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    Récupération sur requêtes

    Des notices bibliographiques et d'autorité de BN-OPALE

    Par Thierry Giappiconi , BM de Fresnes

    La bibliothèque municipale de Fresnes achève la conversion rétrospective de son catalogue en format INTERMARC (1) . Cette opération se déroule par requêtes auprès de la Bibliothèque nationale de France. Elle concerne aussi bien les notices biblio- graphiques que les notices d'autorité contenues dans la base BN-OPALE.

    La première phase de l'opération a consisté à convertir la base biblio- graphique du format OPSYS version 7, en INTERMARC.

    Un premier lot de notices biblio- graphiques extraites du CD-ROM de la Bibliographie nationale française (pro- duit à partir de BN-OPALE) qui étaient conservées dans leur format UNIMARC, ont d'abord été converties en INTER- MARC. Cette opération a été l'occasion de tester l'interface UNIMARC/INTER- MARC sur environ 9 000 notices biblio- graphiques.

    Un deuxième lot de notices biblio- graphiques extraites du même CD-ROM mais converties d'UNIMARC dans un for- mat appauvri (format de la version 7) ne comportaient pas dans les zones ve- dettesJes numéros des notices d'auto- rité correspondantes. Le numéro de ré- férence de la notice bibliographique dans BN-OPALE qui avait été préservé a servi à établir une première série de re- quêtes.

    Les notices bibliographiques créées pour des nécessités de gestion par la bibliothèque municipale de Fresnes ont constitué les séries suivantes de notices récupérées par requêtes numériques (sur l'ISBN) ou par requête, sur une clé alpha-numérique : auteur / titre / édi- teur / date.

    Les requêtes sont transmises à la Biblio- thèque nationale de France sous forme de bandes de requêtes, contenant entre 1 000 et 8 000 requêtes, par les soins de la société OPSYS, concepteur du lo- giciel. Les notices bibliographiques fournies en INTERMARC sont alors trai- tées par OPSYS pour remplacer les no- tices en version 7 préexistantes dans la base locale, tout en leur conservant leurs liens d'exemplaires.

    La deuxième phase de l'opération consiste à récupérer les notices d'auto- rité correspondantes en établissant des listes de requêtes à partir des numéros des notices d'autorité contenus dans les zones vedettes des notices biblio- graphiques. Ces bandes de requête sont traitées de la même manière que les précédentes puis les liens aux notices bibliographiques sont établis dans la base locale.

    Par la suite, la mise à jour de la base bibliographique se fera directement à partir des notices de gestion (2) créées par la bibliothèque de Fresnes. Ces notices serviront de base pour faire les re- quêtes, sur disquettes cette fois, et di- rectement à partir de la bibliothèque.

    Pour la mise à jour de la base d'autorité, la Bibliothèque nationale de France en- voie régulièrement une bande des no- tices d'autorité mises à jour dans BN- OPALE. Par comparaison des numéros de notices d'autorité, les versions mises à jour écraseront automatiquement les versions précédemment récupérées dans la base locale.

    L'aspect juridique

    La cession des notices bibliographiques et d'autorité est consentie selon les termes d'une convention établie entre la Bibliothèque nationale de France et la ville de Fresnes. Cette convention autorise la bibliothèque de Fresnes à in- tégrer dans son système informatique les notices provenant de BN-OPALE, à les utiliser pour constituer les catalo- gues de ses collections et à les mettre à la disposition de ses usagers, soit en ligne en accès public, à l'intérieur de ses locaux ou à l'extérieur par télé- consultation, soit sous toute autre forme de publications. Ces notices res- tent la propriété de la Bibliothèque na- tionale de France qui conserve ses droits d'auteur. La reproduction ou dif- fusion au bénéfice de tiers est, bien en- tendu, interdite.

    Le même document définit les condi- tions techniques de cession et les conditions de paiement. Une annexe fixe les tarifs des notices selon les clés de requêtes utilisées.

    La récupération des notices d'autorité de BN-OPALE

    A l'occasion de la conversion de ses no- tices bibliographiques en INTERMARC sur la version 8-10 du logiciel OPSYS, la bibliothèque municipale de Fresnes a organisé sa structure bibliographique autour de la récupération des notices d'autorité de la base BN-OPALE.

    Cette solution permet de renouveler la conception des catalogues. Qu'il s'agisse de la qualité des OPAC, de la gestion interne et des coûts. les avan- tages de cette récupération s'avèrent nombreux. Mais, au-delà de ces effets pratiques déjà non négligeables, l'adop- tion par les bibliothèques de points d'accès communs et reconnus pourrait être un atout décisif pour la cohérence et donc la qualité du réseau biblio- graphique français.

