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L'accès la base BN-Opale et la fourniture de documents

1990
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    L'accès la base BN-Opale et la fourniture de documents

    Par Elisabeth Freyre, bibliothécaire-analyste Bibliothèque nationale

    En n 1987, après le chargement des fichiers existants qui permettait à BN-OPALE de remonter à 1975, la Bibliothèque nationale commençait à cataloguer en ligne grâce au système de gestion de bibliothèque, GEA (1) . En 1988, en même temps qu'elle lançait l'informatisation de la gestion du Dépôt légal et qu'elle offrait à ses lecteurs l'interrogation en ligne de son catalogue, elle mettait en place son service de diffusion de notices.

    Actuellement, BN-OPALE, riche de 800 000 notices bibliographiques de livres et de publications en série (2) et de 480 000 notices d'autorité, est reconnue comme un réservoir de notices sur le plan national et international.

    En tant que tel, elle offre de nombreux services aux bibliothèques : la fourniture courante et rétrospective de notices bibliographiques, la fourniture de notices d'autorité. Enfin, vient de se mettre en place à la Bibliothèque nationale, l'accès en ligne par d'autres bibliothèques via Transpac.

    LA FOURNITURE DE NOTICES BIBLIOGRAPHIQUES

    BN-OPALE met à la disposition des bibliothèques ou centres de documentation, 800 000 notices bibliographiques, établies selon les normes françaises et internationales. Ce fichier bibliographique est composé pour un tiers de notices de publications en série (3) , de publications officielles et d'ouvrages entrés par don, achat ou échange et pour deux tiers de monographies françaises reçues au Dépôt légal. Ces dernières représentent l'exhaustivité de la production éditoriale française depuis 1975 et bientôt 1970 (4) .

    Chaque notice est fournie en format UNIMARC et comporte outre la description de l'ouvrage, les points d'accès et en particulier, les formes rejetées et parallèles des auteurs, des titres uniformes ou des mots matières (5) . Cette information complète permet aux bibliothèques d'extraire les formes rejetées pour constituer des index d'autorité ou des fichiers d'autorité correspondant aux notices bibliographiques qu'elles récupèrent.

    De nombreuses bibliothèques demandent à la BN d'ajouter l'indice Dewey ; ce qui n'a pu être fait jusqu'à présent faute de disposer du personnel nécessaire.

    La fourniture de notices bibliographiques est effectuée par bandes magnétiques et respecte les normes suivantes :

    • Norme ISO 1001 : format physique de la bande magnétique,
    • Norme ISO 2709 : transmission de données bibliographiques sur support magnétique (structure de la notice),
    • Norme ISO 5426 : jeu de caractères utilisés.

    Un dossier technique présente les spécifications des notices de requêtes établies par les bibliothèques, la description du format UNIMARC fourni par la BN ainsi que les caractéristiques des bandes magnétiques. Ce dossier, et éventuellement une bande test, peuvent être demandés au Service Informatique et Organisation.

    La fourniture de notices rétrospectives

    Une bibliothèque qui veut s'informatiser et se constituer un fonds important de notices, a, à sa disposition, trois types de fourniture : l'extraction de notices à partir de requêtes, l'extraction de notices sur profil et la récupération de notices à partir du CD-ROM de la Bibliographie Nationale Française (BNF).

    Les requêtes

    Chaque bibliothèque peut envoyer sur bande magnétique, des notices de requêtes qui comportent soit des clés numériques, soit des clés alphabétiques, soit les deux à la fois. En effet, le logiciel développé à la BN par la société GEAC et qui permet à partir d'une notice de requête, de rechercher puis d'extraire la notice de BN-OPALE, peut prendre en compte successivement les critères suivants :

    • le numéro de notice de la Bibliothèque Nationale,
    • le numéro de publication dans la BNF,
    • l'ISBN,
    • la clé Auteur-titre-date d'édition-éditeur.

    A l'intérieur de cette dernière clé, la bibliothèque peut demander que le système fournisse la notice même si la date d'édition et/ou le nom de l'éditeur sont différents.

    Selon la clé qui a permis l'extraction, la notice fournie sera facturée 1,50 F (clé numérique) ou 2,50 F (clé alphabétique) (6) .

    Pour chaque bibliothèque, une période de test est nécessaire. Elle permet, sur le plan technique, de s'assurer que la structure de la bande magnétique ou des notices de requêtes est conforme aux spécifications ; ce qui entraîne en général quelques allers et retours avec la BN. Sur le plan des données, la Bibliothèque nationale explique comment est constituéeBN-OPALE, comment est effectué lecatalogage, dans quelles zones UNI-MARC se trouvent certaines informa-tions ; ce qui permet à la bibliothèqued'affiner au fur et à mesure les requêtesqu'elle saisit.

    La bibliothèque doit quant à elle, s'assurer, de préférence avant de choisir son système de gestion que le fournisseur a développé le logiciel qui permet, dans un premier temps, de constituer les bandes de requêtes pour l'envoi à la BN et, dans un deuxième temps, d'intégrer les notices complètes dans la base locale.

