Index des revues

• Chauveinc, Marc
  Introduction, p.193.
• Carpine-lancre, Jacqueline
  La formation directe des utilisateurs , p.195-200.
• Audist, Bernard Marx
  Formation des utilisateurs à la documentation automatisée, p.201-206.
• 
  Liste des montages vidéo et audiovisuels présentés au Congrès, p.207-211.
• Section des Bibliothèques publiques
  • Frigot, Germaine
    Rôle des expositions, p.213-216.
  • 
    L'accueil et l'orientation des lecteurs , p.217.
  • Cambier, Alain
    Groupe Île-de-France, Groupe « Publicité », p.218-219.
• Section de la Bibliothèque nationale
  • Bossuat, Marie-Louise
    Introduction, p.220.
  • Lambert, Monique
    La politique de l'accueil à la bibliothèque nationale , p.220-221.
  • Pezeril, Marguerite
    L'information des lecteurs dans la salle de travail du département des livres imprimés , p.221-223.
  • 
    Conclusion, p.223.
• Section des bibliothèques spécialisées
  • Léri, Jean-Marc
    Présentation des travaux, p.224.
  • Viaux, Jacqueline
    Formation des lecteurs, p.224-226.
  • Courbet, Raymond
    Expérience de coopération entre bibliothécaires et utilisateurs pour la réorganisation..., p.226-228.
• Section des bibliothèques universitaires
  • Reiner, François
    Un enseignement bibliographique intégré dans le cursus universitaire à l'université..., p.228-234.
  • Lataillade, Françoise
    La formation audiovisuelle , p.234-236.
  • Nicq, Christiane
    Formation dans le cadre universitaire - Bibliothèque Interuniversitaire de Montpellier, p.236-237.
  • Dupont, Philippe
    Quelques réflexions sur l'information et la formation des utilisateurs, p.237-238.
  • Lefrançois, Catherine
    Accès aux bases de données biomédicales (Plan), p.238-239.
  • 
    La formation des usagers , p.239-241.

Formation des utilisateurs à la documentation automatisée

INTRODUCTION

Il est tout d'abord nécessaire de situer la recherche documentaire en conversationnel dans le thème du Congrès « Formation et Information des Utilisateurs », comme une méthode particulière d'un des services proposés par la bibliothèque. C'est la méthode automatisée du premier des trois niveaux documentaires : identification, localisation et accès au document.

Le développement cohérent du service de recherche documentaire automatisée demande l'intégration des fonctions de formation des utilisateurs, de formation des spécialistes de l'information (1) (2) , d'utilisation des systèmes conversationnels. La nécessité de l'intégration de ces fonctions est due à leurs interactions réciproques nombreuses. En termes positifs, la formation des spécialistes en information permet une sensibilisation plus efficace de l'utilisateur; les rapports avec l'utilisateur permettent d'orienter des choix d'utilisation des systèmes et de formation des spécialistes en information (3) . En termes négatifs, la formation de l'utilisateur ne peut pallier le manque de personnel, son manque de compétences, la méconnaissance des bases, des systèmes (4) .

La formation des utilisateurs, intégrée aux autres fonctions documentaires, a été indiquée parmi les missions de l'AUDIST définies lors de sa création et précisées par son Directeur, comme une mission essentielle de l'Agence (5) .

PRINCIPES DE LA FORMATION DES UTILISATEURS AU CONVERSATIONNEL

Le problème fondamental est de savoir si la formation des utilisateurs est nécessaire. Dans l'affirmative, il conviendra d'une part de déterminer les thèmes de la formation, c'est-à-dire les caractéristiques de la recherche en conversationnel auxquelles l'utilisateur doit être sensibilisé, d'autre part de préciser les différentes catégories d'utilisateurs afin d'organiser des formations spécifiques adaptées aux besoins de chaque catégorie.

L'originalité du premier niveau de la sensibilisation des utilisateurs au conversationnel est la nécessité de faire connaître un nouveau service aux utilisateurs potentiels qui, pour la plupart, n'ont aucune raison à priori d'imaginer que ce service existe à la bibliothèque (6) .

