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    Catalogage courant

    A la bibliothèque de l'université de Bourgogne

    Par Pascal Schmitt , Bibliothèque de l'université de Bourgogne

    Le traitement de la documentation à à la bibliothèque de l'université de Bourgogne a considérablement évolué ces dernières années : d'une part, la mise en application des re- commandations de la DBMIST de 1988 transformait les méthodes d'inscription et de cotation des ouvrages ; d'autre part, la mise en service à partir de 1991 du système informatique de gestion DYNIX a modifié de façon importante les opérations de traitement du livre ; enfin la participation à partir de 1993 au réseau de catalogage BN-OPALE a conduit à abandonner tout catalogage manuel des documents. C'est ainsi que chaque année, plus de 10 000 volumes sont pris en compte par notre système informatique et saisis sur la base BN- OPALE, avec pour souci de proposer à nos lecteurs un accès toujours plus aisé et plus rapide au livre.

    Les premières données biblio- graphiques sont créées lors de la commande de l'ouvrage par le module d'acquisition du système DYNIX. Reco- piées à partir de bibliographies cou- rantes (en particulier Livres Hebdo), de listes d'achats proposées par les ensei- gnants ou de demandes particulières, les notices figurent immédiatement dans le catalogue informatisé, avec les exemplaires correspondant à la quantité commandée et affectés d'un statut en commande ». Ces notices n'en restent pas moins des notices d'acquisitions très simplifiées sur le plan catalographi- que ; seules les données utiles au li- braire sont saisies : auteur, titre, éditeur, date et ISBN, éventuellement édition et collection. De plus, elles sont issues de sources extérieures au document lui- même, avec les risques d'erreur et d'ap- proximation que cela comporte. A ce stade, notre seul souci est la rapidité et l'efficacité dans la commande et la ré- ception de l'ouvrage.

    A l'arrivée de l'ouvrage dans la biblio- thèque interviennent les opérations de réception, d'inscription et d'attribution de la cote. Dès lors, deux opérations de catalogage vont intervenir, l'une au sein du réseau BN-OPALE, l'autre sur no- tre système informatique local.

    L'objet de cet article n'est pas de traiter du catalogage en ligne avec BN-OPALE. On sait que cette opération peut être extrêmement rapide lorsque la notice existe déjà dans la base et qu'il suffit de renseigner la zone des données lo- cales avec la cote de l'ouvrage, et qu'elle peut être très longue lorsqu'il s'agit de créer une notice complexe avec plusieurs notices d'autorité liées.

    L'opération de catalogage sur le sys- tème informatique local intervient juste avant la mise à disposition du public. En réalité, il ne s'agit pas véritablement de catalogage : la notice d'acquisition n'est pas enrichie de données catalogra- phiques supplémentaires, mais les don- nées existantes sont simplement contrô- lées et le cas échéant corrigées au vu de l'ouvrage. En revanche, les données d'exemplaire, elles, sont définitivement arrêtées : cote des exemplaires, empla- cement de chacun d'eux, conditions de prêt.

    Dès lors l'ouvrage est mis en circulation et peut être communiqué ou prêté. Les lecteurs, on le rappelle, ont accès à la notice de l'ouvrage dès l'instant où il a été commandé et peuvent en connaître la situation : en commande, en cours de traitement ou en rayon avec la cote ; notice sommaire, certes, à laquelle cer- tains accès manquent (recherche par sujets en particulier), mais toutefois gé- néralement suffisante pour que l'ou- vrage soit identifié sûrement et localisé.

    Cette notice issue du module d'acquisi- tion, cette notice minimale, est destinée à être remplacée sous quelques semaines par une notice complète issue de la base BN-OPALE. Tous les mois, nous recevons sur disquette les notices en format UNIMARC des ouvrages qui ont été localisés. Elles sont immédiate- ment chargées sur notre système infor- matique.

    De façon automatique, les notices BN- OPALE se substituent aux notices som- maires existantes par dédoublonnage sur l'ISBN. En effet, afin de limiter le plus possible le travail de saisie et donc d'accélérer le traitement des ouvrages, il n'a pas été choisi de faire figurer dans la notice provisoire le numéro de la no- tice BN correspondant. Dans certains cas, naturellement, des notices ne comportent pas d'ISBN, ou l'ISBN ne concorde pas ; la fusion ne s'opère donc pas automatiquement, et une in- tervention individuelle est nécessaire.

    Soulignons à nouveau que cette opéra- tion de fusion ne concerne que les don- nées bibliographiques, et n'affecte en aucune façon le ou les exemplaires qui sont liés à ces notices. De fait, la saisie dans la base BN-OPALE de la cote de l'ouvrage n'a aucun intérêt du point de vue du catalogage courant puisque cette zone de données locales n'est pas utilisée pour créer des notices d'exem- plaires ; elle a un intérêt en revanche dans la perspective du catalogue col- lectif ainsi que dans celle - mais c'est une autre histoire - de la conversion rétrospective du catalogue.

    Ajoutons enfin que pour un très petit nombre de documents qui ne sont pas susceptibles de figurer dans BN-OPALE, une saisie individuelle en format UNI- MARC est opérée directement sur notre système informatique. C'est essentielle- ment le cas des thèses et des mémoires de maîtrise soutenus à l'université.

    La mise en place de ces nouvelles pro- cédures a très nettement réduit le délai de mise en service des documents. Pour une très grande majorité d'entre eux, le catalogage se réduit à très peu de choses. La présence des notices som- maires d'acquisition permet au lecteur de retrouver le document dans notre ca- talogue informatisé, sans qu'il faille at- tendre la livraison de la notice par le serveur bibliographique : la plupart des recherches, en effet, se font sur des ac- cès auteur ou titre. En revanche les don- nées bibliographiques définitives four- nies par BN-OPALE ne sont pas chargées dans un contrôle vide. La préexistence des notices d'acquisition impose alors un contrôle précis du bon fonctionne- ment de l'opération de dédoublon- nage : outre les cas de non-fusion déjà évoqués, il peut arriver par exemple qu'une notice d'acquisition corres- ponde à plusieurs notices BN-OPALE (ou l'inverse) dans le cas d'ouvrages en plusieurs volumes. C'est donc une tâche nouvelle qu'il faut assurer pour 10 ou 15 % des notices : fusion individuelle des notices ou modification dans la ré- partition des exemplaires, contrôle de la cohérence des fichiers d'autorité.

    L'informatisation et l'automatisation des opérations de catalogage, telles qu'elles se sont opérées à la bibliothèque de l'université de Bourgogne ont parfois été suscitées par des impératifs exté- rieurs à l'établissement : le travail avec un réservoir bibliographique est par exemple imposé par l'évolution sur le plan national - voire international - du réseau des bibliothèques d'université. Notre souci cependant a été de ne ja- mais perdre de vue la raison d'être du catalogage : fournir à nos utilisateurs un accès précis et facile à nos documents. A chacune des étapes du traitement ca- talographique, nous nous sommes posé la question de l'utilité de telle opéra- tion, de l'opportunité de la saisie de telle information au regard de la rapi- dité de la mise à disposition de l'ou- vrage. Nos lecteurs sont là pour nous rappeler les vrais enjeux de notre tra- vail, et rester à leur écoute est, à notre sens, la meilleure garantie de choix ju- dicieux.