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Les brèves de la bibliothèque interuniversitaire de Montpellier

1999
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    Les brèves de la bibliothèque interuniversitaire de Montpellier

    Par Huguette Brélaz, Dirrecteur adjoint BIU

    La BIU de Montpellier a réalisé en 1997un serveur intranet accessible à l'ensemble du personnel et intitulé « Les Brèves de la BIU ». Le serveur a été mis en place par une bibliothécaire du service informatique de la BIU et par des informaticiens roumains en stage à la BIU dans le cadre d'un programme de coopération internationale.

    Les Brèves sont mises à jour au moins une fois par semaine, et souvent deux ou trois fois : l'aspect rédactionnel est assuré par un conservateur, un adjoint administratif est chargé de la saisie et des corrections sur le serveur.

    Contenu des Brèves

    Les informations sont répertoriées sous plusieurs chapitres :

    • Vie administrative nationale (par exemple, dates des CAP, des concours, etc.).
    • Vie administrative locale (par exemple, dates et comptes rendus des réunions de direction, résultats des concours, mutations internes et externes, arrivées des nouveaux personnels, informations sur les bibliothèques : avancée des chantiers, nouveaux services, etc.).
    • Le point sur la réinformatisation (ce chapitre est appelé à disparaître lorsque la réinformatisation sera terminée).
    • Coopérations, animations, congrès (ayant un rapport avec les bibliothèques ou le livre soit sur le plan local, soit sur le plan national ou international).
    • Divers : informations sur des questions comme le droit de prêt ou les photocopies, adresses de serveurs, de manifestations culturelles.
    • Revue de presse : signalement d'articles sur les bibliothèques, les livres ou les universités.
    • Aide-mémoire : rappel des dates d'envoi de dossiers, de demandes de mutation, etc.
    • Amicale de la BIU : nouvelles de l'association du personnel de la BIU.

    Un lien permet également de consulter le serveur du service informatique, dans lequel les personnels peuvent trouver des fichiers à rapatrier, des supports de cours sur Internet et les réseaux, ainsi que quelques bookmarks pour démarrer une interrogation du Net.

    Coût

    Sur le plan financier, le coût est nul puisque les agents disposaient déjà de micro-ordinateurs. La mise à jour est coûteuse en temps : recherche, choix et rédaction des informations à diffuser, retrait des informations périmées. S'il y a peu de nouveautés, ce temps est minime ; s'il y a beaucoup d'informations nouvelles, on peut estimer que l'adjoint administratif et le conservateur y consacrent une journée par semaine à deux.

    Impact sur les utilisateurs

    La BIU se compose de services centraux et de neuf bibliothèques situées sur Montpellier et Nîmes. Les Brèves permettent d'informer rapidement et directement la majorité du personnel quel que soit son lieu de travail. Il n'y a pas eu d'enquête faite sur les Brèves, mais les réactions suscitées par certaines informations montrent qu'elles sont lues et appréciées au moins par une partie du personnel.

    Vignette de l'image.Illustration
    Fiche technique

    Difficultés

    Certains agents ne disposent pas d'accès Internet, d'autres ne souhaitent pas se familiariser avec cet outil : une édition « papier » est envoyée dans chaque bibliothèque chaque vendredi pour pallier cet inconvénient.

    L'information vient souvent des services centraux : les bibliothèques envoient peu d'informations, bien que la personne chargée de la rédaction des Brèves demande soit dans les Brèves elles-mêmes, soit dans La Lettre de la bibliothèque (journal interne sur papier paraissant trois fois par an) que les bibliothèques alimentent aussi le serveur.