Les résultats d'une enquête effectuée à ce sujet aux Etats-Unis sont intéressants. Ils montrent que les initiatives prises pour faire connaître un service de recherche en conversationnel sont plus nombreuses dans les Etablissements d'Enseignement que dans des Entreprises commerciales ou des Services de l'Administration (7) . Cet effort provient du fait que souvent à l'Université, la recherche en conversationnel est le premier service de recherche documentaire proposé et qu'il convient donc de le faire connaître tandis que dans les entreprises, les divers services du centre de documentation sont déjà connus et le conversationnel apparaît comme un nouvel outil intégré.

La nécessité de la sensibilisation étant reconnue.- il faut déterminer les thèmes de la formation correspondant aux caractéristiques du conversationnel (8) , et les présenter, non comme une série de produits documentaires bruts, mais comme un ensemble de services complémentaires répondant à un besoin :

• - importance des sources documentaires : correspondant à des revues secondaires non disponibles à la bibliothèque, peu connues ou n'ayant pas d'équivalent imprimé ;
• - rapidité de la recherche ;
• - modification immédiate du sujet de la recherche en fonction des réponses ;
• - possibilité de recherches complexes : nombre important d'éléments et de termes de recherche, accès au résumé... ;
• - différentes formes des résultats : impression immédiate ou différée, choix des éléments d'information fournis;
• - coût peu élevé, suivant la nature de la question, par rapport à une recherche automatisée non conversationnelle ou à la durée d'une recherche manuelle (9) ;
• - accès au document correspondant aux autres services de la bibliothèque (10) ou à une commande au terminal.

La sensibilisation n'est efficace que si elle est adaptée aux caractéristiques de l'utilisateur (11) . Bien qu'il n'y ait là rien de spécifique à la documentation cela revient à l'identification, à la localisation et à l'accès... à l'utilisateur. Différentes catégories peuvent être déterminées afin d'effectuer des choix successifs en fonction des moyens disponibles et de proposer une information adaptée :

• - statut de l'organisme (Université, Centre de Recherche Collective, Entreprises) : les sources documentaires souhaitées peuvent être différentes ainsi que les relations contractuelles d'utilisation et la tarification ;
• - secteur d'activité : la nature et la quantité d'informations, les outils documentaires sont très différents d'un secteur d'activité à un autre ;
• - type d'activité (chercheur, enseignant, étudiant) : la nature des fonds et la forme des informations souhaitées peuvent être différentes ;
• - objectif du travail (thèse, article...).

Si une action immédiate tous azimuts n'est pas souhaitable, et de toute façon n'est pas envisageable étant donné la limite des moyens, la sélection des différentes catégories prédominantes d'utilisateurs potentiels permettra de définir des axes de développement cohérent (12) .

METHODES ET TECHNIQUES

En préalable à l'exposé des différentes méthodes il faut noter que l'élément de sensibilisation le plus efficace est la notoriété de recherches en conversationnel efficaces. Cette information entre utilisateurs est plus utile que toutes les séances d'information, plaquettes et affiches réunies.

Ces recherches efficaces proviennent comme cela était mentionné précédemment des critères d'utilisation, en particulier il faut noter l'importance du dialogue préalable avec l'utilisateur (13) , et de la formation des spécialistes de l'information (14) .

L'interrogation en conversationnel provoque un dialogue important entre le personnel de la bibliothèque et l'utilisateur : préparation, traitement et évaluation de la recherche automatisée. La formation prendra en compte ce caractère spécifique. L'originalité des moyens sera en grande partie due au déplacement possible du terminal d'interrogation pour des actions de sensibilisation en dehors de son site habituel.

Les méthodes habituelles (écrit, oral, audiovisuel) sont utilisées ainsi que les méthodes conversationnelles elles-mêmes.

Informations orales :

Environ trente séances d'information ont été organisées à partir du 2e semestre 1976 par la DICA puis par l'AUDIST à la demande de bibliothèque, généralement peu après le début du service de documentation automatisée ou parfois à l'occasion d'un nouveau système ou de nouvelles bases utilisées. Le secteur d'activités est plus ou moins spécifique suivant la catégorie d'utilisateurs potentiels visée.

Chaque séance comporte des exposés, discussions, démonstrations et éventuellement des interrogations plus personnalisées. La participation d'organismes français producteurs de bases, de banques ou correspondant national de producteur a été importante : CDST, CDSH, CIDA, Association THERMODATA, Documentation Française, Institut Gustave Roussy, CNIC.

