Le programme de constitution des collections en libre accès pour la Bibliothèque nationale de France comporte l'acquisition et le traitement de 380 000 monographies. Pour faire face à un tel volume dans de courts dé- lais, l'Établissement public de la Biblio- thèque nationale de France (ÉPBF) a mis en œuvre, dans le cadre du service de catalogage d'Ivry, une procédure de récupération des notices biblio- graphiques d'OCLC pour les ouvrages étrangers. Les négociations, amorcées en 1990, ont abouti à une convention signée en mars 1992 entre l'ÉPBF et OCLC, permettant à l'ÉPBF de récupérer les notices d'OCLC, sans se localiser ni alimenter la base.
Le service de catalogage a travaillé, en collaboration avec le bureau de la nor- malisation du Centre de coordination bibliographique et technique, à la conversion du format USMARC en IN- TERMARC. La société GEAC en a réalisé le programme, ainsi que l'application permettant la connexion en ligne et la récupération des notices sur le système GLIS 9000 GEAC du site d'Ivry.
Cette récupération s'effectue de deux manières :
L'installation comporte huit postes en ligne, dont deux sont associés à un lec- teur multi-disques de CD-ROM. Deux postes supplémentaires sont dédiés à la consultation, sans récupération, des autorités de la Bibliothèque du Congrès, personnes physiques, LCNA, et sujets, LCSH (deux abonnements).
Les catalogueurs cherchent d'abord leurs ouvrages sur CD-ROM. Cependant, la récupération sur CD-ROM diffère de l'application standard prévue par le lo- giciel CATCD450. Ainsi, les notices ne transitent pas par un fichier de sauve- garde local, qui nécessite ensuite la va- lidation puis l'exportation des notices une à une. La notice affichée à l'écran est tout de suite dérivée sur le système GEAC.
Quand l'ouvrage n'est pas sur CD-ROM, l'interrogation par batch de nuit sur une clé ISBN n'est pas utilisée. La notice est alors directement recherchée dans la base en ligne, pour gagner du temps.
Ces applications fonctionnent depuis novembre 1993, en test, et depuis fé- vrier 1994 en grandeur réelle, pour une quarantaine de catalogueurs en sciences, en économie et en droit. Le nombre de notices de monographies ré- cupérées ne cesse d'augmenter et at- teint actuellement 12 % du volume heb- domadaire de notices de monogra- phies.
La connexion en ligne est très rapide : elle passe par un code et un numéro d'autorisation pour chaque poste. La re- cherche par clé construite est très satis- faisante, la clé ISBN étant la plus effi- cace
Dans les deux types de récupération, en ligne et CD-ROM, il est possible de récupérer une notice en création ou la mise à jour d'une notice d'acquisition déjà existante dans le catalogue.
Les catalogueurs ajoutent une zone lo- cale 590 comportant leur nom d'utilisa- teur et, le cas échéant, la clé choisie (numéro de notice ou de code à barres) qui permettra au système d'accrocher la notice OCLC à une notice existante. La procédure d'exportation est très rapide dans les deux installations : « xpo en ligne et la touche print » sur CD-ROM.
Le circuit de la notice récupérée comporte trois étapes : l'exportation via MEGAPAC, la conversion d'USMARC en INTERMARC, et l'arrivée sur le catalogue, tout cela en quelques secondes.
Une fois les notices arrivées, les cata- logueurs les reprennent pour les rendre totalement conformes aux règles INTER- MARC :
Certains aspects du format USMARC (rè- gles AACR2) ont été difficiles à traduire :
A tous égards, cette utilisation d'OCLC constitue une réalisation originale pro- pre à la Bibliothèque nationale de France, du fait :
L'observation, dans les mois à venir, doit porter sur les gains de temps réa- lisés et sur le rapport entre les coûts de la récupération et l'économie de temps qu'elle permet.