    L'extraction sur profil

    Une bibliothèque ou un centre de documentation peut également demander à la BN de lui fournir un ensemble de notices qui répondent à un critère particulier. Par exemple, un centre de documentation pourra obtenir une extraction de toutes les notices de manuels scolaires ou des notices d'albums de bandes dessinées.

    Dans ce cas-là, la BN extrait les notices bibliographiques selon le ou les critères souhaités et les fournit sur bande magnétique (7) .

    Le CD-ROM de la Bibliographie nationale française

    Ce CD-Rom contient au mois de juillet 1990, 430 000 notices de livres entrés à la Bibliothèque nationale par Dépôt légal. Il paraît tous les trimestres (janvier, avril, juillet et octobre) et est commercialisé par la Société Chadwyck Healey France (8) au prix de 6 500 F par an.

    Le logiciel de pilotage ONLINE donne la possibilité, de façon très souple, de faire des recherches rapidement et grâce à de nombreuses clés d'accès (9) . Le matériel nécessaire est simple puisqu'il suffit d'un micro-ordinateur compatible IBM-PC et d'un lecteur de CD-ROM.

    Lorsque la notice recherchée est affichée, le système permet, grâce à une touche de fonction, de la décharger dans un fichier sur le disque dur du micro-ordinateur, en modifiant éventuellement la cote. Pour le moment, seule la localisation peut être changée et aucune donnée ne peut être ajoutée ou supprimée. Cependant, dans les prochaines versions, cette possibilité devrait être incluse.

    Une fois la récupération des notices effectuée sur le disque dur, c'est au tour du fournisseur de système de gestion de bibliothèque, de développer un logiciel qui extrait les notices de ce fichier, les convertit éventuellement et les intègre dans la base locale.

    La fourniture de notices pour le catalogage courant

    La Bibliothèque nationale offre, pour toute la production éditoriale française, la possibilité de recevoir les notices courantes sous forme d'abonnement. Il y a trois types d'abonnement : l'abonnement à la BNF, au Dépôt légal ou l'abonnement aux deux types de notices.

    Le prix payé par la Bibliothèque est déterminé en fonction du nombre d'acquisitions qu'aura effectué la dite bibliothèque au cours de l'année à raison de :

    • 1,50 F la notice Dépôt légal,
    • 2,50 F la notice BNF,
    • 3,70 F les deux.

    Les notices de la BNF

    Ces notices répondent aux critères définis au début de la partie I et sont envoyées tous les 15 jours sur bande magnétique.

    Les notices du Dépôt légal

    Les ouvrages à ce niveau sont catalogués selon la description moyenne. En général, elle ne comporte qu'une seule vedette auteur et aucune vedette matière. Il n'y a pas de contrôle par rapport au fichier d'autorité.

    Ces notices intéressent soit des bibliothèques qui souhaitent seulement une description moyenne de leurs documents, soit des bibliothèques qui veulent avoir la signalisation de leurs ouvrages très rapidement et, recevoir la description complète dans un deuxième temps. Les bandes magnétiques sont envoyées tous les huit jours.

    LA FOURNITURE DE NOTICES D'AUTORITÉ

    Parallèlement à la fourniture de ses notices bibliographiques, la BN vend aux bibliothèques intéressées, ses fichiers d'autorité. Ceux-ci sont fournis en format INTERMARC car le format UNIMARC pour les notices d'autorité n'a pas encore été publié.

    Dans un premier temps, le fichier complet est envoyé sur bandes magnétiques. Ensuite, des mises à jour sont fournies de façon régulière.

    En juin 1990, les fichiers d'autorité sont les suivants :

    *le fichier des auteurs personnes physiques

    Il contient 285 000 notices dont 80 000 complètes (10) . Il est vendu au prix de 10 000 F puis 2 000 F pour l'abonnement aux mises à jour.

    *le fichier des auteurs collectivités

    Il contient 68 500 notices dont 45 000 complètes pour un prix de 10 000 F. Ensuite, l'abonnement aux mises à jour coûte 2 000 F.

    La BN diffuse également ce fichier tous les semestres sur microfiches au prix de 400 F (11) .

    *le fichier des titres uniformes

    Il contient 1 500 notices complètes.

    *le fichier des vedettes matières

    Il contient 120 000 notices dont 110000 complètes et constitue la plus grande partie du Répertoire d'autorité matière RAMEAU, dont la BN a la responsabilité intellectuelle (12)

    Ce fichier est vendu sur bandes magnétiques au prix de 25 000 F pour le fichier complet, 5 000 F pour les mises à jour. Dès le début de l'année 1991, ces quatre fichiers d'autorité seront disponibles sur CD-ROM et les fichiers auteurs personnes physiques et titres uniformes seront publiés sur microfiches.

