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L'intranet comme outil professionnel à la Bibliothèque publique et universitaire de Genève

1999
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    L'intranet comme outil professionnel à la Bibliothèque publique et universitaire de Genève

    Par Christian Liechu, Bibliothécaire en charge du projet intranet
    Par Alexis Rivier, Conservateur des Nouvelles Technologies Bibliothèque publique et universitaire de Genève

    La bibliothèque publique et universitaire (BPU) de Genève figure parmi les plus importantes institutions de ce genre en Suisse. Ses collections d'imprimés, pour ne citer qu'elles, dépassent les deux millions de volumes. En revanche, sa dotation en personnel reste modeste : elle emploie l'équivalent de 56,5 personnes à plein temps. Interviennent aussi de nombreux temporaires, stagiaires, etc., évoluant très rapidement.

    Pratiquement, comment informer ces collaborateurs, nouveaux ou confirmés, des ressources dont ils ont besoin pour leur mission lorsqu'ils sont dispersés aux quatre coins d'un bâtiment ancien, sans véritable lieu de convergence ? L'intranet est sans aucun doute une technique intéressante pour résoudre ce problème permanent.

    Un environnement informatique favorable

    La BPU bénéficie depuis assez longtemps d'une expérience passive d'Internet. Dès 1993, quelques postes professionnels sont connectés aux news, aux catalogues de bibliothèques accessibles en mode Telnet, aux services d'information Gopher, sans oublier la messagerie électronique.

    Un câblage plus systématique du bâtiment est entrepris en 1995. Le réseau local de la bibliothèque est relié au réseau fédérateur de la Ville de Genève (dont dépend entièrement la BPU, même si son nom peut en faire douter). La même année, la BPU dispose déjà d'un ensemble de pages d'information Web, dont la structure de base s'est maintenue jusqu'à aujourd'hui (http ://www. villege. ch/bpu). Pour une administration municipale, les services informatiques de la Ville de Genève ont pratiqué une politique plutôt ouverte et favorable aux nouvelles technologies : un serveur intranet à l'intention du personnel voit le jour en 1996.

    Des ressources documentaires éclatées

    Cependant, pour la plupart des collaborateurs, c'est la migration du système Sibil vers VTLS (1) en 1996 qui a modifié sensiblement les habitudes de travail. Les anciens terminaux de catalogage étant remplacés par des PC, le personnel a découvert, à côté de l'applicatif bibliothéconomique, les outils bureautiques, l'accès aux cédéroms, une messagerie électronique universelle, Internet avec ses bases de données, ses répertoires, etc.

    Si ce formidable appel d'air provoqué par l'abandon d'un système informatique performant, mais clos sur lui-même, a ouvert de nouvelles perspectives professionnelles aux bibliothécaires, il les a également confrontés aux nombreux problèmes liés à la gestion des documents et à l'abondance des nouvelles ressources documentaires. Le besoin de structurer ces outils en un ensemble cohérent s'est rapidement fait sentir, ainsi que la nécessité d'en offrir un accès uniformisé sur tous les postes.

    Un premier prototype d'intranet

    Le principe d'un intranet s'est presque naturellement imposé, car les mutations sont répercutées en une seule intervention et n'impliquent pas une mise à niveau poste par poste. On n'insistera jamais assez sur le tribut à payer pour une informatique ouverte : l'augmentation sensible des interventions locales pour les correspondants informatiques. En attendant un contrôle à distance efficace des postes, tout allégement de tâches de maintenance ou de dépannage est le bienvenu.

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    Ressources de base pour services d'informations et bibliothèques

    La BPU a donc réservé son propre espace sur le serveur intranet municipal. L'adresse http ://intranet/bpu est configurée comme la page de départ par défaut pour tous les navigateurs Web des postes professionnels. Précisons que, dans notre esprit, un intranet concerne avant tout les collaborateurs, pas les lecteurs. Ceux-ci trouveront une information appropriée dans le site Internet public.

    Notons aussi que la BPU tient à une certaine spécialisation des postes publics, correspondant à des usages différents. Les OPAC ne permettent que la consultation des catalogues, dans un sens large puisque les lecteurs ont la liberté d'interroger aussi les principales bases bibliographiques helvétiques. D'autres postes sont réservés à la consultation des cédéroms et autres bases de données locales. Pas d'accès public à Internet pour le moment, même si le Web peut être considéré comme une vaste encyclopédie au même titre que ses homologues sur papier ou cédérom.

