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    La double mission de l'ABES

    Gérer les applications existantes, préparer la réalisation du système universitaire

    Par Maggy Pezeril, Directeur ABES
    Par Florence Robert, Conservateur ABES

    (1) L'ABES estunétablissement public national à caractère administratif créé par décret du 24 octobre 1994. Son siège est à Montpellier.

    • 1. L'ABES recense et localise les fonds documentaires des bibliothèques de l'enseignement supérieur, dans le but de faciliter l'accès aux catalogues bibliographiques, aux bases de données ainsi qu'aux documents, par le biais du CCN-PS, du Pancatalogue, du PEB, de RAMEAU et de Téléthèses.
    • 2. L'ABES est chargée de la maîtrise d'ouvrage du Système Universitaire (SU), futur catalogue collectif des bibliothèques universitaires françaises ; le maître d'oeuvre, dont le rôle sera de réaliser et de déployer le futur système, sera désigné à l'issue d'une procédure d'appel d'offres sur performances.

    Les applications, nature et fonction

    Ces applications, qui regroupent des bases de données et des services, étaient auparavant, et selon les cas, gérées par le SUNIST (2) ou par le CN-CCN, ou par la direction chargée des bibliothèques au ministère de l'Enseignement supérieur.

    • Le CCN-PS (Catalogue collectif national des publications en série) : il s'agit à la fois d'une base de données bibliographiques qui permet l'identification des publications en série, et d'une base de données factuelles qui fournit des descriptions des centres de ressources, ainsi que des informations sur les localisations, les états de collection consultables dans les organismes documentaires participant au CCN-PS. Le CCN-PS comporte, à ce jour, 280 000 titres de périodiques et 1 088 850 localisations. Il est alimenté en réseau par 2 800 bibliothèques réparties en 34 centres régionaux. L'application vient de faire l'objet d'une réécriture autour du progiciel Basis Plus (distribué par ID-France), ceci afin de garantir sa viabilité jusqu'à la réalisation du futur Système Universitaire. La nouvelle version sera disponible début 1997.
    • Le Pancatalogue est le catalogue collectif des ouvrages des bibliothèques de l'enseignement supérieur en France. À ce titre, il décrit et localise les livres possédés par ces bibliothèques. De plus, il permet d'exporter notices et localisations dans le système de prêt entre bibliothèques. Il est alimenté par les données créées par les catalogueurs dans les réseaux bibliographiques BN-OPALE, OCLC et Sibil. En novembre 1996, la base contenait 3 500 000 localisations.
    • Téléthèses est la base de données des thèses de doctorat soutenues en France dans les universités et grandes écoles habilitées. En novembre 1996, 304000 thèses étaient recensées dans la base en ligne.
    • RAMEAuest un répertoire terminologique de référence destiné à normaliser l'indexation matière pour faciliter l'accès par sujet aux documents. Il est constitué par le fichier d'autorités-matières de la Bibliothèque nationale de France, et par les propositions du réseau d'utilisateurs. Fin octobre 1996, la base en ligne contenait 185 930 notices d'autorité.
    • * Le PEB (prêt entre bibliothèques) est un service qui permet au réseau de bibliothèques et centres de documentation d'effectuer des demandes de fourniture de documents à distance. Deux outils permettent de faire du prêt entre bibliothèques : le PEB en ligne, en se connectant sur l'application centrale, le PEB sur micro (PEBNET) en travaillant de manière décentralisée sur une station locale.

    Pourquoi le Système Universitaire ?

    Le contexte actuel de l'informatisation des bibliothèques connaît deux phénomènes qu'il convient de prendre en compte : la nécessité d'une intégration accrue de la politique documentaire dans la politique universitaire impose un plan de développement structuré des SCD (Service commun de la documentation) ; d'autre part, la mise en réseau des bibliothèques autour d'outils collectifs génère de gros avantages scientifiques et économiques. Il s'agissait donc de conserver le double acquis d'une mise en réseau locale et nationale, et de l'accès à des outils collectifs, tout en le conciliant avec un impératif de modernisation. C'est dans ce cadre que s'est développée la mise en place du Système Universitaire.