• Documents écrits :

Toutes les bibliothèques ont cherché à informer un nombre maximal d'utilisateurs potentiels par l'impression et la diffusion de lettres, de notes d'informations, d'annonces, de plaquettes et d'affiches. Ces documents mettent en évidence les différentes caractéristiques déjà signalées de la recherche en conversationnel principalement la rapidité, l'importance des fichiers et le prix.

• Méthodes audiovisuelles :

Plusieurs montages audiovisuels réalisés par des Bibliothèques universitaires pour la formation au conversationnel ont été présentés à ce Congrès, qu'il s'agisse de l'intégration de cette formation dans des études supérieures ou bien de réalisations destinées à des chercheurs.

Ces méthodes audiovisuelles peuvent aussi être couplées avec l'enregistrement de séquences d'interrogation permettant ainsi une information multimédia : montage diapositives, commentaires enregistrés et séquence d'interrogation en conversationnel (15) (16) .

• Conversationnel :

Il s'agit de sensibiliser l'utilisateur par l'utilisation gratuite des systèmes conversationnels. Différents types d'actions peuvent être envisagés suivant le nombre et la nature du public visé, de l'interrogation pour une personnalité de l'Université aux démonstrations pour grand public. Suivant le lieu et les objectifs de l'action, les méthodes et les matériels correspondants vont être différents. Quelques exemples sont indiqués dans la figure 1.

Fig. 1 : Sensibilisation par l'utilisation du conversationnel

La limite de ces actions est le coût des connexions en ligne qui incite à une vitesse et une présentation des informations correspondant plus à une promotion rapide qu'à une formation avec compréhension des différentes étapes, des méthodes d'interrogation, du choix des termes etc.

D'où l'intérêt de séquences d'interrogation enregistrées sur cassette ordinaire pouvant être utilisées de nombreuses fois avec le coût d'une seule i nterrogation, permettant d'autre part de s'arrêter à un instant quelconque, de revenir en arrière, etc... La limite en est le manque d'explication au niveau des différentes commandes, symboles d'opération, ou relations entre termes.

L'utilisation d'un second magnétophone permet, à partir de la cassette enregistrée en ligne, de la recopier en ajoutant localement des textes d'explications à n'importe quel endroit de l'enregistrement (fig. 2). Ceci permet de disposer d'un outil plus pédagogique pouvant être adapté suivant la base, le système et la nature des explications au public visé. Un document écrit utilisant l'impression des informations de la cassette et des textes d'accompagnement en vis-à-vis est mis à la disposition de l'utilisateur comme support de formation (*) .

CONCLUSION

La formation des utilisateurs à la recherche documentaire automatisée présente des caractéristiques communes à d'autres services de la bibliothèque et des éléments spécifiques dus à sa méthode propre.

La recherche documentaire automatisée nécessite une sensibilisation particulière étant donné que dans l'esprit de l'utilisateur ainsi que dans la pratique actuelle elle n'est pas partie intégrante de tout établissement comme l'est l'utilisation des fichiers manuels du fonds local. Cet effort de promotion, nouveau pour la plupart des bibliothèques, a été important pendant la période initiale d'interrogation mais il doit être poursuivi et développé en fonction des nouvelles possibilités du service, de l'évolution de l'Université et des organismes de recherche proches.

L'intérêt de l'adaptation de la formation (sujets, méthodes et moyens) aux besoins n'a rien d'original, si ce n'est que le service proposé est très personnalisé; les problèmes de relations et de compréhension entre chercheurs et spécialistes de l'information sont donc particulièrement importants. D'autre part le service est payant d'où les limites de l'utilisation à but de formation.

Le développement actuel de l'utilisation des banques et des bases de données permet de mieux situer cette méthode parmi les autres services documentaires avec ses avantages, ses limites et ses améliorations souhaitables. De la même façon la formation de l'utilisateurs s'inscrit dans une meilleure connaissance de l'ensemble des services documentaires à sa disposition (autres services d'information, accès au document...). Le choix des thèmes de formation, les méthodes et les moyens correspondants, facilite l'accès rapide à toute l'information souhaitée et contribue ainsi au développement scientifique et technique.

Fig. 2