    L'ACCÈS EN LIGNE

    Depuis le début de l'année 1989, la Bibliothèque Sainte-Geneviève ajoute ses localisations ou catalogue les ouvrages que la BN ne possède pas (ouvrages étrangers) dans BN-OPALE, grâce à une liaison spécialisée. Au cours des douze premiers mois, cette bibliothèque a entré 27 000 localisations et crée 700 notices. Cependant, pour répondre à la normalisation et à une plus grande souplesse, la BN a voulu que les bibliothèques qui se connecteraient dorénavant à sa base le fassent via Transpac. Ainsi il est désormais possible pour toute bibliothèque, d'être reliée par ce biais, en ayant acheté le matériel et le logiciel nécessaires (13) .

    Trois types d'accès sont possibles :

    *La consultation du catalogue

    Depuis janvier 1990, la B.P.I. est reliée à BN-OPALE uniquement pour faire des recherches.

    * La gestion commune du Dépôt légal imprimeur

    La BN propose aux bibliothèques habilitées à recevoir le dépôt légal imprimeur d'en effectuer la gestion dans BNOPALE pour les monographies. Cette gestion commune permet d'accélérer le contrôle croisé des dépôts et de faire bénéficier ces bibliothèques des services de BN-OPALE : leur registre des dépôts sera produit automatiquement et elles peuvent localiser dans la base, les ouvrages de leur fonds afin de récupérer les notices dans leur système local. La Bibliothèque Municipale de Rennes a bien voulu être le site pilote pour cette opération.

    *Le catalogage

    Ce dernier type d'accès intéresse de nombreuses bibliothèques.

    Des bibliothèques universitaires sont déjà ou vont bientôt être connectées à la base pour localiser leurs ouvrages ou créer des notices dans le but de les récupérer.

    Actuellement, la BN projette de réaliser en collaboration avec la Direction de la Programmation et du Développement Universitaire (D.P.D.U.), une station de catalogage permettant d'interroger le CD-ROM et BN-OPALE et d'en dériver les notices et ou, le cas échéant, de créer des notices dans la base pour les ouvrages que la BN n'a pas acquis.

    Par ailleurs, la BN en collaboration avec la Direction du Livre et de la Lecture (D.L.L.) a lancé un appel d'offres pour la mise en place de BN-OPALE et de BN-OPALINE sur serveur. Ce service télématique offrira la consultation de ces deux bases ainsi que la fourniture de notices et sera opérationnel en 1991.

    La Bibliothèque nationale offre ainsi de nombreux services aux bibliothèques : fourniture de notices sur bande magnétique ou sur CD-ROM de la production courante ou rétrospective, fourniture de notices d'autorité et également consultation, catalogage ou localisation de notices en ligne.

    La qualité des notices bibliographiques et d'autorité est reconnue par toute la profession et leur coût est très bas

    Enfin, le contenu de BN-OPALE va s'accroître grâce au chargement du Catalogue Général des livres impimés 1970-1979 qui est actuellement en cours et, du chargement des notices d'ouvrages anonymes 16ème-18ème siècle. Ceci couvrira les besoins de plus nombreuses bibliothèques, en attendant la conversion du catalogue complet (environ 6 millions de notices de monographies et de publications en série) dont la tranche la plus importante doit être saisie et transférée sur un ou plusieurs supports exploitables d'ici à 1995.

    1. GEAC France, 35 Rue Bertheau 75013 PARIS. Tel 45.85.96.00. retour au texte

    2. Les cartes et plans, les images fixes et les documents sonores, audiovisuels et multimédia sont traités dans la base BN-OPALINE (voir l'article de P.-Y. Duchemin dans ce numéro). retour au texte

    3. Rappelons que les notices de publications en série ne sont pas converties en format UNIMARC mais peuvent être fournies en format ISDS. retour au texte

    4. En effet, après le chargement du Nouveau Catalogue Général des livres imprimés 1970-1979 et des notices des ouvrages étrangers et des publications officielles entrés de 1980 à 1982, BN-OPALE contiendra à la fin de 1990. 1 200 000 notices bibliographiques. retour au texte

    5. L'indexation matière figure dans les notices à partir de 1980. retour au texte

    6. 3.70 F pour les notices récentes (année en cours et année précédente). retour au texte

    7. Pour le coût de ce service, consulter la Bibliothèque nationale. retour au texte

    8. Chadwvck Healev France, 3 Rue Marivaux 75003 PARIS. Tel 42.86.80.20. retour au texte

    9. FREYRE Elisabeth. L'Expérience du CD-ROM de la BN. in "Bulletin d'informations de l'ABF". 143. 1989. p. 45-47. retour au texte

    10. Le contenu type d'une notice d'autorité complète est donné dans l'article "Les Fichiers d'autorité de la base BN-OPALE" in "Bulletirrd'informations de l'ABF". 14.. 1990. retour au texte

    11. Service des Ventes de la Bibliothèque nationale. retour au texte

    12. Ce répertoire est diffusé sur microfiches par la Cellule de coordination de l'indexation matière du Ministère de l'Education nationale, 5 rue Auguste Vacquerie, 75116 PARIS. retour au texte

    13. 13 Pour avoir plus d'information concernant ce point, contacter le Service Informatique et Organisation. retour au texte