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    La récupération de notices RLIN

    Dans le cadre du système BN-ARNO

    Par Lenka Bokova
    Par Monique Choudey , Bibliothèque nationale de France

    Depuis mars 1993, les acquisi- tions pour le département des Imprimés de la Bibliothèque nationale de France sont gérées, de la commande à la réception, sur Bull par un logiciel conçu et développé à la Bibliothèque nationale de France. La base BN-OPALINE des acquisitions constitue le cœur du système BN-AR- NO (1) avec, en amont, la récupération de notices des bases externes sur micro- ordinateurs en réseau, et en aval, le chargement des notices dans la base BN-OPALE, mis en place depuis juin dernier et hebdomadaire depuis le mois de septembre (à ce jour, plus de 13 000 notices ont été chargées).

    La récupération des notices est utilisée parallèlement pour les acquisitions et pour le catalogage, mais c'est le service des acquisitions qui, en fonction de ses besoins et des possibilités existantes, alimente sa base soit par la saisie, soit par la récupération, et choisit la source exploitée. La récupération des notices n'est donc pas pratiquée d'une manière systématique. En sont exclus tous les secteurs du service des Langues slaves et orientales (2) , mais aussi des secteurs pour lesquels les sources exploitables n'offrent qu'un trop faible taux de re- couvrement pour qu'il soit plus intéres- sant de récupérer les données que de les saisir (c'est en particulier le cas du secteur italien avec un taux de recou- vrement inférieur à 25 % et des notices le plus souvent à l'état du précatalo- gage).

    L'acheteur suit de près la production courante de son secteur géographico- linguistique par le dépouillement des sources sur support papier, puis confie les références des ouvrages sélection- nés à son aide, qui travaille par lot. Ce- lui-ci, dans le cas où le procédé de la récupération est choisi, recherche la no- tice correspondante dans la base ex- terne et s'il la trouve, l'importe. Les no- tices importées sont converties parallè- lement en format commande et en format INTERMARC (3) et transférées sur OPALINE. A la réception de l'ouvrage, la notice INTERMARC est chargée dans le fichier de travail de la base BN- OPALE. S'il n'existe pas de notice INTER- MARC (4) , c'est la notice d'acquisition qui est convertie du format commande en format INTERMARC et chargée dans la base BN-OPALE.

    Le catalogueur du service étranger (5) rap- pelle la notice, vérifie et complète les zones fixes et affine le formatage. Il doit surtout établir les liens aux autorités, les mettre à jour, créer les notices d'autorité nouvelles, faire l'indexation matière RA- MEAU, bulletiner les collections et créer les collections nouvelles. Ce sont sur- tout ces dernières opérations - gestion des fichiers d'autorité et des collections - qui prennent une part importante, in- compressible par la récupération, dans le temps de catalogage.

    Telle qu'elle est décrite ci-dessus (dou- ble conversion avec le chargement de la notice INTERMARC convertie à partir de la source externe), la récupération est possible actuellement soit à partir du CD-MARC Bibliographie, catalogue de la Bibliothèque du Congrès sur CD- ROM, soit à partir de RLIN, catalogue collectif des bibliothèques américaines accessible en ligne. Toutefois, depuis la signature de la convention BN-RLG (6) et après quelques mois d'expérimentation, le choix s'est finalement porté sur RLIN, essentiellement en raison de la fraî- cheur de l'information recensée.

    Les secteurs très bien couverts par la récupération dans RLIN sont le secteur américain (100 %), anglais (85 %) et his- panique (65 %) (7) . Pour le secteur Suisse- Belgique-Pays-Bas, le recouvrement est moyen (50 %). Le secteur allemand ré- cupère dans le CD-ROM de la Deutsche Nationalbibliographie et le secteur des acquisitions d'usuels français dans le CD-ROMde la Bibliographie nationale française. Dans ces deux cas, les no- tices récupérées sont converties uni- quement en format commande. En moyenne, le taux de recouvrement dans RLIN est de 65 % (8) , mais la part des no- tices effectivement récupérées sur l'en- semble des notices d'acquisitions repré- sente à peine 50 % et encore moins par rapport au nombre d'ouvrages à cata- loguer.

    Le système de récupération des notices dans BN-ARNO pourra très prochaine- ment être utilisé pour signaler les ou- vrages en retard de catalogage. En effet, au moment du démarrage d'ARNO en mars 1993, 20 000 ouvrages environ, publiés pour la plupart en 1992, étaient en attente de catalogage. Leur présence à la BN n'était signalée que dans le fi- chier manuel des entrées étrangères. Grâce au gain de temps en catalogage, leur nombre s'est actuellement réduit à 17 000. Un projet, actuellement en phase de réalisation par l'équipe infor- matique de la BNF, permettra non pas de résorber ce stock en quelques mois, mais de signaler rapidement grâce aux notices récupérées à partir de RLIN, converties en INTERMARC et chargées dans BN-OPALE, la présence de ces ou- vrages dans les collections de la BN.

    Concernant les gains de temps de cata- logage obtenus grâce à la récupération, il est encore tôt pour les évaluer avec précision. Sur les trois derniers mois de l'année 1993, dans la section anglaise (la plus concernée par la récupération à partir de RLIN), le catalogage signalé- tique a augmenté de 26 % par rapport à la même période en 1992, avec un personnel constant ; sur les mêmes pé- riodes de référence, le catalogage ma- tière a augmenté de 15 %. Ces augmen- tations ne sont pas à mettre entièrement sur le compte de la récupération, car les catalogueurs en cours de formation à l'indexation matière en 1992 sont maintenant expérimentés. C'est un bi- lan encourageant, mais il reste à vérifier s'il se confirme sur une période plus longue.

    Mars 1994

    1. Voir Lenka Bokova, ARNO-BN, système informa- tisé d'acquisitions et de récupération de notices -. - in Bulletin des Bibliotbèques de France. - t. 38, n° 5, 1993. retour au texte

    2. Le service des Langues slaves et orientales (SLSO) est un service intégré, chargé des acquisitions et du catalogage. Ses commandes restent manuelles et ses entrées ne sont prises en compte par le système informatisé que pour la gestion des factures et pour les statistiques. Les secteurs du SLSO, qui traitent les ouvrages en caractères latins et qui cataloguent dans la base BN-OPALE, ne bénéficient pas des possibilités de récupération du système BN-ARNO retour au texte

    3. Le format commande étant sommaire, le choix de la double conversion permet de préserver les informations de la notice source à des fins de ca- talogage. retour au texte

    4. Cas de notices d'acquisition saisies dans OPALINE ou récupérées de la Deutsche Nationalbibliogra- pbie. retour au texte

    5. Service chargé de cataloguer les ouvrages entrés par acquisition, don ou échange, en langues occi- dentales, mais aussi en hongrois, en finnois et en langues africaines. retour au texte

    6. Voir l'encart de Nicole Simon, Convention conclue entre la Bibliothèque nationale et le Re- search LibraryGroup-. - in BBF, t. 38, n° 5, 1993. retour au texte

    7. Le taux de recouvrement moyen pour le secteur hispanique (65 %) dissimule une importante inéga- lité entre le secteur ibérique avec un taux voisin de 40 % et le secteur latino-américain, qui, lui, est très bien couvert. retour au texte

    8. Ce taux de récupération, calculé sur la base d'un échantillon de 3 567 recherches et non pas sur celle du nombre d'ouvrages recherchés (il peut y avoir plus d'une recherche pour un ouvrage), est à revoir légèrement à la hausse pour avoir le taux réel de récupération. retour au texte