    Le principe

    La récupération des notices d'autorité se fait, par requêtes, à partir des zones vedettes des notices bibliographiques. Le catalogue a d'abord été rendu cohé- rent en INTERMARC. A cette occasion, on a veillé à ce que toutes les notices bibliographiques, qu'elles proviennent initialement du CD-ROM en format UNI- MARC ou d'extractions directes à partir de BN-OPALE en format INTERMARC (3) comportent les numéros des notices d'autorité auxquelles elles sont reliées. Des bandes de requêtes comportant tous ces numéros (dits ACN : Authorities Cataloguing Number) ont pu alors être établies et les notices d'autorité corres- pondantes ont été demandées (égale- ment au format INTERMARC) au service informatique de la Bibliothèque natio- nale. Les notices correspondantes sont chargées, puis reliées par une procé- dure informatique aux notices biblio- graphiques déjà existantes afin de contrôler les points d'accès du fichier bibliographique et constituer ainsi le fi- chier d'autorité initial. Régulièrement, une procédure de requête établira la liste des zones vedettes non reliées à une notice d'autorité pour commander les notices manquantes. En attendant, les in- formations dédiées sur les champs de liens des notices bibliographiques font of- fice d'autorité provisoire. Afin d'assurer la mise à jour, la bibliothèque a souscrit un abonnement des mises à jour des no- tices d'autorité auprès de la Bibliothèque nationale de France. A chaque livraison, le remplacement des notices modifiées se fait automatiquement.

    L'Opac

    La récupération des notices d'autorité dans leur format d'origine INTER- MARC(A) permet de disposer pour l'OPAC d'une information très riche qui s'ajoute à celle contenue dans la notice bibliographique proprement dite (4) . Ces ressources permettent de définir une véritable « pédagogie des catalogues ».

    L'OPAC utilisé à la bibliothèque muni- cipale de Fresnes propose deux modes de recherche ; une recherche « expert et une recherche « publique >,.

    Pour cette dernière, les « notes d'appli- cation » figurant dans les notices d'au- torité sont affichées au cours de la re- cherche pour tous les types d'autorité. Des informations biographiques, d'ordre littéraire, historique ou prati- que, sont ainsi fournies au public. Cet affichage permet ainsi au lecteur de vé- rifier la réponse à sa question par un texte d'information. Il peut s'agir d'une présentation d'une œuvre anonyme, d'un bref résumé de la vie d'un auteur, d'éléments institutionnels ou même de l'adresse et du numéro de téléphone d'une collectivité-auteur. Nationalité et langue d'expression des personnes et des collectivités décodées complètent ces indications. Certaines informations biographiques récentes ou concernant des personnes ou collectivités peu connues sont, sinon inédites, du moins difficiles à trouver. (Parions que leur présence dans le catalogue sera parti- culièrement appréciée par les collé- giens pour la rédaction de leurs fiches de lecture.)

    Les formes rejetées sont exploitées de façon « transparente ». Au même titre que les autres accès, la recherche s'y fait par mot. Un procédé de reconnais- sance phonétique proposé par OPSYS accroît encore les occurrences de re- cherche.

    Si chacun s'accorde sur la nécessité d'harmoniser les accès matière par l'adoption de la liste nationale d'auto- rité RAMEAU, il faut constater que dans beaucoup de logiciels cette liste n'est malheureusement gérée que comme un index de vedettes, ce qui n'est pas sans créer confusion et malentendus. Seule, rappelons-le, la récupération de la no- tice d'autorité matière complète permet de restituer au public tout le système de relations qui fait l'intérêt de RAMEAU.

    Le lecteur peut être alors, effectivement, orienté vers des notions plus générales, plus particulières ou associées qui lui permettent de préciser ou à l'inverse d'élargir sa recherche.

    La recherche « expert » donne accès aux mêmes informations. La démarche pro- cède ici par recherches croisées sur le principe d'un CD-ROM. Le processus de recherche peut donner directement ac- cès aux notices bibliographiques ou passer par l'interrogation du fichier d'autorité.

    Les autorités sont donc amenées à jouer un double rôle auprès du public, celui d'un guide pour l'accès aux notices bibliographiques, et celui d'une base d'informations consultée pour elle- même.

    Gestion et exploitation des catalogues

    Du point de vue de la gestion du cata- logue, les autorités présentent l'intérêt d'assurer la cohérence de la base locale. Dans le nouveau logiciel les points d'accès sont désormais contrôlés non plus par des vedettes (mises en cohé- rence ou non par des index), mais par des numéros. Chaque numéro corres- pond à une notice d'autorité. Ce type de lien présente l'avantage d'éviter la répétition des informations, mais il per- met aussi d'éviter des corrections fasti- dieuses. Une mise à jour effectuée sur une notice d'autorité s'applique à toutes les notices bibliographiques reliées.

