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La rétroconversion des fichiers des fonds anciens et régionaux

1994
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    La rétroconversion des fichiers des fonds anciens et régionaux

    A la bibliothèque municipale de Besançon dans le cadre du catalogue collectif de France

    Par Hélène Richard
    Par Danielle Collombet , Bibliothèque municipale de Besançon

    Dans lecadre du projet deCata- logue collectif de France, l'Éta- blissement public de la Biblio- thèque de France avait élaboré un programme de conversion rétrospective avec un certain nombre de biblio- thèques municipales. Parmi les sept villes sélectionnées par la DLL et l'ÉPBF, et qui comprenaient également Bor- deaux, Dijon, Grenoble, Lyon, Nancy et Nantes, Besançon fut celle où ce travail débuta.

    Intervenu dès 1990, le choix de Besan- çon a été fait en fonction d'un certain nombre de critères :

    • volume important des collections in- téressantes pour le projet, c'est-à-dire, pour Besançon : plus de 70 000 livres anciens (antérieurs à 1811) parmi les- quels 1 000 incunables, 20 000 mono- graphies régionales (livres imprimés concernant la Franche-Comté, à l'exclu- sion des dépouillements de périodi- ques), 3 400 ouvrages provenant de l'ar- chevêché et issus des confiscations liées aux lois de séparation de l'Église et de l'État. A ce titre, on peut rappeler que Besançon est considéré comme le cin- quième fonds provincial en France par sa quantité et sa qualité ;
    • fiabilité des catalogues existants qui, pour les livres anciens et le fonds de l'archevêché, avaient fait l'objet d'une refonte complète ces dernières décen- nies ;
    • existence d'un outil informatique en UNIMARC ;
    • présence, enfin et surtout, au sein de la bibliothèque, d'un personnel qualifié susceptible d'encadrer cette opération.

    Les fonds retenus pour la rétroconver- sion sont le fonds ancien, incunables compris, le fonds régional et le fonds de l'archevêché.

    Déroulement de l'opération

    1990 a été l'année des premiers contrats entre la direction du Livre et de la Lecture, l'Établissement public de la Bibliothèque de France et la ville de Besançon.

    En mai 1991 a été organisée une réu- nion dans les locaux provisoires de la Bibliothèque de France pour présenter l'opération dans sa totalité, ainsi que la société TOSCA, chargée de procéder à l'étude de faisabilité du projet et à la rédaction du marché avec la société de saisie.

    Des représentants de la société TOSCA sont donc venus en juin 1991 dans les diverses bibliothèques pour estimer le nombre de notices réellement récupé- rables ainsi que les modalités de saisie. A cette occasion, des sondages dans les catalogues ont été effectués, les fichiers étant pour ce faire... mesurés en tous sens.

    La société TOSCA est revenue à Besan- çon en février 1992 pour comparer les réalités locales avec les clauses tech- niques générales. Le choix du presta- taire de service s'est fait à l'automne 1992. La société Jouve a été retenue à la suite d'un appel d'offre lancé en avril 1992 et de tests qui ont également per- mis de préparer la rédaction des consignes de saisie.

    Celles-ci furent rédigées conjointement par l'ÉPBF, la société Jouve et chacune des bibliothèques concernées. Certes, après coup, on peut regretter que quel- ques imprécisions ou inadéquations des spécifications à nos fichiers aient eu des conséquences sur la qualité de notre ca- talogue final. Ces spécifications avaient été élaborées, il est vrai, avant que nous n'ayons choisi notre propre logiciel.

    D'avril à novembre 1992, nous avons, à la bibliothèque, commencé à préparer les fichiers qui devaient être rétro- convertis. Le travail a été organisé, et en grande partie réalisé, par le chef de projet.

    Diverses personnes, provenant de plu- sieurs secteurs, y ont participé. Ce tra- vail, qui nécessitait, pour les cas les plus difficiles, le recours aux exem- plaires eux-mêmes, consistait à :

    • repérer, dans les fichiers plus vastes, les notices qui étaient concernées (80 000 notices à trier sur un total d'en- viron 250 000) ;
    • dater, au besoin sommairement, toutes les fiches faisant l'objet de cette rétroconversion ;
    • coder les fiches afin de rendre les no- tices cohérentes entre elles et avec les consignes de saisie.

    Cette dernière tâche s'est avérée, en fait, extrêmement lourde et complexe, puisque les fiches de livres anciens sont le résultat de pratiques ayant varié au cours des décennies et cela malgré plu- sieurs efforts d'harmonisation.

