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Le catalogue collectif national des publications en série

1990
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    Le catalogue collectif national des publications en série

    Par Chantal Freschard, Directeur Centre national du CCN
    Par Jacques Gana, Adjoint au Directeur

    Le e Catalogue collectif national des publications en série (CCN) crée en 1983 à l'initiative de la DBMIST (Direction des bibliothèques, des musées et de l'information scientifique et technique-Ministère de l'éducation nationale) a aujourd'hui atteint sa vitesse de croisière ; il est devenu, malgré des données parfois encore imparfaites, un outil fiable de localisation des publications en séries conservées dans les bibliothèques et centres de documentation français. Il est financé par la DPDU, Sous-direction des bibliothèques (MENJS) qui assure sa tutelle administrative.

    UN OUTIL DE LOCALISATION

    Le CCN est à la fois une banque de données bibliographiques qui permet l'identification des publications en série et une banque de données factuelles qui fournit des informations sur les localisations, les états des collections consultables dans les organismes documentaires participant au CCN et les caractéristiques de ces organismes. Sans négliger l'importance de la fonction d'identification bibliographique du CCN, il faut toutefois rappeler que sa véritable raison d'être est de signaler, avec le plus d'exhaustivité et de précision possible, les collections de publications en série des bibliothèques françaises afin d'en faciliter l'accès tant aux utilisateurs finals qu'aux professionnels de la documentation.

    La banque de données contient à ce jour 550.000 titres de publications en série dont 204.000 sont localisés dans 2.754 bibliothèques ; elle offre le signalement détaillé de plus de 800.000 collections. Elle se compose de trois fichiers ; un fichier bibliographique, un fichier des localisations et un fichier des organismes documentaires.

    Le fichier bibliographique

    La pertinence bibliographique des données est garantie par une alimentation régulière de la base à partir des données fournies par le réseau ISDS (International Sériais Data System) qui est seul habilité à attribuer les ISSN et les titres-clés, les notices qu'il établit faisant autorité au plan international. Les notices ISDS constituent un réservoir de catalogage pour les bibliothèques qui participent au réseau d'alimentation du CCN. A l'inverse, ces bibliothèques peuvent créer des notices qui sont alors proposées pour validation au réseau ISDS. Il faut savoir que ces notices figurent dès leur création dans la base de données CCN avec un statut provisoire, ce qui les rend accessibles immédiatement sans attendre la validation de l'ISDS qui exige des délais parfois assez longs.

    Le fichier des localisations

    Ce fichier est relié au précédent par les numéros d'enregistrement (ISSN pour les notices provenant de l'ISDS et numéros CCN pour les notices provisoires). Il contient les codes d'identification des bibliothèques du réseau, l'état et, si possible, la cote des collections possédées, ainsi que l'indication, au moyen d'une lettre-code, de l'année de mise à jour de l'état de collection.

    Le fichier du Répertoire des bibliothèques (RBCCN)

    Ce fichier recense les 2.754 bibliothèques qui concourent à l'alimentation du CCN et contient pour chacunes d'elles les coordonnées postales et téléphoniques, les modalités d'accès et de consultation des documents ainsi que les services rendus : photocopies, recherches bibliographiques ou documentaires, renseignements par téléphone ou par courrier etc.

    Ces trois fichiers constituent une banque de données chargée sur le SUNIST (Serveur universitaire national pour l'information scientifique et technique) et accessible en ligne en permanence tant pour l'interrogation que pour la gestion. La mise à jour est hebdomadaire pour le fichier des notices et interactive pour le fichier des localisations ; les notices ISDS sont intégrées trimestriellement.

    UNE ALIMENTATION EN RESEAU

    La structure d'alimentation du CCN mise en place à l'origine n'a pas été remise en question puisqu'elle semble avoir donné les résultats escomptés. Elle est fondée sur la décentralisation en ce qui concerne les états de collections et sur la centralisation en ce qui concerne les contrôles bibliographiques. Cette structure se traduit par une organisation du réseau à trois niveaux : un niveau local, un niveau régional et un niveau national.

