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    Le réseau stéphanois

    La mise en oeuvre du projet BRISE

    Par Emmanuel Dousset, Chef de projet réseau Bibliothèque municipale de Saint-Étienne

    Je me contenterai pour cette intervention d'une présentation descriptive du réseau BRISE (bibliothèques en réseau informatisé à Saint-Étienne), sans faire de théorie, car le temps m'est compté. L'appréciation qu'en ont les professionnels et le public vous sera exposée par Monique Lenoir. Pour ce descriptif je me propose de vous présenter d'abord les motivations qui ont sous-tendu notre réalisation puis il faudra bien sûr en dessiner les contours. Je vous exposerai ensuite la forme administrative - fort simple - qui régit notre réseau et les méthodes de travail que nous avons utilisées pour parvenir à nos fins. Enfin, nous examinerons les avantages et les inconvénients que nous avions pressentis et qui d'ailleurs se sont confirmés.

    Motivations principales

    L'idée, la conceptualisation du réseau, sont venues du souci que nous avions

    François Larbre et moi-même - d'élargir l'offre documentaire de la bibliothèque municipale et en même temps de réaliser une opération d'informatisation économiquement « rentable » (cf. Bulletin d'informations n° 147).

    Que nous soyons bibliothécaires d'État, bibliothécaires territoriaux ou documentalistes d'organismes spécialisés nous sommes au service de notre institution et notre rôle est de lui permettre de remplir au mieux sa mission. Aussi, outre le travail d'animation, le développement de services comme le prêt aux enseignants ou le prêt à domicile, notre mission principale est d'offrir à notre public un potentiel documentaire le plus large possible : c'est l'objectif du réseau.

    Pour illustrer ce propos je préciserai qu'au 31 décembre 1994 la bibliothèque municipale aurait offert à son public, sans le réseau, 260 402 documents exemplaires. Avec le réseau elle en met 368 294 à disposition, soit plus de 100 000 documents supplémentaires. Et quand on apprécie le coût d'un document « sur rayon on imagine ainsi l'économie réalisée par les Stéphanois.

    La décision de s'informatiser en commun s'est donc appuyée sur la conscience qu'avait chaque partenaire de contribuer ainsi au renforcement du potentiel documentaire local et du sien propre.

    Bien sûr dans cette démarche les aspects économiques de l'informatisation n'ont pas été oubliés. Dans la mesure où pour la ville il n'y avait aucun surcoût et que les partenaires pouvaient réaliser des économies substantielles, pourquoi nous serions-nous privés d'offrir au public un meilleur service ?

    Contours du réseau et partenariat

    Notre réseau se présente au public et au plan informatique comme s'il n'y avait qu'une seule bibliothèque avec de multiples annexes plus ou moins spécialisées. Chacune de ces « annexes conservant ses propres règles de prêt. En effet nous ne possédons qu'une machine », qu'un catalogue, qu'un fichier lecteurs, qu'un fichier transactions.

    Notre réseau est souvent présenté comme un exemple de coopération BM/BU : c'est réducteur et discriminatoire vis-à-vis des autres partenaires. Si le réseau comporte au plan administratif cinq entités juridiques différentes, dans notre fonctionnement quotidien nous considérons quatre grands pôles de représentation :

    • la bibliothèque municipale avec la « centrale ", six annexes et deux bibliobus ;
    • l'université Jean-Monnet avec quatre sections de la BU, huit centres de recherche et le service de formation continue ;
    • les municipaux « non BM » : Archives, Musée d'art moderne, École des beaux-arts et Conservatoire ;
    • l'enseignement supérieur non BU,,: École d'architecture, Groupe Institut supérieur de gestion commerciale, École nationale d'ingénieurs de Saint-Étienne.

    Mais, s'il souhaite se développer encore, notre réseau doit trouver et accepter d'autres formes de coopération que celle du modèle initial. C'est le cas de l'École nationale supérieure des Mines qui bien que disposant de son propre système informatique a souhaité passer avec la ville un accord pour l'accès à la documentation (avec la carte réseau) et la cession (gracieuse) de notices bibliographiques.