    La signature de la convention entre la ville et l'ÉPBF, le 26 février 1993, a per- mis une large campagne d'information auprès du public et des professionnels. Le travail de la société Jouve a alors commencé. Dans les murs de la biblio- thèque, les fiches retenues pour le Ca- talogue collectif de France ont été compostées (code de la bibliothèque, du fonds, numéro de tiroir et de fiche) et photocopiées avec un léger agran- dissement pour en augmenter la lisibi- lité. Les photocopies ont été ensuite en- voyées à la société de saisie. Ce travail de compostage et de photocopie a oc- cupé quatre personnes pendant un mois.

    Auparavant, le personnel de la biblio- thèque devait extraire des fichiers les notices déjà repérées. Une dizaine de personnes a effectué ce travail. Après photocopie, les fiches ont été réinter- calées pour préserver la cohérence des catalogues, car les renvois sont communs aux notices saisies et aux au- tres. Ces dernières ne pouvaient faire l'objet d'une rétroconversion immé- diate, la bibliothèque ne pouvant en as- sumer la charge si rapidement.

    Puis débuta une autre période (mars 1993-mars 1994). Les ateliers de Jouve saisissaient les notices et renvoyaient à la bibliothèque deux types d'édition :

    • retours d'anomalies, c'est-à-dire de notices incohérentes, illisibles (surtout en cas de notices manuscrites) ou in- complètes pour des zones obligatoires ;
    • contrôle de qualité : il s'agit de l'édi- tion d'un pourcentage des notices sai- sies (environ 4 %) pour contrôler la cor- rection de certaines zones.

    Les diverses corrections ou contrôles se sont faits, comme pour les autres phases, essentiellement au vu des cata- logues. Le recours aux exemplaires a été limité au maximum et n'a eu lieu que pour des problèmes impossibles à régler avec les seules notices. Ils se sont toutefois avérés assez nombreux.

    Les renvois des derniers listings corrigés ont eu lieu en mars 1994 et nous atten- dons prochainement les bandes défini- tives. Une bande test de 1 000 notices nous a permis de voir à quoi ressem- blera, finalement, notre catalogue. Les bandes définitives auront toutefois fait l'objet d'un certain nombre de traite- ments informatiques systématiques.

    Des résultats notables

    Au terme de ce travail, on ne saurait passer sous silence les difficultés que l'on a rencontrées, qu'il s'agisse de la difficulté à maîtriser un calendrier qui nous a amené un travail « en accor- déon avec des moments de forte sur- charge, y compris pour des tâches dif- ficiles à répartir, compte tenu des compétences qu'elles requièrent. Qu'il s'agisse aussi de la difficulté de conci- lier nos exigences locales avec celles d'une grande entreprise, compte tenu de notre inexpérience au démarrage. Qu'il s'agisse, enfin, de la grosse per- turbation que cela a entraîné dans le fonctionnement de la bibliothèque, puisque nous en avons fait notre prio- rité pendant deux ans, et que nous au- rions encore des corrections à faire nous-mêmes en grand nombre. Nous devrons aussi, à l'avenir, articuler la vie de ce fichier avec le Catalogue collectif de France.

    Mais on ne peut plus en dissimuler l'in- térêt, tant pour les chercheurs qui pour- ront avoir, de partout, accès à la des- cription précise de collections bien connues, que pour le public franc- comtois qui aura accès aux ressources des autres partenaires du CCF. Nous es- pérons que les demandes d'informa- tions sur nos fonds diminueront, mais nous pensons qu'elles seront rempla- cées par des demandes de consultation ou de reproduction.

    Enfin, pour notre situation locale, il s'agit d'un gros apport. La bibliothèque de Besançon devait renouveler son sys- tème informatique et y intégrer, entre autres, le secteur d'étude et de conser- vation. Le calendrier et les exigences du CCF ont amené à accélérer la décision de renouvellement global qui a permis de choisir la solution d'une informati- sation commune aux bibliothèques de la ville et aux bibliothèques de l'uni- versité.

    Si la mise sur support informatique du catalogue du fonds régional était pour nous une priorité, il n'en était pas de même des fonds anciens et précieux. Ils le sont et c'est très bien car ils pour- ront ainsi bénéficier de l'exploitation scientifique que seule permet l'informa- tisation de leur catalogue.