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Le point sur la bibliographie nationale française

1990
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    Le point sur la bibliographie nationale française

    Par Annick Bernard, directeur du Département des Entrées françaises et des Publications officielles

    A la fin de 1988, nous décrivions dans ces colonnes le traitement automatisé du dépôt légal des monographies récemment opérationnel.

    BILAN DE L'AUTOMATISATION

    Après deux ans et demi d'automatisation, quelles conclusions peut-on tirer ? Malgré les difficultés de la montée en charge d'un système informatique de production, qui n'ont pas été vaincues en un jour, l'automatisation a non seulement produit des résultats extrêmement positifs, elle était même le seul moyen, pour le service de catalogage courant des livres français, de faire face à l'accroissement de la production éditoriale des années 1980.

    A défaut de permettre des économies en personnel (illusion des études préalables...), elle donne la possibilité d'assurer un service plus rapide, plus fiable et plus diversifié.

    QUALITÉ PLUS CONTRÔLÉE

    • la saisie directe par les catalogueurs élimine les erreurs de lecture des bordereaux remplis à la main que l'on a fait enregistrer par un façonnier de 1984 à 1987 ;
    • les contrôles automatiques du système informatique évitent au catalogueur certains oublis ou des incohérences toujours possibles quand la fatigue se fait sentir;
    • le contrôle intelligent et obligatoire des vedettes par les fichiers d'autorité, et le chaînage - lorsqu'il y a lieu - à la notice de collection, ont pour conséquence une grande fiabilité et cohérence des points d'accès.

    Des erreurs peuvent encore se produire : le système informatique n'empêche pas de lier une notice au mauvais auteur... C'est le rôle des chefs d'équipe, relecteurs et pédagogues tour à tour, ou celui des contrôles a posteriori, de corriger ces anomalies et surtout d'en tarir la source.

    RAPIDITÉ D'ANNONCE

    L'amélioration des délais de traitement est l'un des grands avantages de l'automatisation.

    Un circuit de catalogage plus rationnel et l'utilisation de la notice créée dès le dépôt légal y concourent, le travail des catalogueurs consistant désormais pour la plus grande part à créer et à vérifier les points d'accès.

    On cherche en outre à toujours améliorer l'organisation afin d'utiliser au mieux les ressources humaines si précieuses. Ainsi la mise en place d'une équipe mixte qui crée, dès le premier stade, la notice définitive pour une grande partie des ouvrages de fiction (concaténant ainsi les étapes Dépôt légal/Bibliographie nationale) représente-t-elle une évolution importante, et peut-être un modèle pour une intégration plus étendue du traitement.

    UN ÉQUILIBRE A TROUVER

    Le passage au travail en ligne dans un système informatique dont personne n'avait l'expérience comportait un certain nombre d'inconnues. Les études préalables, quel que soit leur sérieux, ne pouvaient appréhender ce que serait la réalité quotidienne des services. En particulier, on n'imaginait pas combien ceux-ci seraient dépendants du bon fonctionnement du système : la part de travail qui peut s'effectuer en dehors de toute consultation de la base est faible.

    D'où, aussi, le nombre de terminaux nécessaire : à peu près un terminal-écran par catalogueur.

    L'objectif de la Bibliographie nationale étant de produire rapidement le plus grand nombre de notices bibliographiques possible, il a été nécessaire de contrôler la part de travail sur les fichiers d'autorité auteurs dévolue aux catalogueurs. Des règles ont été établies pour préserver la cohérence sans consacrer trop de temps à établir des notices d'autorité complètes pour des auteurs qui peut-être n'écriront jamais plus.

    LES DIFFICULTÉS, LA FACE CACHÉE

    L'attente des utilisateurs extérieurs a complètement changé les perspectives des services.

    L'impossible, et pourtant nécessaire et recherchée, conciliation des objectifs de rapidité et de qualité, constitue une pression certaine sur les équipes et leur encadrement, qui ont, il faut le souligner, accepté ce défi.

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    Activité bibliographique du département en 1989. Bibliographie nationale française

    La Bibliothèque nationale souffre de l'insuffisance des affectations: des postes sont laissés vacants, situation paradoxale alors que l'établissement doit répondre de plus en plus à la demande extérieure.

