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Au CNRS, le catalogue collectif des ouvrages (CCO)

1992
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    Au CNRS, le catalogue collectif des ouvrages (CCO)

    Par Michel Albaric, CNRS - IRHT Bibliothécaire du Saulchoir

    Le CNRS est entré dans le Plan d'action pour les bibliothèques de la Communauté européenne. Il met en oeuvre un catalogue collectif des ouvrages (CCO). Autour de pôles documentaires déterminés, le CNRS associe en réseaux un groupe de bibliothèques spécialisées. Elles doivent effectuer l'enregistrement de leurs nouvelles acquisitions et la saisie rétrospective de leurs fonds.

    Pour les y inciter, le CNRS accorde à ces bibliothèques une dotation permettant l'acquisition du matériel micro-informatique nécessaire, la mise à niveau, autant que faire se peut, de leurs fonds scientifiques (crédits d'acquisition et de reliure), la rétribution du personnel (vacations) qui effectue le travail. Une autre dotation, globale, est attribuée pour des abonnements aux bibliographies internationales sur compact-disque (CD-ROM) utilisées comme réservoirs de notices par certains réseaux du CCO.

    Une dizaine de réseaux purement CNRS ont déjà été créés qui fédèrent plus de quarante bibliothèques, à quoi il faut ajouter soixante instituts universitaires (UFR) ne relevant pas du CNRS qui ont décidé, au courant de l'année 1991, de mettre en oeuvre le même système : HIS (Histoire des sciences) ; PMC (Premier millénaire chrétien) ; PRH (Préhistoire) ; SOC (Sociologie) ; ETH (Ethnologie) ; SEM (Études sémitiques) ; XOR (Extrême-Orient) ; LST (Réseau local Strasbourg) ; ANT (Antiquité) ; DCP (Droit comparé).

    Chaque établissement travaille en " local ". Le format de description est en US-MARC : pour la saisie, logiciel BIBLIOFILE ; pour l'interrogation, logiciel MICRO-ISIS de l'UNESCO. Au

    1er septembre 1991, 91 258 documents avaient été saisis localement dont 60 740 sont déjà rassemblés en mémoire centrale.

    Au fur et à mesure des saisies chaque bibliothèque adresse à l'équipe coordinatrice des réseaux la disquette des nouveaux enregistrements. Cette équipe installée à Grenoble sous la direction de M. Gilles Dagand, fusionne et toilette les enregistrements, les dédoublonne, met au point le système informatique et porte assistance technique à chaque bibliothèque.

    Chaque réseau a un directeur commercial et conseil scientifique. Leur méthode de travail diffère en fonction du nombre de bibliothèques qui y participent et des matières traitées. Un exemple : le réseau du Premier millénaire chrétien a commencé son travail en novembre 1989. Il a pour charge de recenser la littérature patristique (les commentaires, les études et les documents permettant la connaissance des contextes historiques - de la numismatique aux catalogues de manuscrits) :

    • pour le latin : des origines du christianisme, Tertullien t v. 222, à saint Bernard t 1153,
    • pour le grec : des origines chrétiennes à la chute de Byzance en 1453.

    La première étape du travail fut la saisie de la Clavis de Dekkers du Corpus Christianorum qui a permis une première liste scientifique d'autorité (auteurs latins des sept premiers siècles de notre ère) et des titres de leurs oeuvres, soit 2 476 notices. La liste scientifique d'autorité des auteurs et des titres grecs est en cours de réalisation ; elle s'est heurtée à la difficulté d'une translittération rigoureuse de l'alphabet grec.

    Les bibliothèques de ce réseau se sont ensuite réparties le travail de saisie rétrospective des collections, au sens strict, de textes et d'études afin de limiter les doublons. Les ouvrages publiés hors collection sont en cours de saisie ; on tente toujours de limiter les doublons par la répartition des auteurs entre bibliothèques : par exemple, la bibliothèque des études augustiniennes traite saint Augustin.

    Lorsque les premières saisies rétrospectives auront été assez avancées, chaque bibliothèque devra localiser dans la base les éditions qu'elle possède. Les bibliothèques du réseau PMC comptent effectuer ce travail par tranches alphabétiques à partir de leurs catalogues. Actuellement plus de 25 000 documents ont été enregistrés : environ 70 % des documents saisis sont édités après 1950, deux tiers sont des éditions étrangères.

    A l'usage strictement interne du CCO, les bases de trois réseaux sont accessibles par minitel, soit au 1er septembre 1991, 41676 notices. Cela permet de tester, au fur et à mesure de la progression du travail, l'efficacité du système avant de le mettre au service de la recherche. On pense que dans un délai, maintenant assez bref, les chercheurs pourront officiellement, de leur bureau personnel, identifier et localiser les documents dont ils auront besoin (tarif d'interrogation 36.15).

    Les difficultés techniques d'une telle entreprise sont nombreuses. On s'attendait certes à des difficultés strictement informatiques mais les problèmes les plus difficiles à résoudre sont surtout d'ordre bibliothéconomique. Les catalogues " carton " des bibliothèques sont souvent très anciens et pas normalisés ; les systèmes de classification reflètent les partis intellectuels ou les pratiques propres à chaque établissement (il y a peu de compatibilité entre des classifications locales, par format et systématiques, classifications décimales ou autres) cela rend périlleuses l'organisation du travail et la répartition des tâches. De plus, certaines bibliothèques ont des fonds beaucoup plus larges que ceux qui relèvent strictement de l'objectif du réseau. Cela les oblige à continuer l'usage du catalogue en fiches traditionnelles tout en traitant informatiquement un fonds particulier. Le système doit donc être doublé par l'édition matérielle des fiches.

    Le centre de Grenoble aide activement les bibliothèques à résoudre informatiquement ces problèmes locaux qui ne touchent pas directement l'élaboration du CCO mais conditionnent le fonctionnement individuel de chaque établissement.

    Cette note a pour objet de faire connaître l'entreprise et montre que seule la conviction invincible de la nécessité de la coopération peut aider à surmonter des difficultés pratiques issues de l'histoire de chaque fonds. Nous sommes à la délicate frontière entre la gestion traditionnelle par la confection d'instruments " manuels " anciens mais toujours efficaces et l'élaboration d'un instrument informatique.

    On ne peut abandonner immédiatement ces catalogues traditionnels tant que les normalisations et les saisies rétrospectives n'auront pas été entièrement effectuées. Le CNRS, conscient de ces problèmes ne presse pas le pas, pour ne pas risquer d'interrompre pendant plusieurs années (le temps qu'il faut pour une informatisation totale des bibliothèques participantes) les travaux effectués par les chercheurs à l'aide des anciens catalogues : on ne peut faire hiberner les fonds documentaires pendant qu'on en modifie les instruments d'accès. Le CCO : une opération à coeur ouvert pour les bibliothèques.