    Mais les ressources offertes par les auto- rités sont appelées à jouer un rôle pra- tique quotidien dans toute la chaîne de traitement des collections. Qu'il s'agisse d'identifier un auteur ou une œuvre pu- bliée sous des formes différentes au moment des acquisitions ou du désher- bage, de vérifier ou de se remémorer des connaissances nécessaires à la dé- cision d'achat d'un document ou à l'é- tablissement d'une sélection biblio- graphique, d'orienter une recherche, le fichier d'autorité est à tout instant dis- ponible en ligne et évite ainsi le ma- niement de répertoires dispersés. A cet égard, la « navigation entre les notices bibliographiques et les notices d'auto- rité ainsi qu'entre les notices d'autorité elles-mêmes est particulièrement utile.

    Coûts

    Le gain de temps apporté par la commodité d'utilisation de la base est d'autant plus appréciable qu'il s'appli- que à des fonctions qui concernent le personnel le plus qualifié. Ce temps a évidemment un coût. Il est de même pour le temps consacré à la création d'index tant soit peu cohérents qui oc- cupent une part non négligeable des ac- tivités des bibliothécaires.

    Le prix de la constitution de la base ini- tiale et de sa maintenance doit donc être considéré en fonction du temps de travail qui sera dégagé grâce à l'impor- tation d'une base d'autorité cohérente qui évitera les tâches de reconstitution et de contrôle des points d'accès.

    L'acquisition initiale du fichier permet- tra bientôt d'évaluer avec précision, à l'échelle d'un fichier d'environ 60 000 titres, le nombre de notices d'autorité directement et surtout indirectement liées aux notices bibliographiques. Ce- pendant une estimation basée sur les index précédents laisse prévoir à raison de 2 F (ACO-APP-ATU) et 2,50 F (AMA) (5) par notice, un coût initial d'acquisition estimé à 76 000 F. Le premier investis- sement réalisé, les acquisitions an- nuelles d'autorités ne devraient pas (sauf modification majeure de la politi- que documentaire) excéder la somme de 10 000 F. Le coût des abonnements aux mises à jour des autorités conte- nues dans la base BN-OPALE est d'en- viron 13 200 F. Sans préjuger des résul- tats d'une analyse rigoureuse du coût de la maintenance minimale, de la co- hérence d'une base bibliographique (simplement par des index et quelques renvois élémentaires), cette politique de récupération s'avère d'emblée avan- tageuse comparée à un seul poste bud- gétaire d'un agent de catégorie A, charges sociales incluses (autour de 200 000 F par an, au minimum).

    L'avenir

    L'expérience menée à Fresnes devrait permettre de mesurer l'intérêt d'une ré- cupération complète et cohérente de la Bibliographie nationale française et d'en mieux connaître les modalités techniques d'application. Cependant, l'importation des autorités est, par lui même, un progrès décisif dans l'ap- proche d'une politique de récupération. Il s'agit désormais non seulement de ré- cupérer « des » informations mais d'im- porter une information bibliographique cohérente. Cet objectif suppose toute- fois de ne s'alimenter qu'à une source unique d'autorités, en toute logique, dans la plupart des cas, celle de notre Agence bibliographique nationale.

    La voie est ouverte. Le succès dépendra de la volonté des pouvoirs de tutelle de la Bibliothèque nationale de France et de celle des bibliothécaires de s'y en- gager (6) . La qualité des catalogues offerts au public, la rationalisation et l'allége- ment du fonctionnement des biblio- thèques en dépendent. Mais la cohé- rence des points d'accès est aussi un enjeu pour les relations entre les biblio- thèques. Plus les notices d'autorité ser- viront de référence commune, plus la coopération, les échanges et l'informa- tion du public seront améliorés. La Bibliothèque nationale a su concevoir un outil de qualité de réputation inter- nationale conçu avec un constant souci de cohérence avec les autres agences bibliographiques. A chacun de faire en sorte que le réseau des bibliothèques françaises en tire tout le bénéfice et contribue à lui donner toute la place qui lui revient à l'intérieur et au dehors de nos frontières.

    1. Voir dans ce numéro Le choix d'iNTERMARC --. retour au texte

    2. Voir dans ce numéro Pour un catalogage mini- mal ». retour au texte

    3. Voir supra. retour au texte

    4. Voir l'article : Les formats d'autorité ·. retour au texte

    5. ACO (Autorité collectivités) ; APP (Autorité au- teurs personnes physiques) ; ATU (Autorité titres uniformes) ; AMA (Autorité matières). retour au texte

    6. D'ores et déjà, la parution prochaine (avant fin 1994) du CD-ROM des notices d'autorité de BN- OPALE (en format INTERMARC, et déchargeable) est annoncée. retour au texte