    Loin de nous refermer sur nous-mêmes, notre réseau n'est pas exclusif d'autres formes de coopération ou de partenariat : l'École d'Architecture participe à « ARCHIRES la BU au catalogage partagé de la BNF, la ville de Saint-Étienne a passé une convention de coopération documentaire avec la ville de Lyon, notre réseau est actif au sein de l'association des utilisateurs GEAC. Nous avons également créé une association pour promouvoir le réseau et coopérer plus largement, avec par exemple la mise en place d'une commission pour la conservation des périodiques.

    Forme administrative

    Bien que cela n'ait pas été notre premier souci - loin s'en faut - il a bien fallu trouver une forme administrative, que nous voulions la plus simple possible, pour régir notre réseau. La forme retenue est donc simplement la signature d'une convention entre la ville de Saint-Étienne et chacun des quatre partenaires juridiquement indépendants.

    Je voudrais citer juste une phrase de celle-ci : « Chaque partenaire s'engage donc à mettre à la disposition du public qui en fera la demande sa propre documentation. " Évidemment il est indispensable que le public puisse consulter ou emprunter la référence qu'il a vue à l'OPAC sinon notre réseau serait plus frustrant qu'autre chose.

    Méthodes de travail

    Les décisions bibliothéconomiques ont toujours précédé les décisions politiques Les tutelles nous ont toujours néanmoins soutenus et ont officialisé nos démarches. Sans volonté politique notre réseau n'aurait pas obtenu ce niveau de développement et de réalisation.

    Nous avons toujours travaillé avec des groupes multipartenaires et « multigrades» :

    • exposé des objectifs et étude des besoins en réunissant l'ensemble des bibliothécaires et documentalistes de Saint-Étienne ;
    • groupes par fonctions bibliothéconomiques pour le choix du système, composés de représentants des futurs partenaires qui ont abouti au choix unanime de GEAC ;
    • paramétrage effectué par l'ensemble des partenaires ;
    • actuellement : groupes de fonctionnement (catalogage, prêt, OPAC, acquisitions) composés de l'ensemble des partenaires.

    C'est donc dès le début une démarche peu habituelle que nous avons suivie puisque les cahiers des charges et le choix du système pour la Ville ont été soumis à nos partenaires. C'est très en aval que nous avons travaillé ensemble dans un esprit d'ouverture.

    Les avantages

    Tout d'abord pour le public :

    • possibilité en tout point du réseau de connaître les ressources de l'ensemble des établissements ;
    • complémentarité documentaire de contenu et de niveau ;
    • politique documentaire coordonnée même si la coordination en est encore aujourd'hui plus implicite qu'explicite ;
    • possibilité pour le lecteur avec une seule carte d'emprunter les livres sur l'ensemble du réseau.

    Les avantages ayant trait à l'économie financière ou humaine :

    • partage du travail (catalogage, inscriptions) ;
    • partage des compétences : avec un tel réseau nous bénéficions en effet de compétences multiples et variées ;
    • économie d'échelle au plan matériels et logiciels : nous n'avons besoin par exemple que d'un exabyte, d'un dérouleur de bandes. De plus les droits d'usage des logiciels sont le plus souvent dégressifs ;
    • économie d'exploitation : une seule machine à exploiter, une seule sauvegarde à faire ;
    • utilisation pour chaque partenaire d'un système complet et performant qu'il n'aurait peut-être pas pu s'offrir.

    Mais d'autres avantages peuvent être cités :

    • crédibilité des unités documentaires visà-vis des décideurs » ;
    • valorisation au plan régional, voire national, du pôle documentaire stéphanois ;
    • image de marque positive des établissements et de la Ville ;
    • d'autres axes de coopérations sont ouverts (annexe de la BM au sein de la BU).

    Les inconvénients

    Ils sont de trois ordres :

    • surcroît de travail de paramétrages dû à un système plus complexe mais qui est contrebalancé par une large coopération et le partage du travail ;
    • perte d'autonomie qui n'est, à mon avis, qu'apparente car compensée par un système largement paramétrable ;
    • coût des télécommunications, qui cependant sont à examiner en regard des économies d'exploitation.

    Conclusion

    Il est vrai qu'étant juge et partie », j'ai peut-être fait preuve de partialité dans ma présentation favorable du réseau BRISE. Toutefois, il n'est pas douteux que le service public, dont nous partageons tous le souci, en retire globalement le plus grand bénéfice.