La bibliothèque de Troyes était, en 1996, l'une des dernières grandes bibliothèques municipales françaises à ne pas être informatisées. Cette situation était d'autant plus paradoxale que la Ville de Troyes et la Communauté de communes de l'agglomération troyenne (CAT) s'étaient engagées dans un important projet de construction d'une nouvelle bibliothèque municipale à vocation régionale et que, parallèlement, la bibliothèque avait bénéficié du programme de conversion rétrospective de la BnF dans le cadre du projet Catalogue collectif de France.
Fin 1996, il a donc été décidé d'engager une démarche d'informatisation préalable à l'installation dans les nouveaux locaux de la BMVR, dont l'ouverture est prévue pour 2001. Dès le stade du cahier des charges, qui a été réalisé en interne avec le soutien ponctuel d'un consultant, l'équipe de la bibliothèque a choisi d'intégrer les nouvelles technologies à sa réflexion, afin d'essayer de concevoir une architecture informatique évolutive, mais aussi cohérente avec les choix de programmation du futur bâtiment.
D'un point de vue bibliothéconomique, le choix a été celui à la fois de la transparence et d'une approche culturelle qui privilégie toujours le contenu par rapport au médium. Dans la BMVR, le libre accès sera multimédia, organisé par thèmes et non par supports ; de même le système de consultation devra-t-il mettre au premier plan les ressources plutôt que les techniques. Peu importe à un lecteur qu'il consulte un catalogue sur cédérom, en ligne ou sur Internet. Le principal est qu'il obtienne l'information qu'il cherche suivant une procédure d'interrogation, sinon unique, du moins cohérente. Tel est du moins l'objectif. Sur le plan de l'organisation, nous avons également décidé de distinguer postes bibliographiques et postes multimédias. Les premiers donnent accès au catalogue de la bibliothèque, aux cédéroms bibliographiques (la trilogie de la BnF : Catalogue général, Opale, DSAM ; Electre ; Generalis ; Lexilaser...) et à une sélection de services bibliographiques sur Internet (bibliothèques partenaires : université de technologie de Troyes, université de Reims, BMVR de Châlons-en-Champagne et de Reims, etc. ; bibliothèques de recherche, notamment pour le fonds ancien : British Library, Library of Congress, BIU de Montpellier... ; service Librissimo, auquel la BM est associée...).
Les seconds donnent accès aux usuels multimédias sur cédérom ou sur Internet, tels qu'encyclopédies, cédéroms d'histoire de l'art, sites Web de référence. Deux principes simples nous ont guidés dans cette démarche : d'une part, éviter au maximum que l'usage majoritaire, la consultation multimédia, ne vienne occuper tous les postes et empêcher la consultation bibliographique ; d'autre part, inclure autant que possible le multimédia dans une démarche globale d'acquisition d'un fonds de référence. Dans notre esprit, le bibliothécaire chargé du fonds de référence doit à la fois « acquérir » des livres, des périodiques, des cédéroms à mettre en réseau et des sites Internet.
Il va de soi toutefois que cette démarche n'épuise pas la question des nouvelles technologies : à côté de ce fonds de référence multimédia, la bibliothèque offre également des cédéroms en prêt et l'accès à des sites Internet culturels dans le cadre de l'Espace culture multimédia. Nous restons en cela dans la logique d'organisation des collections que les lecteurs connaissent bien : d'un côté, des usuels de référence consultables sur place uniquement ; de l'autre, des documents empruntables qui couvrent un champ beaucoup plus large.
À côté d'autres données plus traditionnelles, ce sont ces choix proprement bibliothéconomiques qui ont servi de base à la consultation, au terme de laquelle le groupement GEAC/Archimed a été retenu à l'été 1997. Compte tenu du gros travail de formation préalable du personnel et de préparation des données qu'il y avait à réaliser, le service a été ouvert le 4 mai 1998, dans sa configuration de base : consultation en intranet du catalogue de la bibliothèque centrale, de la bibliothèque universitaire (antenne de l'université de Reims) et du conservatoire. En cours d'année, nous avons pu mettre en place quelques pages de présentation et la consultation par les lecteurs de leur dossier personnel. Parallèlement, le catalogue s'enrichissait progressivement des résultats de la conversion rétrospective : fonds anciens jusqu'en 1811 (conversion Jouve/BnF) puis fonds modernes (conversion AlC/Ville de Troyes), actuellement chargés jusqu'en 1924. À l'été, l'ensemble du catalogue des imprimés aura été informatisé, et les fichiers pourront disparaître.
Après un an, le premier bilan est extrêmement positif. L'ergonomie des pages HTML a été immédiatement assimilée par la plupart des lecteurs, y compris âgés. Des ateliers de sensibilisation et de perfectionnement sont régulièrement organisés dans le cadre de l'Espace culture multimédia, qui a ouvert à l'occasion de la dernière Fête de l'Internet. Par ailleurs, l'ensemble du personnel qui assure l'accueil et le prêt a été formé et sensibilisé pour aller au-devant des lecteurs. Globalement, la plupart des bibliothécaires jouent volontiers ce rôle nouveau de médiation et de conseil, même si quelques irréductibles ont encore tendance à se réfugier derrière les banques de prêt, parfois vécues comme une protection face aux lecteurs.
Le recours au catalogue est devenu plus fréquent que lorsqu'il fallait se perdre dans le dédale des divers fichiers et catalogues imprimés. Aussi les lecteurs découvrent-ils des ressources insoupçonnées, dans le fonds ancien, le fonds XIXe, ou dans les sites déjà en réseau. On constate donc des échanges croissants de publics entre la BM centrale et la BU : il est vrai que la carte de lecteur est commune. Nous espérons la même évolution lorsque de nouvelles bibliothèques de proximité rejoindront le réseau : annexes de quartier et autres bibliothèques municipales de l'agglomération. Mais leur arrivée s'accompagnera aussi de l'offre de nouveaux services, notamment la mise en place d'un système de prêt rapide entre bibliothèques.
L'intranet actuel de la bibliothèque n'est qu'une première étape. Dès l'été 1999, la deuxième tranche d'informatisation permettra de proposer aux lecteurs une offre très élargie. Au point d'ailleurs que nous anticiperons ce qui n'était initialement prévu que pour la future BMVR, en offrant la consultation des cédéroms et des sites Internet bibliographiques, et en mettant nous-mêmes notre catalogue sur Internet.
Cette accélération du calendrier tient à deux raisons :
Le grand projet informatique de la bibliothèque pour 1999 est donc l'ouverture sur Internet. Actuellement localisé sur quelques postes de l'Espace culture multimédia, l'accès au Web se généralisera prochainement sur les postes de consultation du catalogue ; mais, comme prévu, ceux-ci ne permettront de consulter que les services bibliographiques. Le réseau multimédia ne sera mis en place, faute d'espace, que dans la future BMVR. Parallèlement, nous offrirons de nouveaux services, en intranet et sur Internet :