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Le format de données locales du Système d'information de la BNF

La Bibliothèque nationale de France a finalisé le format de données locales qu'elle va utiliser dans son système d'information. Elle avait déjà finalisé son format INTER-MARC intégré pour la saisie des notices bibliographiques et des notices d'autorité, et devait dès lors s'atteler à la définition des exemplaires et des «unités de conservation ». Le format est basé sur la conception de l'épine dorsale du système élaborée avec le maître d'oeuvre de la réalisation du système, Cap Gémini. Il a été enrichi et précisé par un groupe de travail composé de bibliothécaires ou d'ingénieurs représentatifs des divers départements et des divers systèmes actuellement exploités par l'établissement.

Ce format a les principales caractéristiques suivantes : les champs sont définis hors de tout format MARC (les données locales ne seront pas stockées dans le système dans des zones MARC mais dans des champs classiques d'un système de gestion). Ce point doit être signalé puisque, parmi les divers progiciels disponibles sur le marché, certains gèrent les données d'exemplaire dans des zones et des sous-zones MARC. Le format gère bien sûr la notion d'exemplaire, qui regroupe des aspects plutôt intellectuels comme l'appartenance, la provenance, le mode d'entrée, les cotes et les droits d'usage ; mais il gère aussi la notion d'unité de conservation (les UC), plus nouvelle dans les bibliothèques : cette notion correspond aux unités documentaires qui sont à la fois identifiées, stockées et manipulées comme une seule entité dans la bibliothèque (les exemples les plus classiques sont un volume imprimé, un coffret de CD, une boîte de diapositives). Les UC regroupent les aspects essentiellement physiques : code à barres, dimension et poids, mode de rangement, mode de communication, présence en magasin, récolement, reliure, etc. Elles sont essentiellement manipulées par les systèmes de conservation et de magasinage, alors que les notices d'autorité, bibliographiques et les exemplaires sont essentiellement manipulés par le catalogue et le système de catalogage.

Le format gère aussi une relation relativement complexe entre les exemplaires et les UC, puisqu'à un exemplaire peut correspondre plusieurs UC (cas des périodiques reliés par exemple) et plusieurs exemplaires peuvent être rassemblés dans la même UC (cas de monographies reliées ensemble, par exemple), enfin le format s'est adapté aux besoins du fonds de documents numérisés : une UC numérique a été définie, qui correspond en fait à une plage sur un serveur informatique. Elle contient un grand nombre de champs communs avec l'UC. Plus bas que l'UC numérique, le système permet de définir des pages numériques, qui correspondent à ce qu'un lecteur verra sur le PLS (poste de lecture simple) et le PLAO (poste de lecture assistée par ordinateur), les systèmes de consultation du fonds numérisé. Ce format tient compte des divers systèmes de gestion mis en place dans le système d'information de la BNF (catalogage, communication, conservation, magasinage et récolement, etc.) et reprend aussi certaines des particularités qui avaient été introduites dans les systèmes de gestion actuellement en exploitation. Comme il résulte de la première tentative de la BNF de connecter - les exemplaires du catalogue aux UC gérées par l'actuel système Sycomore (communication et récolement), il doit permettre de gérer des situations problématiques qui risquent d'arriver après la migration des données des bases actuelles de la BNF vers le futur catalogue, comme l'existence d'un exemplaire sans UC ou l'existence d'une UC sans exemplaire. Il prévoit également de pouvoir rechercher une UC par sa cote même si le catalogue n'est pas disponible. De fait, ce format est relativement lourd: il contient plus d'une centaine de champs significatifs, certains, comme les cotes, étant eux-mêmes divisés en plusieurs sections, et d'autres étant redondés entre l'exemplaire et l'UC. Compte tenu de son ambition et des impacts de l'architecture du système, il restera probablement spécifique à l'établissement, sans prétendre devenir un standard des bibliothèques. Les données locales ainsi gérées pourront être exportées en même temps que les notices bibliographiques auxquelles elles sont attachées ; il est en effet prévu que les données qui seront définies par le groupe de travail sur les données locales soient converties dans des zones du bloc 9XX des notices unimarc diffusées par la BNF.