Index des revues

• Curt, Anne
  Pour n'en jamais finir avec l'utilisateur final, p.149-152.
• Boissière, Françoise, Witt, Maria
  Les opac et la récupération des notices , p.153-156.
• Rapatel, Livia
  MYRIADE vu par un de ses utilisateurs, p.157.
• Bourgain, Jacques
  Le catalogue collectif de france , p.158-160.
• Curt, Anne
  Un bon périodique est un périodique dépouillé ?, p.161-163.
• Comment obtenir les documents qu'on ne possède pas ?
  • Bellier, Nicole
    Le bibliographe mène l'enquête , p.164-166.
  • Dalmasso, Marie-Christine, Gingold, Monique
    Le prêt entre bibliothèques , p.166-167.
  • Lupovici, Christian
    La fourniture de documents électroniques , p.168-169.
• Tosello-bancal, Jean-Émile
  Les réseaux et la téléconsultation des banques de données , p.170-172.
• Giraud, Odile, Waller, Suzanne
  OCLC, un service original d'accès à des banques de données, p.173-174.
• Curt, Anne
  Accessibilité et usagers, p.175-177.
• Gaschignard, Jean-Paul
  L'information bibliographique, ses producteurs et ses utilisateurs , p.179-180.

Les OPAC et la récupération des notices

La récupération automatique des notices pour intégration dans le catalogue de chaque bibliothèque est entrée dans la pratique quotidienne des bibliothèques françaises depuis à peine sept ans.

On s'interroge souvent sur l'apport de cette activité pour accélérer le traite- ment des ouvrages dans chaque biblio- thèque, pour en baisser le coût, on en parle volontiers sous l'angle des pro- blèmes techniques posés (compatibilité des formats, etc.) mais on en analyse peu l'impact sur le public ou la lisibilité.

La « récupération » est entendue comme la « récupération automatique » dans des systèmes informatisés. Mais la diffusion de l'information bibliographique (ou catalographique) ne date pas d'aujour- d'hui. La diffusion des fiches de catalo- gue pratiquée dans le passé par les agences bibliographiques nationales ou la rédaction de la notice CIP (catalogage à la source) n'étaient-elles pas (ne sont- elles pas encore) une manière de dif- fusion des notices afin qu'elles soient « récupérées » par les bibliothèques (1) ?

Le but de l'opération était le même : on intégrait ces fiches dans les catalogues manuels et on ne se souciait guère de savoir si ces notices extérieures n'ap- portaient pas de « bruit » dans l'ensem- ble du fichier et n'entraînaient pas de conflit avec les notices créées locale- ment. L'intégration de ces fiches posait peu de problèmes dans le catalogue au- teur ; pour les catalogues systématiques ou matière la bibliothèque ajoutait ses propres vedettes en haut de la fiche ce qui permettait de maintenir la cohé- rence du fichier. L'application des rè- gles de la description bibliographique qui sont les mêmes pour de nom- breuses bibliothèques dans 'le monde (en tout cas dans leurs grandes lignes) y contribuait également.

Mais J.M. Dawson avait remarqué (en 1948) que les bibliothèques utilisant les notices de la Library of Congress « y ap- portaient plus de corrections que né- cessaire, que ce soit pour le catalogage descriptif, les vedettes matières ou les cotes (2) ". A l'époque du catalogage manuel on parlait rarement du « contrôle bibliographique » ou de l'« échange des données (quoique le premier terme apparaisse dans la litté- rature dès 1950) (3) . Les véritables échanges apparaissent avec l'automati- sation et l'application des formats MARC dans les bibliothèques.

Il existe plusieurs réservoirs des notices bibliographiques de niveaux différents : livres disponibles dans le commerce, bibliographies nationales, bases fon- dées sur un catalogue partagé au niveau local ou régional, et même un catalogue d'une bibliothèque particulière que l'on peut considérer comme une base « ré- cupérable ».

Malgré les recommandations du rapport Vandevoorde de 1981, éditeurs et bibliothécaires ont du mal à travailler ensemble pour élaborer un outil unique de fourniture des notices : « Le service du Dépôt légal de la Bibliothèque na- tionale ne devrait plus avoir à établir les notices pour les ouvrages déjà si- gnalés par le Cercle de la librairie (4) . » Ce vœu ne se s'est jamais réalisé. La Biblio- thèque nationale diffuse les notices qu'elle crée et ne récupère pas les no- tices du réservoir des Livres disponibles pour son propre traitement.

