OPAC

    Ce réseau CD-Rom sera complété :

    • par un serveur BM qui comprendra des titres plus spécifiques à la lecture publique (CD-Rom pour les enfants ou pour les collections patrimoniales par exemple),
    • par un serveur pour la BU sciences avec des titres spécialisés.

    L'accès à Internet

    Le travail en réseau avec l'université a permis à la ville de demander au GIP RENATER la possibilité d'avoir l'accès à Internet par ce réseau.

    Structure physique du réseau: le câblage

    Actuellement nous avons seulement un ordinateur, celui de la BU; la BM aura sa machine fin juin 1995. Les deux ordinateurs seront à la mairie au service informatique. On a mis en place un réseau fibre optique qui relie non seulement les BU et les BM mais tous les bâtiments universitaires et municipaux du centre ville.

    C'est la mise en place du réseau documentaire qui a permis la réalisation commune par la ville et l'université de ce réseau. Chacune des entités devait réaliser un réseau câblé pour desservir ses bâtiments (par exemple l'université dans le cadre de l'arrivée de RENATER en Franche-Comté). Le projet de réseau documentaire a permis aux équipes de l'université et de la ville de se rencontrer et il a été décidé, pour optimiser les coûts, de réaliser un réseau commun.

    La première tranche a concerné le centre ville, sa réalisation est terminée. La deuxième tranche concernera le campus sur lequel se trouvent la section sciences de la BU et la BUFR de droit et concernera, pour les BM, les bibliothèques de quartier. Pour la réalisation de cette deuxième tranche d'autres partenaires se sont associés au projet, notamment le CHUR.

    Les procédures de travail BU-BM

    Les deux équipes ont travaillé ensemble dés le début du projet. Des formations communes ont été organisées (UNIMARC, indexation RAMEAU) auxquelles ont participé des collègues des deux établissements. Des groupes de travail mixtes se sont constitués sur des points précis d'organisation du travail notamment le catalogage et l'indexation. Pour le catalogage et l'indexation un responsable a été désigné dans chaque établissement. Des réunions de concertation ont lieu régulièrement entre les deux responsables.

    Organisation de la recherche dans l'OPAC

    L'OPAC permet au lecteur de faire une recherche hiérarchisée, ainsi si l'on prend l'exemple d'un lecteur se trouvant à la BUFR d'histoire-géographie, il peut :

    • faire sa recherche sur le fonds de la bibliothèque d'UFR,
    • l'élargir au fonds de la section lettres de la BU,
    • l'étendre à l'ensemble du fonds des bibliothèques universitaires,
    • faire sa recherche sur le fonds des BM et des BU.

    Le lecteur pour cela n'a pas besoin de reposer sa question.

    La même procédure se fait dans les BM, par exemple :

    • section Enfants d'une bibliothèque de quartier,
    • toutes les collections de la bibliothèque en question,
    • toutes les BM,
    • l'ensemble BM-BU.

    Suivant le lieu du réseau dans lequel on se trouve on peut paramétrer l'OPAC afin qu'il propose dans le premier affichage d'effectuer la recherche sur le fonds de la bibliothèque dans laquelle on se trouve, comme dans les exemples ci-dessus.

    Intérêt du travail en réseau

    Il est apparu important de proposer une continuité et une unité dans l'accès au document et cela quelque soit le public (de zéro à 99 ans) et quelque soit ses centres d'intérêts (lecture de détente ou de recherche).

    Cette collaboration apporte une énorme valeur ajoutée à nos forces professionnelles :

    • pour nous, bibliothécaires, c'est un renforcement de nos savoir-faire par une ouverture plus grande à un public qui n'est pas, a priori, le nôtre ;
    • c'est la prise en compte des évolutions en cours dans l'environnement de l'autre structure qui nous prépare à celles qui nous toucheront un peu plus tard ou un peu différemment (tel est le cas d'Internet, où la demande et l'usage pressenti se présentent différemment en BU qu'en BM);
    • c'est un renforcement considérable de nos outils, et de notre culture professionnelle. Cela est facilité car nous avons une formation sinon commune, du moins très proche. Nous faisons vraiment le même métier.

    Pour la formation continue, nous constituons de plus en plus des groupes mixtes, pour toutes les questions liées à notre informatisation et à notre travail commun.

    Nous avons aussi beaucoup profité des ressources que nous apporte le service informatique municipal, le troisième partenaire. Nous maîtrisons mal les évolutions de l'informatique et ses enjeux actuels : réseaux, version client/serveur, standards... Le service informatique nous a permis d'être plus exigeants mais il a mis aussi en place un certain nombre de fonctionnalités complémentaires (messagerie, serveur bureautique, réseaux de CD-Rom...) qui rendent notre projet plus confortable à vivre.

    Enfin, notre réseau amène un certain nombre d'autres bibliothèques à envisager de se joindre à nous. C'est fondamental dans le cadre du Service commun de la documentation universitaire, cela l'est aussi pour toutes les bibliothèques d'une ville ouvertes à un public plus ou moins spécialisé. Il est certain que le travail en réseau aide à briser les isolements.