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Les archives dans l'entreprise: guide des durées de conservation

1998
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    Par Monique Lambert

    Les archives dans l'entreprise: guide des durées de conservation

    Association des archivistes français - Paris : AAF, 1997

    Pour la première fois, des professionnels des archives, tous membres de la Section des archives économiques et d'entreprises de l'AAF, ont voulu définir des références en matière de délai de conservation des documents conservés par les entreprises, de statut public ou privé, qui exercent leur activité dans notre pays.

    La plupart des grandes entreprises (RATP, SNECMA, Saint-Gobain, Société générale, Total, entre autres) ont, certes, maintenant reconnu la nécessité de maîtriser leurs archives et la valeur ajoutée que cette structuration de l'information apportait à leur fonctionnement, mais nombre de PME et PMI françaises n'ont pas encore pris en compte le rôle d'une fonction archives dans leur entreprise. « Partagés entre la méconnaissance des règles, les impératifs économiques (on détruit tout ou presque) et la volonté de bien faire (on garde tout au cas où), nombre de dirigeants d'entreprise n'agissent qu'en fonction des événements qui s'imposent à eux - fusion, acquisition, voire liquidation - ou en fonction de faits internes - déménagement, regroupement, etc.» Rares sont en effet les entreprises qui ont le souci de ménager les sources de leur mémoire interne, si l'on excepte quelques entreprises familiales attachées à la pérennité de leur savoir-faire original.

    Ce guide apporte donc, sous une forme claire, les réponses aux questions fondamentales : que faut-il conserver ? Pourquoi ? Pendant combien de temps ? Instrument de travail didactique, il se compose de cinq parties principales : administration, technique, commercial, comptabilité - finances, personnel. Chaque partie comprend une introduction, des tableaux indiquant les durées de conservation (durée légale, durée recommandée, délai de prescription) et les textes de référence légaux et réglementaires.

    Ouvrage à vocation éminemment pratique, cette première édition est utilement complétée par une liste alphabétique des mots-clés et par des éléments de bibliographie.