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    ELECTRE CD-ROM

    A la médiathèque de Taverny (Val d'Oise)

    Par Marie-Françoise Hardy

    Nous avons choisi ELECTRECD- ROM lors de la mise en place du projet Médiathèque, en juillet 1991. Parallèlement au projet de construction qui devait démarrer rapi- dement, il fallait prévoir l'informatisa- tion de la bibliothèque municipale qui avait un fonds de 30 000 ouvrages. Le projet prévoyait l'ouverture, début 1993, d'une structure de 1900 m2of- frant un fonds multimédia, soit 40 000 documents imprimés, 9 000 compacts disques, 2 000 vidéos, des encyclopé- dies et bases de données sur CD-ROM.

    Il était hors de question pour l'équipe res- ponsable du projet de fermer l'établisse- ment pendant la phase d'informatisation. Ce choix, lié à un désir d'accroître le nombre des lecteurs en modifiant l'am- plitude des horaires d'ouverture au pu- blic, impliquait la recherche d'une éco- nomie de temps sur les activités de cata- logage, de prêt (sorties-retours, lettres de relance, statistiques).

    Le logiciel OPSYS qui avait été retenu officiellement dès mai 1991 devait être installé début juillet 1991. Il fut deman- dé aux responsables de cette société de permettre, dès la mise en route du sys- tème, le prêt de documents, même non catalogués dans la base. Concrètement, cela signifiait que les activités de prêt devaient avoir lieu simultanément à la saisie du fonds.

    Prêt informatisé d'un document : requête pour une récupération de notice sur ELECTRE

    Lorsqu'un lecteur se présentait au bu- reau de prêt avec un document non ca- talogué, nous l'équipions d'une éti- quette code-barres ; à la lecture de ce numéro d'exemplaire, le logiciel (OPSYS) demandait le numéro ISBN. Chaque ISBN ainsi reconnu générait un fichier de requêtes. Il a fallu à partir des conditions techniques ainsi définies choisir sur quel type de support nous récupérerions les informations. Trois sources pouvaient faire l'affaire, pré- chargement du catalogue d'une biblio- thèque semblable à celle de Taverny en terme de fonds, récupération sur le CD- ROM OPALE de la BN, récupération sur le CD-ROM ELECTRE du Cercle de la li- brairie. Le choix d'ELECTRE CD-ROM s'est fait à partir de considérations sur les conditions d'accès, le contenu des notices, et le service rendu aux usa- gers : à l'époque, ELECTRE CD-ROM pré- sentait des caractéristiques qui nous semblaient le mieux convenir à nos ob- jectifs de lecture publique :

    • le catalogage simplifié ;
    • l'accès aux notices par lecture du code-barres du livre (ISBN + préfixe 978) ; l'indexation-matière selon la liste Danset/Blanc-Montmayeur qui nous semblait beaucoup plus accessible aux usagers de lecture publique que RAMEAU (choisi par BN OPALE) ;
    • la présence du résumé, qui permettait aux usagers d'avoir un aperçu du conte- nu du livre, même si nous étions criti- ques quant au contenu de certains ré- sumés. Nous savions que ce petit plus serait apprécié par les lecteurs et utile à la recherche documentaire.

    L'objectif de reprise du fonds existant devait se dérouler sur une période de un an. C'est approximativement la pé- riode qui a été nécessaire. Entre juillet 1991 et février 1993 l'équipe en place (de trois à cinq collègues) a catalogué 40 000 documents papiers. Sur la partie de catalogage rétrospectif le pourcen- tage de récupération de notices à partir d'ELECTRE s'est élevé à 64 % du fonds. Les notices obtenues à partir d'ELECTRE ont été faites sur la base de trois dé- marches : requêtes à partir du code- barres ; requêtes à partir d'un critère au- teur titre ; requêtes à partir de critères plus larges (auteur, éditeur, collection, etc.). Il faut noter que pour cette der- nière procédure, nous avons été gênés (mais nous avons su contourner ce pro- blème) par la limite de 200 notices maximum, autorisée pour générer un fi- chier de requêtes.

    Une journée de prêt permettait ainsi l'intégration dans notre base d'une cen- taine de notices format ISBD dans un premier temps - récupérées sur ELEC- TRE CD-ROM, en plus du catalogage sys- tématique effectué sur place. Cette tech- nique qui concernait près de 300 no- tices par jour au début, puis de moins en moins, a permis très rapidement d'avoir en mémoire (trois mois) le fonds actif et de générer des statistiques fia- bles ; une fois les notices entrées dans la base, le seul travail qui restait à faire était l'individualisation de l'exemplaire : cote, section adulte ou jeune, ancien numéro d'inventaire.

    En même temps nous avons utilisé ELECTRE CD-ROM pour l'accroissement prévu du fonds. Dix à douze mille do- cuments sont entrés dans le fonds entre juillet 1991 et février 1993. Pour ces do- cuments nous avons utilisé à plein les possibilités de recherches proposées par ELECTRE, même si là encore nous avons été gênés par la limitation à 200 notices.

    Recherches simples à partir d'un critère (auteur, titre etc.), recherche à partir de plusieurs critères (booléenne), création et impression du bon de commande, créa- tion du fichier de requête qui était dès la commande injecté dans la base OPSYS où il attendait, pour s'activer, l'arrivée des documents commandés, etc.

    Toutes ces opérations, catalogages re- trospectifs, notices préstockées, bons de commandes, bibliographies, ont utilisé les différents formats de restitution de l'information proposés par ELECTRE : format ISBD tant que nous utilisons la version 7 du logiciel OPSYS ; format UNI- MARC à partir de la version 8 d'OPSYS ; format TTX ou ASCII pour les biblio- graphes ou les préparations de commandes ; format compatible DBASE pour les bons de commande et le chif- frage de celles-ci.

    Aujourd'hui, ELECTRE CD-ROM est ins- tallé en salle de documentation où il est mis à la disposition du public pour la recherche bibliographique et pour les suggestions de commande. Souvent, par manque d'information de notre part, l'usager arrive à confondre le fonds de la médiathèque avec le fonds proposé par ELECTRE. Nous l'utilisons nous aussi pour nos commandes et nos recherches bibliographiques : chaque membre de l'équipe inscrit ses sugges- tions dans un « panier » informatique. La commande est imprimée après discus- sion et remise au libraire.

    Nous récupérons les notices pour toutes les nouvelles acquisitions. L'abonnement trimestriel n'est pas tout à fait satisfaisant compte tenu du rythme de nos acquisitions (nous allons en librairie une fois par semaine). Le passage à un abonnement mensuel est à l'étude. Quant à la recherche rétros- pective, elle est facilitée par les divers moyens d'accès (auteur, titre, sujet, édi- teur, collection, date...). La dernière ver- sion d'ELECTRE CD-ROM propose une rubrique « prochaines parutions » : à dé- couvrir...

    Enfin il nous faut noter que notre équipe aurait beaucoup apprécié, du- rant toute la période de préparation de l'ouverture de la médiathèque, de pou- voir bénéficier d'un service équivalent à celui d'ELECTRE pour les supports au- diovisuels et l'apprécierait encore au- jourd'hui...