Mais ce rapport n'excluait pas la parti- cipation de tous : « Enfin, il faut admet- tre que d'autres bibliothèques peuvent, elles aussi, fournir des notices som- maires ou même scientifiques, l'autorité restant, pour ces dernières, à la Biblio- thèque nationale. Il s'agit, en particu- lier, des bibliothèques municipales re- cevant le dépôt légal d'imprimeur, à l'échelon des régions (pour les publi- cations d'intérêt local, notamment) et des bibliothèques universitaires (en particulier, pour les thèses) (5) . » Ces sou- haits sont réalisés en partie par la créa- tion de BN-OPALE et du SBN.

Actuellement beaucoup de biblio- thèques récupèrent automatiquement des notices de réservoirs extérieurs, ne parlent que de compatibilité de don- nées, de formats et de rétroconver- sion... et s'apercevant que les notices provenant de sources diverses pour- raient entrer en conflit, redécouvrent les enjeux de la normalisation. De fait les problèmes de réception de l'infor- mation (la non-réception conduisant à l'absence d'information) sont souvent dus aux différences entre les normes, les formats, les usages des partenaires.

Toutes les bases contiennent les élé- ments indispensables pour l'iden- tification du document qui condition- nent l'intégration des notices. Mais on peut s'interroger sur la nature des don- nées bibliographiques : quels éléments sont présents dans la description de tous les documents ? Certains (par exemple les auteurs, titres, noms d'édi- teur) sont communs à plusieurs descrip- tions. D'autres sont uniques et n'appa- raissent que dans certains types de no- tices (par exemple l'ISSN pour les périodiques, l'échelle pour les cartes). Les mêmes éléments bibliographiques peuvent être de différentes longueurs, variant d'un ouvrage à l'autre : un des exemples le plus évident est le titre. Une notice peut être dépourvue des éléments habituellement connus : livre sans ISBN, logiciel sans titre, document iconographique sans nom d'artiste, etc.

Pour une recherche et un usage effectif les données bibliographiques doivent être organisées.

Un OPACcohérent

Paradoxalement, on attend beaucoup plus de cohérence d'un catalogue infor- matisé que d'un catalogue sur fiches pour lequel on admettait facilement la coexistence de plusieurs « couches de fiches, dont les différences étaient peu visibles pour l'utilisateur final. De plus, les règles changeant au fil des années, périodiquement on décidait de fermer des catalogues et d'en ouvrir d'autres. Plusieurs fichiers coexistaient et pour trouver une information, plusieurs re- cherches parallèles étaient nécessaires.

^Mélanger plusieurs « couches » dans un catalogue informatisé pose des pro- blèmes d'identification du document à travers les différents accès. Pour l'iden- tification du document en cas de récu- pération, il faut trouver les éléments fia- bles. Nous considérons l'ISBN comme l'élément identifiant le document sans faille », mais il n'est apparu qu'au milieu des années 1970 !

Les autres éléments le plus souvent uti- lisés pour l'identification en cas de ré- cupération des notices sont les clés au- teur, titre, type de document et date. Mais, la date, élément permettant de différencier deux parutions (ou édi- tions) du même titre, peut être notée différemment : dans le monde anglo- saxon, on privilégie souvent la date du copyright ; en France, on privilégie la date d'impression.

Il y a moins de problèmes d'harmoni- sation ou de cohérence de l'OPAC si la source de récupération des notices est unique. La bibliothèque peut réajuster ses règles de catalogage à celles du pro- ducteur : quelquefois elle peut influen- cer ce dernier et le conduire à changer ses habitudes... La question se compli- que si l'on récupère des notices à partir de sources différentes, basées sur dif- férents formats ou utilisant des langues différentes.

Une redéfinition du format récepteur ainsi que de l'OPAC correspondant avec les formats d'origine est souvent néces- saire pour ne pas perdre les effets bé- néfiques de la récupération. Cela peut poser des problèmes d'affichage ou d'accès.

Affichage

Tout d'abord on peut penser aux formes d'affichage, aux éléments que le lecteur verra sur l'écran : la place réser- vée à l'affichage du titre est-elle d'une longueur suffisante, idem pour les ve- dettes collectivités-auteur et de congrès ? Voit-on tous les éléments utiles (par exemple le prix) ?

Dans certains catalogues ou bases de données sur CD-ROM, nous sommes ha- bitués à pouvoir choisir la forme d'af- fichage d'une référence parmi plusieurs proposées à l'écran. Et il peut être in- téressant d'envisager une telle solution pour le lecteur final qui, en fonction de ses besoins, demandera un certain type d'affichage plutôt qu'un autre. Dans la plupart des OPAC actuels l'affichage est trop rigide.