    Ressources internes et externes

    Deux objectifs ont été assignés à cet intranet professionnel. Le premier visait à regrouper en un seul endroit, voire sur une même page, la liste des ressources informatiques internes et externes directement utiles dans le contexte de travail de la bibliothèque. Ce choix est volontairement restreint pour les ressources externes : on ne désire ni ajouter un nouveau guide des ressources Internet aux innombrables exemples existants, ni regrouper les centres d'intérêt des diverses personnes, conservés dans leurs bookmarks personnels. C'est dans cet esprit que nous avons conçu une série de pages Ressources de base pour services d'information et bibliothèques, si appréciée que nous l'avons chargée sur notre zone Internet (http ://www. ville-ge. ch/bpu/ressources/) afin d'en faire aussi profiter d'autres institutions (cf. figure ci-dessous) :

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    Schéma

    Le second objectif était de mettre à disposition une partie de la documentation interne. Non pas tant dans l'espoir de remplacer le papier, mais plutôt dans celui de faciliter la diffusion et la mise à jour. La liste des numéros de téléphone internes (document banal, mais des plus utiles) est un simple fichier Word, rapidement modifié en fonction des nombreuses mutations du personnel, qui peut facilement être imprimé ou affiché. Le tableau ci-dessous montre que l'intranet est surtout un point de départ vers les services utiles, qu'ils se trouvent effectivement dans la zone intranet ou dans la zone Internet.

    Techniquement, tous les liens ne sont pas de type HTTP : il s'agit encore de catalogues accessibles en mode Telnet ou TN3270, ou des programmes locaux comme l'accès au serveur de cédéroms.

    < note de la correctrice : insérer ici un tableau que j'ai supprimé sur cette version pour cause de mémoire insuffisante >

    Économie de moyens

    Dans une bibliothèque, toute ressource informatique, et a fortiori un intranet, n'est pas une fin en soi. Il n'est donc pas question que l'intranet mobilise des forces de travail disproportionnées. La rédaction est limitée au minimum, la mise en pages sans recherche. La plupart du temps, les documents sont publiés sur l'intranet dans leur format natif. Le grand avantage de l'intranet sur l'Internet est en effet d'être limité aux murs de l'institution. Le responsable maîtrise donc parfaitement la configuration et l'environnement des postes qui y accèdent. Un document créé sur Word sera parfaitement visible dans une fenêtre Word encapsulée dans le browser s'il s'agit d'un programme standard, installé systématiquement.

    Dans la même optique, aucun programme particulier n'a été acquis pour la composition des pages HTML. Le texte est édité en interne et formaté dans le logiciel gratuit FrontPage Express livré avec Internet Explorer, voire est saisi à la main dans un éditeur de textes. Toutes les pages sont de type statique.

    Ce souci d'efficacité explique que, pour le moment, on ne trouve pas d'actualités sous cette forme électronique : présentation de nouveaux collaborateurs, notes de service, avis, etc. Bien que nous jugions ces informations utiles autant que sympathiques, nous ne pouvons malheureusement pas en garantir l'actualisation. Nous préférons donc publier peu de documents, mais dont nous maîtrisons l'évolution et l'exactitude.

    Vers un intranet plus complet

    Malgré ces limites, les appréciations positives de notre intranet nous ont convaincus d'améliorer cet outil. Grâce à quelques disponibilités supplémentaires, une réorganisation plus systématique des rubriques de l'intranet est en cours. Il y gagnera un aspect visuel plus séduisant et intégrera cette fois-ci l'actualité interne. L'employer comme panneau d'affichage virtuel n'est pas très original, mais a une certaine pertinence dans le contexte morcelé des locaux.

    Le bibliothécaire responsable de l'intranet veillera à une collaboration accrue et plus officielle avec les « producteurs de l'information ». Une phase d'analyse des besoins a permis de recenser tous les types de documents produits en interne, et nous évaluons pour chacun l'utilité de l'intégrer sur l'intranet. Chaque document sera sous la responsabilité d'un auteur, tenu de le mettre à jour.

    La tâche du responsable sera donc davantage celle d'un rédacteur que celle d'un spécialiste des techniques Web. Il devra contrôler en permanence la pertinence et la justesse des informations disponibles, et le cas échéant relancer les auteurs pour qu'ils les actualisent. Nous sommes fortement convaincus que la qualité du contenu et sa mise à jour priment sur toute autre considération. Pourtant, nous évaluerons de concert avec les services informatiques les techniques permettant de faciliter encore la maintenance. Pour des informations très structurées, telle la liste du personnel, l'utilisation de bases de données intégrées aux pages HTML est par exemple souhaitable.

    christian. liechu@bpu. ville-ge. ch alexis. rivier@bpu. ville-ge. ch

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    Fiche technique

    1. Virginia Tech Library System (http ://www. vtls. com). retour au texte