La publication de cet annuaire s'inscrit dans le cadre de la vaste entreprise de l'Union des associations internationales qui vise à la fois à répertorier tous les congrès internationaux depuis le dix-septième siècle, et à signaler leurs publications. L'U.A.I. a, pour ce faire, institué un département spécial, l'International Associations Information Unit.
Rappelons brièvement les réalisations déjà effectuées :
Le Yearbook of international congress proceedings fait suite à ces trois Bibliographies. Les premières pages en constituent d'ailleurs le supplément.
On jugera tout de suite de son intérêt si l'on sait qu'à l'heure actuelle se tiennent chaque année 3 à 4.000 réunions internationales, et que, la publication de leurs rapports pouvant être confiée soit à l'association qui les organise, soit à une filiale locale, soit à un éditeur commercial, soit à une revue, et les délais d'édition étant souvent assez longs, seul un dépouillement systématique des périodiques et des bibliographies nationales pourrait permettre de n'en laisser échapper aucun.
Quelques études sur ce sujet avaient été faites par la F.I.D., avec la collaboration de l'U.A.I. et du Conseil international des unions scientifiques, sous les auspices de l'Unesco. Deux articles de M. Poindron (1) , dans le Bulletin l'Unesco à l'intention des bibliothèques, en 1962, avaient attiré l'attention sur les difficultés rencontrées dans ce domaine par les bibliothécaires, et signalé les ressources dont ils pouvaient disposer.
Depuis cette date, le nombre des réunions internationales s'est considérablement accru. Nous avons été dotés par l'U.A.I. des Bibliographies des comptes rendus pour les années 1957 à 1959. Le Yearbook of international congress proceedings répertorie 8501 comptes rendus pour les années 1960 à 1967. Le critère de choix - 3 pays participants au minimum - est resté le même, la présentation également. Cependant, devant l'abondance de la production, l'U.A.I. a dû restreindre sa sélection :
Les congrès sont classés par ordre chronologique, date et lieu de la réunion en tête de notice. Suivent le nom de l'association responsable de la réunion, puis la nature et le sujet de cette réunion. Ensuite est précisée la nature du rapport, avec son titre s'il ne découle pas naturellement des données précédentes. Puis viennent l'éditeur scientifique, l'éditeur commercial, la ville, l'année, la description bibliographique, et enfin la langue dans laquelle paraît le rapport, sauf s'il s'agit de l'anglais.
Les congrès dont la date exacte n'est pas connue ont été répertoriés en fin de chaque mois, par ordre alphabétique de villes.
Un index alphabétique des organisations, renvoyant aux dates, occupe les pages en couleur 545 à 574. Chaque organisation est précédée d'un numéro.
Suivent un index des auteurs et éditeurs, puis un index des sujets et mots-clés. Ces mots-clés, de l'avis de spécialistes consultés, en médecine par exemple, sont un peu trop vastes.
L'index sujets/mots-clés donne deux sortes de références : pour un sujet donné, la première fournit les dates de toutes les réunions sur ce sujet, la deuxième permet l'identification des organisations internationales que concerne ce sujet. Précédées de la lettre C, ces références renvoient au numéro précédant l'organisation dans l'index en couleur. En se référant à ce dernier, on trouve la date de toutes les réunions de l'organisation en question. Cela a l'avantage de permettre aux usagers qui ignorent le nom exact, en anglais, de l'organisation, de le retrouver. Pour avoir l'adresse des associations, il suffit alors de se reporter à l'Annuaire des organisations internationales publié par l'U.A.I.
On peut regretter l'absence d'un index par villes et par pays, semblable à celui que donne, par exemple, la Library of Congress dans sa World list of future international meetings (1) . L'expérience nous a appris que l'usager ne connaît pas toujours le nom d'une organisation ou le nom exact d'un congrès, qu'il confond fréquemment la date de la réunion et la date de publication des rapports, mais qu'il connaît presque toujours la ville où s'est tenu le congrès.
Tel que, cet annuaire sera certainement un outil de travail extrêmement précieux pour les bibliothécaires et leurs lecteurs, en particulier parce qu'il signale les comptes rendus parus dans des périodiques, à une époque où les réunions internationales foisonnent, les mises au point s'y faisant plus efficacement que dans l'isolement ou même dans des réunions seulement nationales. Il serait souhaitable que l'U.A.I. révise son critère des 3 pays participants, les conférences organisées par 2 pays pouvant présenter le même intérêt.
Rappelons pour terminer que le Yearbook est complété par des bibliographies émanant d'autres organismes, et qui ne signalent pas uniquement les comptes rendus de réunions internationales.
Pour les congrès réunis en Belgique, la Commission belge da bibliographie, à Bruxelles, publie depuis 1958 le Répertoire annuel des comptes rendus de congrès scientifiques, de J. van Hove. Ce répertoire, qui paraît dans la collection « Bibliographia belgica », couvre actuellement les années 1958 à 1966. Classé par ordre alphabétique de noms de congrès et d'organisateurs, il comporte deux index : un index analytique en français et en flamand, un index systématique C.D.U.
De son côté, la Special libraries association, à New York, publie depuis 1964 les Proceedings in print où les comptes rendus sont annoncés par ordre alphabétique de titres (et pas de noms de congrès), et de mots typiques. Bimensuelle, cette bibliographie comporte en fin d'année un index cumulatif réunissant dans une même liste alphabétique les mots-souches, les éditeurs scientifiques, les organisateurs.