Index des revues

  • Index des revues

Le chargement rétrospectif des notices bibliographiques

1994
    ⇓  Autres articles dans la même rubrique  ⇓

    Le chargement rétrospectif des notices bibliographiques

    Exemple de la bibliothèque de l'ENS de Cachan (1989-1990)

    Par Françoise Boissière , ENS de Cachan

    L'École normale supérieure deCa- chan est une des quatre ENS fran- çaises. Elle recrute des élèves sur concours à la sortie de deux années de classe préparatoire. La scolarité est de quatre ans pendant lesquels les élèves doivent préparer l'agrégation (13 fi- lières différentes) et commencer à faire de la recherche. L'effectif total est de 1500 élèves-professeurs, auxquels s'ajoutent les enseignants et les cher- cheurs de 15 laboratoires, ce qui porte à 2 000 le nombre de lecteurs de la bibliothèque.

    La bibliothèque a un fond pluridiscipli- naire, de niveau universitaire. Elle pos- sède 50 000 volumes en libre accès clas- sés selon la CDU (ce qui représente 18 000 titres) et 650 titres de périodi- ques.

    Elle est équipée du logiciel ADVANCE de la société GEAC dont elle a été le site pilote. L'installation du matériel date de novembre 1989 ; celle du logi- ciel de janvier 1990. Le début du travail sur le système a commencé en mars 1990.

    Un certain nombre de priorités ou d'obligations, définies au préalable, ont guidé notre travail et déterminé nos choix en matière de chargement de la base locale : nécessité de mise à dispo- sition rapide de l'OPAC pour les lec- teurs, pas de fermeture de la biblio- thèque afin de ne pas priver les élèves d'un instrument de travail indispensa- ble, peu de personnel et pas de possi- bilité de recrutement.

    La saisie locale du fonds rétrospectif ou le traitement de requêtes étaient donc impossibles à assurer sans nuire au fonctionnement courant de la biblio- thèque. Cela nous a conduits à envisa- ger la récupération des notices à partir du CD-ROM de la Bibliothèque natio- nale et de ce choix a découlé notre dé- cision d'opter pour le format UNIMARC comme format de catalogage, éliminant ou réduisant ainsi les problèmes de compatibilité.

    Méthode de travail

    Le travail de récupération a commence en décembre 1989, c'est-à-dire avan même l'installation de notre logiciel Tout le personnel de la bibliothèque ; participé à cette opération, soit 8 per sonnes correspondant à 7 postes :

    • 1 conservateur ;
    • 1 ingénieur d'étude en documenta tion ;
    • 1 bibliothécaire-adjoint (2 personne: à 50 %) ;
    • 1 maître auxiliaire en documentation
    • 1 secrétaire ;
    • 2 magasiniers (habitués à renseigne les lecteurs, donc familiarisés avec 1; lecture des fiches ISBD).

    La formation à l'utilisation du matérie a duré, suivant les personnes, de un i trois jours.

    La vérification est faite à partir de; fiches topographiques, non accessible; aux lecteurs, pour ne pas gêner h consultation des fichiers auteurs e matières de la bibliothèque. Dans la fonction index du CD-ROM, et selon des clés : auteur, titre ou ISBN, les fiches sont vérifiées une à une et comparées avec les notices de la BN. Suivant le ré- sultat, elles sont ventilées, en trois ca- tégories :

    • CAT 1 : fiches trouvées avec mots clés;
    • CAT 2 : fiches trouvées sans mots clés ;
    • CAT 3 : fiches non trouvées sur le CD- ROM.

    Les fiches CAT 1 et 2, après ajout d'une donnée locale (la cote), sont basculées grâce à une touche de fonction dans des fichiers MS DOS prédéterminés correspondant à des classes CDU. Ils contiennent 200 à 500 notices et sont stockés sur le disque dur du micro-or- dinateur en format ISO 2709.

    En mars 1990, après livraison du logi- ciel VIADUCT nous avons pu transférer ces fichiers dans notre base locale. L'opération est automatique (transfert des données puis indexation dans la base) à raison de 30 secondes à 1 mi- nute par notice.

    Les fiches CAT 3, soit 55 % du fonds, seront traitées par la société Jouve.

    Un travail très important est ensuite fait pour les fiches sans mots clés (CAT 2 et 3): la recherche des mots matières existants et leur conversion en indexa- tion RAMEAU. Ce travail long et minu- tieux est indispensable pour harmoni- ser les mots clés avec ceux récupérés dans le CD-ROM BN et pour assurer à la base de données locale la cohérence indispensable à une bonne recherche documentaire. Ce travail a été fait à par- tir de la version papier de RAMEAU.

    Quelques chiffres

    • Récupération : 8 personnes ont tra- vaillé à raison de 2 heures par semaine et de 45 vérifications à l'heure soit 190 vérifications par semaine pendant 25 semaines. 18000 notices biblio- graphiques ont été vérifiées et 7 300 ré- cupérées, soit un taux de recouvrement de 41 %. 35 000 notices d'autorité correspondantes ont été chargées dans la base.
    • Temps moyen passé pour la vérifica- tion/transfert d'une fiche : 1 minute 15 secondes.
    • Coût : matériel (PC disque dur 20 mé- ga-octets + lecteur avec écran couleur) + abonnement CD-ROM = 32 500 F, ce qui a donné, pour nous, un coût par notice récupérée de 4,50 F, sachant que plus le taux de recouvrement est élevé, plus le prix de revient de la notice est faible.

    Il faut y intégrer les coûts de personnel, 25 semaines à raison de 16 heures par semaine correspondent à un mois et de- mi de travail pour une personne à temps complet.

    Conclusion

    Cette méthode nous a permis, malgré le peu de personnel dont nous dispo- sions, d'offrir à nos lecteurs une base de données correspondant aux anciens fichiers papier, à peu près un an après le début du travail sur le système local.

    Nous avons systématiquement vérifié nos nouvelles acquisitions sur CD-ROM depuis décembre 1989, avec un taux de recouvrement de 50 %, ce qui a libéré du temps pour la gestion rétrospective.

    Nous bénéficions d'un fichier d'autori- tés (avec mots clés et renvois) impor- tant, ce qui constitue pour les catalo- gueurs une aide en ligne extrêmement appréciable et une garantie de cohé- rence de la base.

    Enfin, la pratique de la récupération sur CD-ROM a été pour l'ensemble du per- sonnel, une excellente préparation à l'informatisation :

    • préparation matérielle : lecture d'un écran, utilisation d'un clavier, familiari- sation avec une structure arborescente ;
    • préparation intellectuelle : connais- sance du format UNIMARC et compré- hension des principes généraux de l'in- dexation RAMEAU.