    À l'origine de ce projet, intervient la nécessité de gérer un héritage coûteux à maintenir, celui des outils collectifs (CCN, Téléthèses, RAMEAU, Pancatalogue). Les avantages certains de ces derniers ne devaient cependant pas masquer des insuffisances, que nous voudrions rappeler sommairement. Ces applications connaissent un certain degré d'obsolescence qui engendre de plus en plus de difficultés de maintenance et, partant, des coûts d'exploitation toujours plus élevés. Les logiciels sont pour nombre d'entre eux vieillis, en dépit des versions successives qu'ils connaissent, lesquelles ne suffisent pas à combler le décalage par rapport aux outils actuels (par exemple, à l'heure où les interfaces graphiques s'imposent partout, on constate que les interfaces homme-machine sont peu ergonomiques). Outre cette caractéristique d'obsolescence, il faut signaler l'aspect hétérogène de ces applications : une base pour les thèses, une base pour les périodiques, une base pour les monographies... Il y a là un éparpillement de la recherche pour l'usager qui n'empêche paradoxalement pas une redondance des données : une même thèse peut par exemple être signalée dans Téléthèses mais aussi dans le Pancatalogue, ou bien un même document peut, à l'intérieur d'une même base, être signalé plusieurs fois sous plusieurs formes. C'est le risque des doublons, lié à l'approvisionnement d'une base par plusieurs sources dont les référentiels d'autorité sont différents (cas du Pancatalogue).

    À ces problèmes de vieillissement, d'hétérogénéité des données et de redondance, de fractionnement des informations complémentaires, s'ajoute une discontinuité constatée entre la consultation d'un catalogue et l'obtention du document primaire. Entre l'une et l'autre de ces opérations viennent en effet se greffer une multitude d'étapes qui ralentissent l'usager dans son accès au document.

    Pour toutes ces raisons, il paraissait donc nécessaire de repenser l'organisation et la structure de ces outils collectifs. Un schéma directeur visant à la « réalisation et à la mise en oeuvre du système informatique destiné aux activités du réseau des bibliothèques universitaires" fut donc entrepris de 1992 à 1994, en même temps que se créait l'ABES (décret d'octobre 1994). On peut dégager quatre objectifs essentiels de ce projet baptisé provisoirement Système Universitaire :

    • une mise à la disposition de tous les usagers d'un outil unique d'identification et de localisation des documents des bibliothèques de l'enseignement supérieur ;
    • l'accès à un processus intégré allant de la recherche dans le catalogue à la demande de fourniture de documents, voire à la fourniture de documents en ligne ;
    • pour les professionnels spécifiquement, un allégement des charges de catalogage ;
    • un outil dont les caractéristiques techniques sont en conformité avec les standards actuels, et permettent une réelle évolutivité du système en fonction des changements de l'environnement informatique.

    Fonctionnalités et orientations techniques

    Les fonctionnalités proposées par le système découlent de ces objectifs. L'amélioration des services rendus au public des bibliothèques universitaires passe par la mise à disposition d'un catalogue collectif, d'un service de fourniture des documents à distance, d'un accès à des bases de données externes via la norme Z 39-50, la consultation d'un répertoire de centres de ressources où seront spécifiées des informations administratives concernant les établissements, ainsi que des informations sur la nature des collections. Il faut insister à nouveau sur les gains de temps et de performance qu'engendrera la consultation d'une base unique d'identification et de localisation de tous les types de documents. Par ailleurs, le Système Universitaire sera accessible par Renater, Internet et Transpac.

    En ce qui concerne plus précisément les professionnels, un interfaçage entre le système central et les systèmes locaux permettra un catalogage partagé, les bibliothèques pouvant dériver des notices depuis des réservoirs internes et externes, et y ajouter leurs données locales. La part de création en tant que telle des données bibliographiques est estimée à environ 15 % maximum des notices localisées par une bibliothèque. À ce gain de temps et de productivité s'ajoute une garantie de cohérence des données et des accès : les formats retenus sont UNIMARCpour l'échange et la production de données, et INTERMARC Autorités. Bien entendu, des interfaces de transformatage entre la base centrale et les systèmes locaux, ainsi qu'entre la base centrale et des bases externes sont prévues. Des référentiels de contrôle (RAMEAU, F-Mesh, etc.), des référentiels d'appui et des aides en ligne au catalogage aideront les bibliothécaires dans leurs tâches quotidiennes.

    Quant aux orientations techniques, on peut simplement dire à l'heure actuelle qu'elles dépendront en grande partie du choix du prestataire. Le SU sera en effet réalisé à partir d'un logiciel existant et opérationnel, et même si des développements complémentaires seront réalisés avec le maître d'oeuvre, les solutions techniques fondamentales vont dans le sens :

    • de l'adoption de standards : architecture client-serveur, interfaces graphiques, Posix, SGBD-R, TCP-IP, Ethernet, Renater ;
    • des principes d'architecture technique suivants : au niveau de la gestion des catalogues, une architecture centralisée pour les données autour d'un centre serveur, le CNUSC; au niveau de la fourniture de documents, une architecture répartie avec possibilité de client-serveur en local.