    La production éditoriale elle-même dans sa grande variété est source de difficultés. A titre d'exemple, la France est sans doute le seul grand pays où 60% des livres publiés appartiennent à une collection. Identifier si une mention portée en quelque endroit des pages liminaires ou de la couverture est le titre d'une nouvelle collection représente une gageure. L'éditeur lui-même ne le sait pas toujours. La Bibliographie nationale enregistre environ 100 collections nouvelles par mois : pour chacune d'elles, on crée une notice bibliographique complète (dont sera extraite la notice en format ISDS transmise à la base internationale ISDS) qui est publiée dans le Supplément I, Publications en série de la Bibliographie nationale française.

    LA DIFFUSION DE LA BNF

    Sous un titre commun, trois produits différents. Trois diffuseurs aussi :

    la base BN-OPALE elle-même, dont le sous-ensemble le plus important est constitué par les notices établies depuis 1975 pour la Bibliographie nationale française (1)

    La diffusion est assurée par la Bibliothèque nationale, en attendant la mise sur serveur annoncée.

    la bibliographie courante imprimée : la Bibliographie nationale française sur papier, dont le délai d'annonce s'est beaucoup réduit, prend un nouvel essor.

    Instrument irremplaçable pour les acquisitions, et l'information des chercheurs sur les ouvrages récemment publiés dans leur domaine, elle a franchi en 1989 le cap des 30 000 notices pour la partie principale (31 459 notices publiées). Fin juin 1990, elle atteint déjà 15 851 notices. Les suppléments produits à partir de BN-OPALE témoignent eux-aussi de la même vitalité (en 1989, 6711 notices pour le Supplément I, Publications en série ; 2494 notices pour le Supplément II, Publications officielles qui en aura près de 3000 en 1990). Diffusée depuis janvier 1990 par l'Office Général du Livre, qui en est aussi le co-éditeur, elle retrouve ses index annuels sur papier ; ses formules d'abonnement se diversifient, puisqu'en dehors de l'abonnement global, partie principale et suppléments peuvent être acquis séparément.

    la bibliographie cumulative sur CDROM (2) : base de données à domicile utilisée pour les recherches bibliographiques, les acquisitions thématiques et la dérivation de notices vers les catalogues locaux, elle est aussi un outil de recherche en bibliologie grâce aux combinaisons de clés proposées.

    En juillet 1990, le disque contient 430 000 notices établies pour les ouvrages entrés depuis 1975. Le chargement en cours des notices du Catalogue général des livres imprimés 1970-1979 portera son contenu à près de 600 000 notices en 1991.

    La base est extraite dans son dernier état de mise à jour et contient, pour les ouvrages en cours de traitement, les notices dans l'état "dépôt légal". La présence de celles-ci trouble parfois les utilisateurs : un message, prévu pour une prochaine version, permettra d'identifier qu'il ne s'agit pas d'une notice complète. Chadwyck-Healey France, son diffuseur, assure aux abonnés l'assistance après vente et leur propose également divers services.

    NOTICE COMPLÈTE, NOTICE COMPLEXE ?

    A notre avis, une notice n'est complexe que si l'ouvrage lui-même l'est (actes de colloques, par exemple).

    La notice complète est surtout riche en points d'accès, ce qui n'est pas la même chose.

    La norme française sur les points d'accès (AFNOR NF Z 44-059) définit ceux qui sont indispensables et ceux qui sont facultatifs, ce qui permet d'alléger dans certains cas le catalogage.

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    Statistique des annonces par grande classe de la CDU

    La notice bibliographique complète contient la totalité des données figurant aux "sources principales d'information" de l'ouvrage. Les faire toutes figurer dans la notice préserve 1 ' avenir : que l'on pense, seulement, à la recherche par mots clés si commode.

    CONCLUSION

    L'expérience acquise par la Bibliothèque nationale dans la gestion de la base BN-OPALE montre que la cohérence est le résultat d'un combat quotidien.

    La qualité du service rendu parla Bibliographie nationale française ne peut s'obtenir que par le traitement centralisé d'une production éditoriale collectée elle aussi de façon centralisée.

    Le maintien d'un dépôt légal éditeur unique à la Bibliothèque nationale en est le corollaire.

    1. Voir l'article d'Elisabeth Freyre dans ce numéro retour au texte

    2. Comme on le sait CD-ROM est l'abréviation de Compact disc-Read onlv memorv. L'équivalent français utilisé par l'AUPELF est : Disque compact à mémoire fixée qui s'abrège en DC-MEF. retour au texte