Index des revues

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    Par Marc Chauveinc, Inspecteur général
    Emmanuel Moulin

    Les coûts en documentation

    Calculs, analyses et décisions

    Paris : ADBS Éditions, 1995. - 359 p. ; 24 cm. (Collection Sciences de l'information. Série Études et techniques). ISBN 2-901046-63-0. Prix : 300 F.

    Même en documentation, l'aspect gestionnaire et financier des activités a fini par s'imposer, justifiant l'écriture de ce livre, fondé sur un enseignement. Il s'agit toujours de faire mieux avec moins. Ce livre propose donc des outils techniques pour appréhender les coûts de chaque activité, soit par produit, soit par service, soit par client, soit par étape, afin d'éliminer les coûts inutiles et de se justifier vis-à-vis de l'autorité de tutelle. La première étape est de savoir ce que l'on veut calculer, c'està-dire avoir une idée précise de l'objectif poursuivi par le calcul, la seconde d'identifier les charges pour les transformer par des matrices en coûts.

    Les premiers chapitres décrivent la comptabilité générale et analytique, avec les notions de « Grand livre , de Plan comptable général de partie double. La comptabilité analytique reclasse ces coûts par destination. D'autres distinctions sont possibles entre frais directs et frais indirects, frais fixes et variables, frais calculables et non. Les charges sont de quatre sortes : achats, main-d'oeuvre, autres charges de fonctionnement, investissements. Les trois premières sont des frais de fonctionnement, les dernières s'intègrent dans les charges par le biais de l'amortissement. Cette étude a le mérite de nécessiter une analyse de l'existant, donc de décrire les activités d'un centre, les outils, les prestations, les tâches, pour construire une matrice des coûts correspondants. La répartition au prorata des activités n'est pas un exercice facile, car les pourcentages peuvent varier selon la nature de la dépense, en particulier pour les coûts de main-d'oeuvre. Des conseils sont donnés pour étudier les temps de travail sur chaque tâche. On passe ensuite à l'application de ces principes à des exemples concrets de centres de documentation, exemples qui seront très utiles au lecteur pour assimiler la théorie. Les tableaux détaillés des coûts de chaque exemple sont très instructifs. La troisième partie s'attache à l'étude des calculs dynamiques qui donnent des informations sur l'évolution des coûts dans le temps et en fonction du nombre, donc sur la rentabilité du centre. Par exemple, la fabrication de dossiers documentaires revient à 921 KF, quel est le coût unitaire d'un dossier et que devient-il si l'on fait varier le nombre de dossiers. Comme dit l'auteur, nous entrons dans le monde merveilleux de l'optimum ,, c'est-à-dire de celui du rendement et de la rentabilité. Pour cela il faut d'abord quantifier les recherches documentaires, ce qui est expliqué dans le chapitre 2, en concluant que le coût unitaire baisse par seuil avec l'augmentation de l'activité. On peut encore aller plus loin, en procédant à une évaluation économique, et donc comparative, de différents projets.

    Ces projets peuvent être de trois ordres : nouveaux produits, investissement de productivité, investissement de capacité. L'auteur propose plusieurs méthodes pour analyser l'intérêt de chaque projet et son seuil de rentabilité.

    La dernière partie se consacre à l'action qui doit suivre le calcul, c'està-dire analyser, comprendre, décider. Il explique le tableau de bord comme un outil pour suivre les indicateurs nécessaires à la réflexion et à l'action. Le but étant de fixer un optimum à l'action entreprise en faisant « parler les coûts. Mais les coûts ne sont rien en eux-mêmes, il faut les intégrer dans une vision stratégique de l'entreprise.

    On peut penser que cet ouvrage clarifiera les idées de nombreux directeurs de bibliothèques sur la comptabilité et l'intérêt d'y voir un peu plus clair dans l'évaluation de leur organisme. Même si certains calculs paraissent difficiles, une étude minutieuse les rend accessibles à tout directeur. À une époque où plusieurs démarches (IFLA, ADBU, DISTB) cherchent à promouvoir l'évaluation des services rendus par les bibliothèques, la lecture de ce livre ne peut qu'apporter des éléments constructifs pour améliorer sa gestion.