Outils de gestion pour un centre de documentation juridique

Question

Bonjour,

je travaille dans un petit centre de documentation dans une direction juridique dans le secteur public. Afin de monter en charge et de moderniser nos pratiques et nos services, je cherche un ou des outils pour gérer et mettre à disposition en interne l'ensemble de nos ressources :

- des ouvrages et des revues papier et numérique (comment référencer les nouveautés accessibles sur le site des éditeurs auxquels nous sommes abonnés par exemple ?),

- de la jurisprudence (références de décisions, arrêts, conclusions)

- et des consultations juridiques (archiver et à capitaliser dans une démarche de gestion de la connaissance les "questions-réponses" sur des points de droit que nous envoient d'autres services-établissements).

Auriez-vous des pistes, des suggestions ?

Réponse

Date de la réponse :  28/01/2019

Vous travaillez dans un petit centre de documentation dans le domaine juridique et vous êtes à la recherche d'outils permettant de mettre à disposition en interne l'ensemble de vos ressources (ouvrages et revues papier ou numérique, documents de type jurisprudence, documents produits dans le cadre de consultations juridiques de type questions-réponses).

 

Votre question est large et excède en partie nos compétences.

Vous êtes à la recherche d'un outil de type système d'information, capable à la fois de gérer des documents physiques, ou accessibles en ligne (SIGB), et de stocker et mettre à disposition des documents numériques produits ou non par les collaborateurs de votre service et d'en suivre le cycle de vie (gestion de contenu et gestion électronique des documents).
 

Il nous semble important d'établir tout d'abord un cahier des charges précis de vos besoins et d'enquêter ensuite sur les outils qui existent sur le marché.
Nous vous renvoyons à l'annuaire des fournisseurs et prestataires du site Archimag.com
La sous-rubrique "Éditeur, distributeur de logiciel" recense un certain nombre de prestataires : nous vous laissons le soin d'examiner leur offre et de prendre contact avec leur service commercial.

Notez par ailleurs que pour la gestion de contenus, les outils généralement cités sont Alfresco, Nuxeo, OpenKM, Maarch et Dynacase platform, mais il en existe certainement d'autres.
Nous avons repéré également la suite Superdoc qui pourrait peut être correspondre à vos attentes.

 

Concernant les outils qui proposeraient des fonctionnalités plus particulièrement adaptées aux bibliothèques (gestion du prêt par exemple) nous vous signalons la 24e étude Tosca consultants sur les logiciels métier destinés aux bibliothèques.
Cette étude présente notamment une liste de SIGB gratuits.

 

Enfin, nous vous invitons à vous rapprocher de centres de documentation similaires au vôtre pour connaître leurs pratiques en matière de gestion de la documentation.

 

Vous pourriez également essayer d'obtenir des conseils de documentalistes en interrogeant la liste ADBS-info.

Nous vous signalons enfin une formation proposée par l'ADBS qui pourrait vous intéresser :
Technologies de gestion de l'information : panorama des outils et des usages (sessions en mars et en octobre)

 

Pour aller plus loin :