L E projet d'automatisation est lié à la construction de la Bibliothèque centrale de Miramas, conçue pour desservir une population de 100.000 habitants, qui devrait être celle de la ville nouvelle de Fos (Fos, Istres, Miramas) en 1985, la population étant d'ores et déjà de 60.000 habitants, avec un total de six points de desserte éloignés les uns des autres par des distances allant de 50 m à 20 km. Il va de soi que par son importance, la Bibliothèque centrale de Miramas a été pensée comme centrale technique d'une gestion qui ne peut se concevoir qu'en réseau.
En effet, il est primordial, vu l'éloignement géographique des différentes bibliothèques, de pouvoir mettre à la disposition de chaque habitant de la ville nouvelle l'ensemble des ressources documentaires du réseau, et de permettre une souplesse complète des transactions avec pour effet connexe dans de nombreux cas de rentabiliser les collections en évitant des doublons.
Pour rendre possible un tel concept, seule la mise en oeuvre d'une solution informatique en temps réel et en réseau était envisageable, car elle permet à tout moment et en tout point du réseau de situer indifféremment tout document ou tout adhérent : gestion centralisée du fonds et des adhérents autorisant tous les types de transactions (recherches, réservations, sorties, retours), sans que la distance géographique intervienne comme un frein.
Par ailleurs, le temps réel permet un catalogage effectué une seule fois et une recherche documentaire, y compris par mots matière, beaucoup plus fiable et rapide que par les systèmes traditionnels. La solution choisie repose sur un système automatisé en temps réel et bâti sur une architecture en réseau de postes reliés à un mini-ordinateur géré par les bibliothécaires eux-mêmes.
Très approximativement, nous pouvons donner les indications suivantes : il y a 200.000 documents et 20.000 lecteurs provoquant 500.000 transactions annuelles, soit 3.500 par séance d'ouverture de 4 h 30 en moyenne.
Parallèlement aux transactions, ont lieu la mise à jour du fichier, interrogations et réservations, dont le volume est très difficile à chiffrer.
Ces chiffres sont purement indicatifs et extrapolés à partir du fonctionnement d'une seule bibliothèque du réseau.
Le système fonctionne avec un matériel Matra informatique :
Le logiciel TOBIAS est celui utilisé par la Centrale Discothèque de Rotterdam.
L'introduction des données est réalisée en conversationnel TOBIAS se chargeant ensuite de mettre en forme la notice I.S.B.D. jusqu'à la zone d'édition.
Un résumé ou des notes peuvent accompagner la description de l'ouvrage.
Toutes les données saisies sont des clés pour l'interrogation à la recherche documentaire (auteur - jusqu'à cinq auteurs secondaires - titre, collection, cote Dewey, mots matière, langue, type de document, genre littéraire, localisation, type de public).
Toutes ces données sont organisées en mémoire en restant attachées à la description du document catalogué qui porte un numéro attribué par l'ordinateur : numéro titre.
A ce numéro titre, on peut rattacher autant d'exemplaires que l'on veut en y ajoutant simplement, pour chaque exemplaire, les variables : numéro d'inventaire, localisation, fournisseur, prix.
Le fichier matière est constitué d'après les normes de l'indexation matière : combinaisons de vedettes, sous-vedettes et système de renvoi (voir et voir aussi).
Le thésaurus se constitue progressivement. Les vedettes matière (sauf les renvois) étant attachées aune description, le fichier matière, et donc le thésaurus, correspondent exactement à l'actuel catalogue de la bibliothèque.
Lorsqu'on propose un mot matière, la partie du thésaurus actuel comprenant la vedette principale apparaît, ce qui permet une confrontation immédiate avec les choix déjà opérés. Un code simple permet de savoir s'il s'agit de renvois ou de mots matière attribués à un titre.
On peut effectuer ce dépouillement sans limiter le nombre de références tirées d'un même numéro de périodique. Ces références sont intégrées au catalogue et on y accède pour la recherche par le fichier matière.
Différentes possibilités sont offertes:
Tous ces programmes d'interrogation donnent accès à l'ensemble du catalogue (tous médias et tous publics), sauf le programme de consultation destiné au public, qui lui est spécialisé par lieu: bibliothèque Adultes - bibliothèque Jeunesse - discothèque, et qui propose la recherche des documents par : auteur, titre, auteur/titre, mot matière.
Les réservations se font à partir de la consultation du catalogue. Après avoir accédé à la notice correspondant au document qu'un lecteur veut réserver, une touche de fonction fait apparaître sur l'écran la localisation du document par bibliothèque, ainsi que sa situation (en rayon, sorti, en magasin).
Le système de prêt fonctionne avec un stylo optique (code barre), un écran et un clavier.
TOBIAS réalise à la demande l'édition des statistiques très complètes sur l'activité de la bibliothèque, fournissant par exemple une analyse détaillée de la rotation de l'inventaire, en tant que telle ou en connexion avec le fichier des lecteurs.
TOBIAS peut aussi éditer des lettres de rappel, des avis de réservations, des catalogues ou extraits de catalogues.
TOBIAS gère les informations de la bibliothèque en temps réel, ce qui permet d'optimiser le service rendu au lecteur; quant au bibliothécaire, il dispose de la maîtrise instantanée des informations du système.
On peut dire qu'un choix d'automatisation est onéreux. On peut dire aussi que la manière traditionnelle de travailler est la moins rationnelle qui soit puisqu'elle combine des opérations de tris et d'intercalations manuelles qui sont longues et peu fiables, avec un catalogage répétitif des mêmes documents impossible à éviter dès qu'il s'agit d'un réseau de bibliothèques (sauf avec une centralisation très poussée et donc asphyxiante).
Il est certain que l'ordinateur ne permet pas, en bibliothèque, d'économie de personnel, mais il permet une qualité de travail pour le personnel et de service pour le public nettement meilleures.
Notre choix a été de généraliser le raisonnement informatique à l'ensemble de la gestion de la bibliothèque, et donc de mettre des terminaux au public à la place des fichiers ou listings traditionnels.
Ce choix implique, bien sûr, un ordinateur plus puissant et donc plus onéreux : mais lafacilité d'accès pour la recherche documentaire est telle que tous les terminaux sont consultés en permanence par le public, ce qui n'est pas toujours le cas, loin de là, dans une bibliothèque de lecture publique.
La lecture publique n'est pas un service « rentable », en terme financier, et la gratuité qui est à la base de sa conception a toujours coûté aux collectivités (nationales ou locales).
Par ailleurs, s'il est facile de chiffrer le coût de mise en place d'une gestion automatisée, il est impossible de chiffrer celui d'une gestion manuelle, et il n'est pas certain qu'elle soit moins onéreuse. De plus, il est difficile aussi de chiffrer l'économie de temps de travail permise par l'ordinateur.
En tout état de cause, en ce qui concerne l'interrogation par le public, les chiffres suivants sont intéressants :
A ce niveau, le choix est celui de la gratuité ou non du service bibliothèque dans son ensemble, mais pas celui de la gratuité ou non de la consultation des écrans par le public.