    L'interfaçage système central/système local

    En ce qui concerne la mise à jour des données bibliographiques, il est prévu que:

    • les notices bibliographiques sont produites dans le SU et exportées vers le système local ;
    • les données locales obligatoires (celles qui permettront au SU de remplir ses missions : fourniture de documents à distance, échanges avec les systèmes locaux) sont produites initialement dans le SU, lors de la première localisation d'une bibliothèque, et sont alors exportées du SU vers le système local. Les modifications sont ensuite effectuées soit sur le SU, soit sur le système local de la bibliothèque (auquel cas les données mises à jour sont déportées du système local vers le catalogue du SU).

    Le système logiciel du SU intègre les interfaces de communication des données produites dans le SU vers les systèmes locaux de bibliothèques, et les utilitaires permettent le chargement dans le SU des données provenant des systèmes locaux ; il n'intègre pas les interfaces de communication des systèmes locaux vers le SU, en raison de leur diversité : des contacts devront donc être pris avec les différents fournisseurs de systèmes locaux pour garantir la continuité des échanges.

    La reprise des données

    Le futur catalogue sera constitué à l'origine des données contenues dans les applications actuellement gérées par l'ABES (CCN-PS, Téléthèses) et des données localisées par les bibliothèques universitaires dans les réseaux-sources (BN-OPALE, OCLC, Sibil). La récupération de données situées dans les systèmes locaux ne se fera, quant à elle, que dans une seconde phase et à la suite d'études spécifiques de coût et de faisabilité. Si le transfert des données est complexe à mettre en oeuvre, sa réussite sera l'une des conditions primordiales du succès du SU. Pour ce qui est des modalités de « basculement des données dans le nouveau système, on peut simplement dire aujourd'hui que la cohabitation des anciennes applications et du nouveau système s'étalera sur toute la période de déploiement du système, soit environ dix-huit mois. Il faudra donc gérer en parallèle les mises à jour des bases actuelles et celles du catalogue du SU, de sorte que tout l'environnement actuel de travail des bibliothèques universitaires sera disponible jusqu'à la fin du déploiement en biseau.

    Calendrier du projet

    Ce calendrier s'avère relativement serré, en raison notamment de l'évolution très rapide de l'environnement informatique, qui risquerait de provoquer un décalage par rapport aux principes techniques adoptés pour le SU, si le projet tardait à se mettre en place. En outre, le passage à l'an 2000 pose un problème considérable pour certaines applications. Voici donc dans quel ordre les grandes étapes de développement du projet devraient se dérouler :

    • 1995 : rédaction et validation du PFD (Programme fonctionnel détaillé).
    • 1996:
      • organisation de la maîtrise d'ouvrage ABES (constitution de " chantiers auxquels sont dévolus des missions bien précises : pilotage, fonctionnel, reprise des données, déploiement, qualité, suivi, migration, technique),
      • réception des candidatures à l'appel d'offres et analyse des offres,
      • visites sur sites hébergeant les logiciels proposés (ou similaires) par les candidats,
      • mise en place d'un banc d'essai.
    • 1997:
      • premier trimestre : choix du prestataire et notification du marché,
      • développements complémentaires,
      • choix des sites pilotes.
    • 1998 :
      • chargement initial des données,
      • expérimentation sur sites pilotes.
    • mi 1998/fin 1999: déploiement du SU.

    Naturellement, et parallèlement à toutes ces phases, des actions d'information auprès des futurs utilisateurs, des enquêtes sur le terrain, ont été menées depuis le début du schéma directeur et continueront de l'être, afin que l'ABES soit le plus près possible des besoins des usagers, tant publics que professionnels, et qu'elle contribue sous toutes les formes envisageables (conseil, formation, information) à une véritable appropriation du projet par les bibliothèques universitaires. Le SU ne se veut finalement rien d'autre qu'un service aux usagers.

    1. *ABES: Agence bibliographique de l'enseignement supérieur. retour au texte

    2. SUNIST: Serveur universitaire national d'information scientifique et technique. L'accès au SU de bibliothèques hors enseignement supérieur n'est pas exclu, loin de là, mais fera l'objet dans un second temps d'une étude spécifique. retour au texte