    Le niveau local

    Tous les types de bibliothèques coexistent dans le réseau CCN ; en effet, la seule condition exigée pour entrer dans ce réseau est l'engagement de communiquer ses collections, de préférence par la voie du prêt entre bibliothèques, sans que ceci soit une contrainte absolue, certaines bibliothèques participantes ne pratiquant que la consultation sur place. La diversité de ces bibliothèques est grande puis-qu'aucune exclusive n'est pratiquée ni quant à leur statut juridique ni quant au volume de leurs collections. Elles sont habilitées, après signature d'une convention avec le centre régional dont elles relèvent, à saisir elles-mêmes sous des notices existant déjà, leurs états de collection qui sont immédiatement accessibles en ligne par l'ensemble des utilisateurs. En revanche lorsqu'elles cataloguent de nouvelles notices, elles le font sur bordereau qu'elles transmettent, accompagné de la photocopie de la page de titre du périodique, à leur centre régional qui assure la vérification et la saisie des données. Elles reçoivent une formation initiale à l'interrogation et au catalogage de la part de leur centre régional et suivent éventuellement des séances de recyclage. Elles peuvent demander chaque année une édition gratuite de leur catalogue et bénéficient de tarifs privilégiés pour l'interrogation en ligne du CCN et pour l'édition annuelle sur microfiches.

    Le niveau régional

    Il est composé de 34 centres régionaux du CCN, dont 22 répartis en province dans les Académies et 12 répartis par discipline dans la région parisienne. Leur mission consiste à coordonner et à développer les activités du CCN dans leur zone géographique. Leur rôle se décompose en trois grandes fonctions : une fonction de formation et d'information des bibliothèques participantes, une fonction de promotion et de diffusion du CCN au plan régional. Ils organisent leur activité de manière autonome, chacun dans le contexte qui lui est propre.

    Le niveau national

    Le Centre national du CCN a sensiblement les mêmes missions que les centres régionaux mais il les accomplit au plan national ; c'est-à-dire qu'il est chargé de coordonner l'ensemble des activités du réseau CCN en assurant un ultime contrôle bibliographique des données, la formation et l'information des centres régionaux et la promotion du CCN en France et à l'étranger. Il est en outre chargé de l'administration de la banque de données au sens informatique du terme et des relations avec le Centre international de l'ISDS et le CNEPS (Centre national d'enregistrement des publications en série = Centre français de l'ISDS). C'est lui qui est en contact permanent avec le SUNIST et avec la société GSI-ERLI, concepteur du logiciel d'interrogation et de gestion du CCN ; il assure également une partie de l'exploitation informatique de la banque de données ainsi que l'édition et la diffusion de toute une gamme de produits extraits du CCN.

    UNE GAMME DE PRODUITS EDITES

    Outre l'interrogation en ligne du CCN, les utilisateurs ont à leur disposition un éventail de produits extraits de la banque de données ; ces produits ne s'excluent pas les uns et les autres mais sont au contraire considérés comme complémentaires ; ils permettent de diversifier les modes d'accès au CCN en fonction de la variété des moyens techniques et financiers dont disposent les utilisateurs. La liste en est la suivante :

    • Catalogues sur papier édités selon plusieurs critères de tri possibles : catalogues mono- ou multi-bibliothèques, catalogues collectifs régionaux, catalogues thématiques. C'est ainsi qu'ont été édités en 1989, un "Catalogue collectif biomédical", en 1990, trois catalogues collectifs en droit, en sciences politiques et en ethnologie-folklore,
    • catalogue des notices localisées sur microfiches dont l'édition est annuelle,
    • édition imprimée, annuelle également, du Répertoire des bibliothèques du CCN,
    • fourniture sur bande magnétique aux bibliothèques membres du réseau qui en font la demande, des données correspondant à leur fonds pour récupération sur site local informatisé,
    • édition sur CD-ROM, enfin, plus particulièrement destinée à l'utilisateur final dans les bibliothèques ; c'est ce produit, plus novateur et aussi plus convivial, qui fait l'objet d'un développement particulier dans les lignes qui suivent.