A la Villette (GEAC GLIS), le lecteur peut voir la notice sur deux ou trois écrans. Sur le premier apparaissent quelques éléments bibliographiques tels que : au- teur principal, titre, mention de l'édi- tion, éditeur et localisation. En cas d'exemplaires multiples les exemplaires disponibles sont proposés sur l'écran suivant. La notice « complète contient, outre les éléments bibliographiques af- fichés sur le premier écran, la pagina- tion, le résumé, les notes, les mots ma- tières, d'autres titres (titre original, par exemple). La collection s'affiche à la de- mande. Comme nous avons pu le constater lors de l'enquête de 1992 (6) , très peu de lecteurs appellent cette no- tice complète même s'ils déclarent en connaître l'existence ; donc la plupart des données provenant de l'enrichisse- ment de notices récupérées de la BN sont « cachées D'autres sont invisi- bles, car leur affichage n'est pas prévu dans l'OPAC actuel (accessibles par la commande «MAR"donnant l'accès à l'affichage en format MARC).

En comparant rapidement le fonction- nement de l'OPAC dans d'autres biblio- thèques, on peut constater' que l'affi- chage peut se faire différemment. Il est sous forme d'ISBD à la BM de Vincennes (BEST-SELLER), avec les exemplaires sur la même page s'il y a la place sur l'écran. Ce type d'affichage reste relati- vement lisible si la notice est courte et simple, mais peut devenir illisible en cas d'ouvrage complexe. Or, c'est sou- vent par rapport au catalogage des cas compliqués que nous voyons l'intérêt de la récupération des notices...

L'ISBD s'affiche également à la BU du Ha- vre (ORPHÉE/DATAPOINT). En choisissant une référence à partir d'une liste abrégée des documents le lecteur a l'affichage de la notice en ISBD, en bas du même écran. Si elle est longue et dépasse la taille de la fenêtre, il peut la faire défiler mais il perd les informations des premières lignes. La localisation apparaît sur de- mande, à l'écran suivant.

A la Ville de Paris (LIBS 100), on présente au lecteur la notice bibliographique d'abord, sans la localisation (elle tient sur un ou deux écrans). La cote s'affiche à la demande : le lecteur doit appuyer sur la touche F8 du micro-ordinateur. Il peut limiter l'affichage bibliographique » à un seul écran si les premiers éléments lui suf- fisent (le premier contient les éléments tels que Auteur 1 ", « Titre 1 », « Adresse », « Collection »).

A l'ENS de Cachan et au musée national d'Art moderne (GEAC-ADVANCE) la no- tice est présentée de façon différente. Les mentions « auteur », « titre « « des- cription », " sujet » sont utilisées et la lo- calisation apparaît sur le même écran sauf si la notice est très longue.

Il existe également une notice détaillée que chaque bibliothèque peut décider d'afficher d'emblée ou sur demande.

Pour l'affichage « non ISBD » l'harmoni- sation de l'appellation des éléments de la description bibliographique est né- cessaire pour l'usager. Elle se fait en fonction du public visé, des types de documents contenus dans l'OPAC ainsi que des conditions de récupération des notices. Faut-il continuer à employer le terme « collation » (Ville de Paris) ou bien « description » (Cachan, Villette, BM de Grenoble) Les éléments venant de la zone de l'adresse doivent-ils s'ap- peler « adresse (Ville de Paris), « édité à (Villette), » éditeur » (Grenoble) ? On pourrait envisager une normalisation à cet égard, en tenant compte des besoins des utilisateurs, en discutant avec les producteurs des réservoirs nationaux et les constructeurs des systèmes.

Au sein de la FULBI, un nouveau groupe de réflexion sur l'OPAC s'est constitué à la fin de l'année 1993 (7) . Malheureuse- ment, il est trop tôt pour tirer des conclusions de deux premières ren- contres, seules sont possibles des comparaisons rapides au vue des co- pies d'écran et des informations four- nies par des collègues.

Problèmes linguistiques

Aucun problème ne se pose si les no- tices proviennent d'une ou de plusieurs sources de même langue. La question est différente si une source étrangère est utilisée : faut-il conserver les notes, résumé, vedettes-matières dans la lan- gue d'origine ? Ou bien traduire ces in- formations pour assurer la cohérence du catalogue ? Traduire manuellement ou automatiquement (nous sommes sceptiques quant à cette dernière pro- position) ? L'expérience de biblio- thèques pratiquant la récupération de bases étrangères (par exemple OCLC) serait intéressante à connaître.

