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Les notices du Groupement d'achat pour médiathèques

1994
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    Les notices du Groupement d'achat pour médiathèques

    Par Catherine Mangeole , Bibliothèque municipale de Belfort

    Cette société a pour but lafour- niture de documents sonores (disques compacts ou cassettes) auprès des discothèques de prêt (BM ou BDP essentiellement). Un des ser- vices qui différencient le GAM des au- tres disquaires réside dans la fourniture des notices catalographiques pour cha- que document commandé. Les deux discothécaires de l'équipe comptent, parmi leurs tâches, la création de la no- tice pour chaque titre vendu. Le sys- tème informatique du GAM est un sys- tème maison qui gère à la fois les commandes, la comptabilité, la base du fonds disponible... et s'accroît sans cesse avec les nouvelles commandes des discothécaires.

    Pour permettre la transcription des no- tices GAM sur les systèmes informati- ques utilisés en bibliothèque, certains prestataires (OPSYS, LIBER, GEAC, CLSI, Datapoint-Tobias et Orphée, Dynix) ont réalisé une table de conversion qui re- prend chaque élément de la notice (bien délimité) dans les zones du for- mat UNIMARC. Les notices peuvent être fournies soit sur disquettes (format 3 pouces 1/2 ou 5 pouces 1/4), soit sur fiches cartonnées, et sont livrées avec les documents sonores commandés.

    Pour rédiger leurs notices avec la plus grande exactitude possible, les disco- thécaires du GAM puisent les renseigne- ments sur le document sonore lui- même (ou sur les notices qui l'ac- compagnent) mais aussi sur les guides discographiques, catalogues d'éditeurs et autres documents spécialisés.

    Voici le type de renseignements donnés dans une notice (après répartition par l'interface dans les différentes zones et sous-zones UNIMARC) :

    • numéro de notice GAM (numéro sé- quentiel) ;
    • numéro commercial du document so- nore ;
    • titre propre / complément de titre / titre parallèle ;
    • marque (ou éditeur) / année d'édi- tion ;
    • nombre de disques compacts ou cas- settes / type d'enregistrement / durée / matériel d'accompagnement ;
    • titre de la collection / numéro dans la collection ;
    • notes générales ;
    • note de contenu ;
    • cote (élaborée à partir de la classifi- cation de la discothèque des Halles) ;
    • auteur : nom / prénom / code de fonction ;
    • co-auteur ;
    • interprète / code de fonction ;
    • auteur collectivité / code de fonction ;
    • chœur ;
    • orchestre.

    Le transfert des notices de la disquette dans la base de la bibliothèque se fait par l'intermédiaire d'un micro-ordina- teur compatible PC. La notice GAM de- vient alors une notice-mère à laquelle le discothécaire devra lier autant de no- tices-filles qu'il a d'exemplaires dans son fonds. Il faut noter le niveau de ca- talogage relativement bon des notices GAM. Néanmoins, il est toujours possible d'ajouter ou de modifier une notice (pré- cision dans la zone de notes ; complé- ment dans le dépouillement des titres ou saisie exhaustive des interprètes).

    La nomenclature des codes de fonction nécessite un accord préalable entre le fournisseur et le destinataire de la no- tice. GAM n'a pas de liste d'autorité pour gérer l'ensemble des codes de fonction, et il arrive qu'un instrument reçoive deux abréviations différentes. Exemple : viole de gambe : VDG et VGA. Selon le système informatique sur lequel il travaille, le discothécaire peut établir sa propre liste d'autorité.

    Récupération rétrospective

    Avant de développer ce sujet, il faut préciser clairement que GAM est une so- ciété privée de vente de documents so- nores, qui ne saurait en aucun cas se substituer à un fournisseur de notices. Cela dit, GAM offre à ses clients la pos- sibilité de recevoir des notices pour un fonds déjà constitué (dans le cas d'une réinformatisation, par exemple). Pour limiter le risque d'erreur et faciliter la tâche, cette récupération s'effectue avec les codes-barres éditeur de chaque do- cument. Il est important de préciser que toute fourniture de notice (actuelle ou rétrospective) est un service gratuit.

    Les deux points les plus importants dans ces deux types de fourniture de notices sont : le gain de temps du ca- talogage ; le souci permanent d'amé- lioration (actuellement, reprise de toutes les notices qui ne comportent pas un dépouillement exhaustif et ex- tension de cette zone - autrefois limitée à 17 titres - pour une notice complète).

    GAM : Groupement d'achats pour mé- diathèques, 62-64, rue Carnot, 74000 Annecy, tél. 50 5125 62, responsable Monsieur Costa.