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    RLIN

    Système de gestion partagé et catalogue collectif

    Par Isabelle Boudet , Bibliothèque nationale de France

    Les bibliothèques de Harvard, Yale, Columbia et la New York Public Li- brary ont créé le Research Libra- ries Group (RLG) en 1972. En 1974, elles ont décidé de partager des res- sources informatiques, de fonctionner en réseau. Entre OCLC, WLN, et BAL- LOTS, le système de Stanford, elles ont choisi BALLOTS.

    Le logiciel de recherche, SPIRES, a été mis au point, au départ, par le dépar- tement de physique de Stanford. La base de données RLIN comprend 45 mil- lions de notices. La conception de RLIN en fait à la fois un système de gestion partagé et un catalogue collectif.

    Un système de gestion des principales fonctions

    Il gère :

    • les acquisitions (peu utilisé) ;
    • le catalogage partagé : chaque utili- sateur peut ajouter de nouvelles notices ou utiliser des copies de notices déjà dans la base, soit telles quelles, soit en les modifiant pour ses besoins propres ;
    • la gestion des données locales : mul- tiples possibilités de décrire chaque exemplaire ;
    • la fourniture de fiches, qui sont im- primées centralement. Cette activité est loin d'être négligeable pour un grand nombre de petites et moyennes biblio- thèques qui ne sont pas encore infor- matisées ;
    • le prêt interbibliothèques : dans la mesure où les données locales sont stockées dans la base, la demande d'un document par sa cote évite à la biblio- thèque sollicitée d'effectuer de nou- velles recherches.

    Un catalogue collectif

    Le système conserve toutes les notices créées par les bibliothèques ; il charge les notices de la Bibliothèque du Congrès, du catalogue collectif de pé- riodiques, CONSER, de la Bibliothèque nationale de médecine, des biblio- thèques nationales anglaise et cana- dienne, les notices des microformes de conservation d'OCLC.

    Le système de recherche est extrême- ment puissant : auteur, personne physi- que et collectivité, titre et sujet, par phrase ou par mot, et seize autres points d'accès ; tous les index spécifi- ques pour les données locales, les ac- quisitions et le prêt inter.

    Le format utilisé est USMARC pour l'in- formation bibliographique. Chaque no- tice de RLIN a en effet plusieurs seg- ments :

    • bibliographique ;
    • données d'exemplaire (et instruction pour production de fiches et de bandes) avec format propre à RLIN ;
    • données liées aux acquisitions (ne sont consultables que par la biblio- thèque émettrice).

    Les formats d'affichage d'une notice sont très variés : complet en USMARC, abrégé, ISBD. Les langues représentées sont nombreuses (365) et ont fait de RLG un précurseur en traitement des ca- ractères non latins : chinois, japonais, coréen (CJK), cyrillique, hébreu, arabe.

    La base comporte tous les types de do- cuments : livres, périodiques, fichiers informatiques, cartes, partitions, enre- gistrements sonores, documents icono- graphiques, archives et manuscrits. Elle est structurée en fichiers différents, avec les champs particuliers nécessaires à leur description : huit fichiers (BKS, SER, etc.) et un module prêt inter (ILL). La recherche peut s'effectuer sur un seul fichier ou sur plusieurs, de façon séquentielle.

    La spécificité de RLIN est de conserver toutes les notices et d'organiser, pour une même édition bibliographique, ce que l'on appelle un cluster. Cette mé- thode simplifie l'affichage des résultats d'une recherche. L'utilisateur obtient une notice allégée et une liste des lo- calisations (codes des bibliothèques sur quatre caractères). Il peut visualiser en- suite n'importe quelle notice du cluster.

    Comment constitue-t-on un cluster, un groupe de notices ? Une notice de cha- que groupe est choisie comme le pre- mier membre du cluster (PCM). C'est la notice du plus haut niveau de catalo- gage, la plus complète, qui sert de ré- férence. Elle apparaît comme la pre- mière localisation, suivie des autres, par ordre alphabétique. Elle sert à fabriquer la première notice minimale ; un certain nombre de champs en sont extraits. Mais il faut souligner que n'importe quel point d'accès de n'importe quelle notice servira à la recherche pour re- trouver tout le groupe.

    Le regroupement des notices s'effectue pendant les travaux de nuit ou pendant le chargement de notices. La comparai- son s'effectue d'abord sur l'ISBN/ISSN, numéro du Congrès ou titre ; puis plus en détails sur d'autres champs (éditeur, date, etc., pour les livres). Soit la notice appartient à un groupe existant, soit, si tous les appariements échouent, elle devient la première notice d'un nou- veau groupe.

    RLIN comprend également d'autres bases de données : fichiers d'autorité de la Bibliothèque du Congrès (pas de liens aux fichier^ bibliographiques) ; base Conspectus ; ESTC (Eighteen Century Short Title Catalogué) ; ISTC (Incunabu- la Short Title Catalog) ; Art and Archi- tecture Thesaurus fichier d'autorité de plus de 60 000 termes ; bases de don- nées de périodiques, d'Engineering In- formation, d'UMI/Data Courrier : ABI/In- form, Periodical Abstracts, Dissertation Abstracts, etc., avec des conventions de fourniture de documents.

    Avec près d'un million de notices de microformes, dont 40 % de masters de conservation, RLIN a acquis un rôle dé- terminant dans ce secteur au niveau in- ternational. RLG est l'interlocuteur de la Commission on Preservation and Access pour gérer et distribuer les subventions, dans le cadre d'une politique concertée de reproduction. De grands projets sont en cours : GCMP (Great Collections Microfilming Projects) I et II : micro- formes de 60 000 volumes de seize bibliothèques. Il faut noter que, dès qu'une bibliothèque bénéficie d'une subvention fédérale, elle a l'obligation d'alimenter RLIN et OCLC avec les no- tices des microformes réalisées.

    Les évolutions récentes au niveau technique

    • Eureka, interface de recherche pour l'utilisateur final, étudiant, chercheur, lecteur de bibliothèque publique, etc. ;
    • évolution vers le concept de ser- veur : les systèmes locaux et les stations de travail communiquent avec RLIN pour obtenir l'information qu'ils utili- sent en local, sur la base de protocoles standard de communication, en particu- lier la norme ANSI Z39-50 (fonction Search and Retrieve du modèle OSI, normes ISO 10162 et 10163) ;
    • CITADEL : service d'interrogation des bases de données de périodiques et de fourniture de documents ;
    • ARIEL : station de fourniture de do- cuments, envoi et réception de copies à haute résolution via INTERNET.

    7 mars 1994