Les mêmes questions de nature linguis- tique se posent bien évidemment par rapport aux accès, en particulier aux ac- cès sujet. Les accès en langues étran- gères (sous-entendu l'anglais) pour- raient être conservés, surtout si la bibliothèque offre la consultation de son OPAC en anglais. En effet le lecteur, utilisant l'anglais pour dialoguer avec la machine, s'attend à trouver les sujets en anglais...

Les accès

S'il s'agit des accès auteur/titre, l'har- monisation est beaucoup plus simple mais des questions demeurent. Dans les notices récupérées, faut-il conserver les accès préconisés par le producteur (sous-entendu l'agence bibliographique nationale) qui, le plus souvent, appli- que la description complète ? Les bibliothèques ayant leurs propres fi- chiers d'autorité suppriment souvent les accès aux auteurs secondaires tels que préfaciers, traducteurs, si elles appli- quent les normes de la description al- légée pour leur propre catalogage (cas de la Villette, BM Vincennes). Bien évi- demment ce ne sont pas des accès es- sentiels, mais ils pourraient être quel- quefois utiles, leur absence appauvrit l'information. Pourquoi récupérer des informations pour ensuite les suppri- mer ? Ne pourrait-on pas imaginer, comme l'affichage de plusieurs formes, l'indexation à plusieurs niveaux ?

Les problèmes relatifs aux accès matière sont différents selon la pratique des bibliothèques. Celles qui récupèrent à partir du CD-ROM de la Bibliothèque na- tionale ou du serveur bibliographique na- tional ont pour la plupart, dans un souci d'harmonisation, adopté l'indexation ma- tière RAMEAU. Elles rencontrent cepen- dant des difficultés lors du chargement des notices dans leur base :

• difficultés liées à la coexistence dans ces réservoirs de niveaux de catalogage successifs (notices anciennes sans accès ou avec des accès non contrôlés, no- tices dépôt légal sans mots clés...) ;
• problèmes générateurs de doublons, liés à la conversion de format (indica- teurs ou codes de sous-zone différents, doublons de renvois dans la notice bibliographique subsistant après des fu- sions de notices, signes diacritiques à convertir - par exemple les « E» majus- cules accentués saisis par la BN), pro- blèmes aussi de la réactualisation des autorités dans les bases locales qui ne s'effectue pas au même rythme que dans le réservoir de référence. Faute de mise à jour, chaque nouveau charge- ment engendre, dans les fichiers des bibliothèques, du bruit ou du silence qui perturbent l'interrogation de l'OPAC par les lecteurs.

Si des contrôles automatiques ne sont pas prévus par les systèmes locaux au moment de l'indexation, la détection de ces erreurs repose uniquement sur la vigilance des catalogueurs.

Les bibliothèques ayant leurs fichiers autorités locales suppriment ou rendent invisibles les zones RAMEAU en prove- nance de la BN (Vincennes, Villette). Mais l'indexation matière des notices ré- cupérées donne des indications pré- cieuses pour l'établissement des ve- dettes locales et allège le travail des ca- talogueurs. Elle peut être reprise dans la forme initiale si elle convient (cas de la Villette par exemple).

On pourrait également se servir des no- tices récupérées pour créer une base expérimentale permettant d'étudier les usages et les besoins des lecteurs à par- tir de deux systèmes d'indexation.

Conclusion

Dans l'avenir, l'extension des tech- niques de récupération permettra de fournir à l'utilisateur une information plus précise et plus complète :

• récupération des notices d'autorités directement et non à travers des notices bibliographiques, grâce à la sortie pro- chaine d'un CD-ROM autorités (BN) dé- chargeable en format INTERMARC ;
• récupération des résumés, de notices de dépouillement de périodiques, ou même de tables de matières d'ouvrages, quatrième de couverture, index, biblio- graphies (8) ...

Depuis une dizaine d'années, la pratique de la récupération des données biblio- graphiques s'est généralisée parallèle- ment au développement de la normalisa- tion, à l'évolution des logiciels et à une volonté générale de coopération. La qua- lité de l'information proposée aux lec- teurs par les bibliothèques s'est donc sen- siblement améliorée. On peut raisonna- blement penser que la normalisation du catalogage partagé et les performances accrues des logiciels devraient permettre aux bibliothécaires de fournir une infor- mation de plus en plus fiable et complète dans les années à venir. Cependant, il leur reste peut-être, en pensant à leur public, à se pencher sur des questions d'harmo- nisation de la présentation des OPAC (vo- cabulaire et affichage). En effet, d'une bibliothèque à l'autre, la recherche d'un même ouvrage peut encore donner des résultats bien différents !

Mars 1994