L'École normale supérieure deCa- chan est une des quatre ENS fran- çaises. Elle recrute des élèves sur concours à la sortie de deux années de classe préparatoire. La scolarité est de quatre ans pendant lesquels les élèves doivent préparer l'agrégation (13 fi- lières différentes) et commencer à faire de la recherche. L'effectif total est de 1500 élèves-professeurs, auxquels s'ajoutent les enseignants et les cher- cheurs de 15 laboratoires, ce qui porte à 2 000 le nombre de lecteurs de la bibliothèque.
La bibliothèque a un fond pluridiscipli- naire, de niveau universitaire. Elle pos- sède 50 000 volumes en libre accès clas- sés selon la CDU (ce qui représente 18 000 titres) et 650 titres de périodi- ques.
Elle est équipée du logiciel ADVANCE de la société GEAC dont elle a été le site pilote. L'installation du matériel date de novembre 1989 ; celle du logi- ciel de janvier 1990. Le début du travail sur le système a commencé en mars 1990.
Un certain nombre de priorités ou d'obligations, définies au préalable, ont guidé notre travail et déterminé nos choix en matière de chargement de la base locale : nécessité de mise à dispo- sition rapide de l'OPAC pour les lec- teurs, pas de fermeture de la biblio- thèque afin de ne pas priver les élèves d'un instrument de travail indispensa- ble, peu de personnel et pas de possi- bilité de recrutement.
La saisie locale du fonds rétrospectif ou le traitement de requêtes étaient donc impossibles à assurer sans nuire au fonctionnement courant de la biblio- thèque. Cela nous a conduits à envisa- ger la récupération des notices à partir du CD-ROM de la Bibliothèque natio- nale et de ce choix a découlé notre dé- cision d'opter pour le format UNIMARC comme format de catalogage, éliminant ou réduisant ainsi les problèmes de compatibilité.
Le travail de récupération a commence en décembre 1989, c'est-à-dire avan même l'installation de notre logiciel Tout le personnel de la bibliothèque ; participé à cette opération, soit 8 per sonnes correspondant à 7 postes :
La formation à l'utilisation du matérie a duré, suivant les personnes, de un i trois jours.
La vérification est faite à partir de; fiches topographiques, non accessible; aux lecteurs, pour ne pas gêner h consultation des fichiers auteurs e matières de la bibliothèque. Dans la fonction index du CD-ROM, et selon des clés : auteur, titre ou ISBN, les fiches sont vérifiées une à une et comparées avec les notices de la BN. Suivant le ré- sultat, elles sont ventilées, en trois ca- tégories :
Les fiches CAT 1 et 2, après ajout d'une donnée locale (la cote), sont basculées grâce à une touche de fonction dans des fichiers MS DOS prédéterminés correspondant à des classes CDU. Ils contiennent 200 à 500 notices et sont stockés sur le disque dur du micro-or- dinateur en format ISO 2709.
En mars 1990, après livraison du logi- ciel VIADUCT nous avons pu transférer ces fichiers dans notre base locale. L'opération est automatique (transfert des données puis indexation dans la base) à raison de 30 secondes à 1 mi- nute par notice.
Les fiches CAT 3, soit 55 % du fonds, seront traitées par la société Jouve.
Un travail très important est ensuite fait pour les fiches sans mots clés (CAT 2 et 3): la recherche des mots matières existants et leur conversion en indexa- tion RAMEAU. Ce travail long et minu- tieux est indispensable pour harmoni- ser les mots clés avec ceux récupérés dans le CD-ROM BN et pour assurer à la base de données locale la cohérence indispensable à une bonne recherche documentaire. Ce travail a été fait à par- tir de la version papier de RAMEAU.
Il faut y intégrer les coûts de personnel, 25 semaines à raison de 16 heures par semaine correspondent à un mois et de- mi de travail pour une personne à temps complet.
Cette méthode nous a permis, malgré le peu de personnel dont nous dispo- sions, d'offrir à nos lecteurs une base de données correspondant aux anciens fichiers papier, à peu près un an après le début du travail sur le système local.
Nous avons systématiquement vérifié nos nouvelles acquisitions sur CD-ROM depuis décembre 1989, avec un taux de recouvrement de 50 %, ce qui a libéré du temps pour la gestion rétrospective.
Nous bénéficions d'un fichier d'autori- tés (avec mots clés et renvois) impor- tant, ce qui constitue pour les catalo- gueurs une aide en ligne extrêmement appréciable et une garantie de cohé- rence de la base.
Enfin, la pratique de la récupération sur CD-ROM a été pour l'ensemble du per- sonnel, une excellente préparation à l'informatisation :